Verksamhetsberättelse 2015

Inledning

Föreningen Kvastskaft har under året haft löpande verksamhet genom att hålla regelbundna styrelsemöten, söka bidrag, rapportera in medlemmar och uppmuntra Harry Potter-rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.

Styrelsearbete

2015 bestod Kvastskafts styrelse av Vilma Dahlström, Caroline Warnqvist, Leffe Deldén, Johanna Warnqvist, Rebecca Haglund och Sofia Meaden. På årsmötet valdes Rebecca Haglund, Maia Bergman, Leffe Deldén, Sofia Meaden, Emma Abrahamsson, Matilda Ralmé, Karin Johansson och Johanna Warnqvist till ny styrelse.

Styrelsen har haft sex styrelsemöten under året.

Styrelsen har antagit ett internt arbetsdokument som ska kunna uppdateras för varje styrelse, men som är en ram för hur styrelsen ska arbeta. Det har även gjorts en ordlista för att underlätta för nya styrelsemedlemmar som inte kan alla facktermer kring möten. Den kan även användas som ordlista för årsmöten.

Styrelsen har även beslutat att ha talarlista under möten för att underlätta för alla att komma till tals.

Under året skapade SH-medlemmen Elyon flyers med reklam för både SH och Kvastskaft. Dessa delades sedan ut under Karlstads Spelkonvent. Detta var en mässa som hölls i Karlstad i juli 2015. 123 personer kom till mässan. SHarna som var där delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut.

Styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog.

Styrelsen har påbörjat en likabehandlingsplan.

Styrelsen har även skrivit en föreningsguide och en styrelseguide för att underlätta för nya medlemmar i styrelsen och föreningen.

Styrelsens åtaganden genom Verksamhetsplanen för 2015:

  • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö
    • Föreningen har uppmuntrat till Harry Potter rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.
  • Aktivt göra reklam för föreningen genom att vara med på möjliga event och andra utåtriktade aktiviteter
    • Föreningen har varit med på en mässa där det delades ut flyers om föreningen med uppmuntran om att att bli medlem i Kvastskaft.
  • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar
    • Föreningen har en guide till hur man ska arrangera mini-träffar runt om i landet http://www.kvastskaft.org/for-arrangorer/
    • Styrelsen har annonserat om detta på sin Facebook-sida för att göra andra medvetna om att alternativet finns.
  • Gå igenom stadgarna och föreslå förändringar tills det extrainsatta årsmötet som styrelsen ska kalla
    • Pga schema-krockar för styrelsen så kallades inte det extrainsatta årsmötet under året. Däremot har styrelsen tagit fram ett förslag på uppdaterade stadgar som ska läggas fram på Kvastskafts Årsmöte 2016.
  • Skriva en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Styrelsen har valt att föreslå att skrivandet av likabehandlingsplanen åläggs nästa styrelse genom att föreslå det i förslag till verksamhetsplan då styrelsen tyvärr, pga tidsbrist, inte har kunnat procudera en sådan under året.
  • Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information
  • Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte
  • Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”
    • Styrelsen har gått igenom hemsidan och uppdaterat den med information under året. Om mer information borde liggas på hemsidan har styrelsen uppmuntrat föreningens medlemmar att säga till vad som saknas så det kan läggas till.
  • Ha kul!
    • Styrelsen anser att de haft roligt under sina möten och i sitt arbete och anser därför att denna punkt i verksamhetsplanen ska anses vara utförd. Styrelsen kan givetvis inte veta om alla medlemmar i föreningen har haft roligt under året, men det är styrelsens förhoppning.

SHiRL 2016

Då det är ett jämnt år 2016 så har styrelsen för 2015 även planerat förarbete inför att kunna arrangera SHiRL2016.

Ett styrelsemöte dedikerat åt SHiRL hölls under hösten, där styrelsen bland annat beslutade att tillsätta en arrangörsgrupp och ge den uppdraget att fortsätta den grund styrelsen lagt inför SHiRL 2016’s planering. Gruppen tillsattes under början av 2016.

Övrigt

Styrelsen har beslutat att skicka arrangörsgåvor till de som arrangerade SHiRL2014, som inhandlades under 2015 och kommer skickas ut 2016.
Styrelsen har undersökt att byta bank från Swedbank till Nordea då Sverok erbjuder gratis konton genom Nordea. Detta förväntas jobbas vidare på under 2016.