Etikettarkiv: 2015

Styrelsemöte 2016-02-23

Närvarande: Rebecca, Matilda, Leffe, Sofia, Karin & Emma
Johanna joinade under punkt 10 Verksamhetsplan

  1. Mötet öppnas 18.15
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen beslutar
    att slå ihop punkt 9+10+11+12 till en punkt.
    att godkänna dagordningen efter den ändringen.

  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen valde Rebecca till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen valde Leffe till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Styrelsen valde Karin och Matilda till justerare.

  6. Adjungerande
    Ingen som behöver adjungeras finns på mötet.

  7. Verksamhetsberättelse
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsberättelse för 2015 som inkommit.

    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    – Lägga till att styrelsen haft sex styrelsemöten över året.
    – Ta bort kommentaren om att vi kan lägga till mer text.
    – Lägga till om flyers som Elyon skapade. Är 1a5 med reklam för både SH och Kvastskaft.
    – Lägga till om Karlstads Spelkonvent. http://karlstadspelkulturforening.blogspot.se/2015/04/karlstad-spelkonvent-2015.html Mässan: stod på en brädspelsbar, delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut. 123 personer på mässan.
    – Skriva att likabehdnlingsplansjobbet har påbörjats.
    – Fylla på om de handlingarna som skulle in på det här mötet (info om föreningen, styrelseguid och hemsida)

    Styrelsen beslutar:
    att anta Verksamhetsberättelsen med ändringarna som föreslagits
    att uppdra åt Leffe att göra ändringarna.

  8. Ekonomisk berättelse, Ekonomisk berättelse för 2014, Revisionsberättelse , Revisionsberättelse för 2014.
    Styrelsen konstaterar att det inte inkommit något underlag och väljer att bordlägga frågan tills vidare.
  9. Verksamhetsplan
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsplan för 2016 som inkommit.
    Styrelsen valde att gör en ändring i förslaget och att lägga till ytterligare punkter:
    – Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    – Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    – Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    – Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    – Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    – Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    – Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    – Ta fram en officiell logga till föreningen.
    – Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    – Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    – Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

    Styrelsen beslutar
    att godkänna verksamhetsplanen ovan med de föreslagna ändringarna.

    Mötet ajourneras i 3 minuter

  10. Föreningsguide
    Styrelsen diskuterade den föreningsguide som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Rätta några grammatiska fel och stavfel

    Styrelsen beslutar
    att gå igenom stavning och grammatik i dokumentet
    att lägga till kort beskrivning av föreningens roller i föreningsguiden
    att godkänna Föreningsguiden med följande ändringar
    att uppdra åt Rebecca att göra dessa ändringar

  11. Styrelseguide
    Styrelsen diskuterade de styrelseguider som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Ordföranderollen: Bra guide, några grammatiska ändringar, lägga till om vice ordförande
    Kassörsrollen: Bra guide, några grammatiska ändringar.
    Ledamotsrollen: Bra guide, kort och koncist, skriva den så att den är skriven mot den som blivit invald som ledamot, fylla ut den lite.

    Styrelsen beslutar
    att uppdra åt Rebecca att göra de få ändringarna som behövs i ordförandeguiden och vice ordförande
    att godkänna ordförandeguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Leffe att göra de få ändringarna som behövs i kassörsguiden.
    att godkänna kassörsguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Matilda att göra de förändringarna som mötet föreslår på ledamotstexten.
    att godkänna ledamotsguiden med de förändringarna som togs upp på mötet.

    Styrelsen konstaterar att sekreterarrollsguiden inte är skriven än. Rebecca ska höra med Maia om detta och eventuellt lägga upp den som PC-beslut.

  12. Uppdatering av hemsidan
    Styrelsen beslutar
    att styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog

  13. Övriga frågor
    13.1 Fantastikmöte och Sverok
    Matilda berättar om att hon fick kontakt med Emma Ström från Sverok och åkte på möte i Stockholm för att promota Harry Potter rollspelande. Matilda var den enda som kom på mötet av de som var inbjudna och berättade om Kvastskafts aktiviteter.

    Styrelsen beslutar
    att lägga till den texten i Verksamhetsberättelsen

  14. Nästa möte
    Styrelsen beslutar
    att inte ha ett till styrelsemöte innan årsmötet.

  15. Mötet avslutas 20.04

Styrelsemöte 2016-01-30

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande
    Dagordningen godkänns

  3. Val av mötesordförande
    Rebecca väljs till mötesordförande.

  4. Val av mötessekreterare
    Ailue väljs till mötessekreterare.

  5. Val av justerare
    Kotte och Kyashi väljs till justerare.

  6. Adjungerande
    Endast styrelsemedlemmar närvarande.
  7. SHiRL 2016
    7.1 Arrangörsgrupp
    – De ansökningar som kommit in kring att arrangera SHiRL 2016 finns i KVASTSKAFT-kontots inkorg (forum2).
    – Styrelsen beslutar att utse en grupp som får utse arrangörsgruppen för SHiRL2016. Kotte, Leffe och TraXy utses till att ingå i gruppen. De sätter sin egen deadline och försöker att bli klara så snabbt som möjligt.
    – Styrelsen beslutar att datumet för att ansöka till en plats i arrangörsgruppen för SHiRL2016 förlängs till och med den 7/2 2016.
    7.2 Survey/omröstning/liknande
    – Styrelsen beslutar att lämna över ansvaret för någon form av undersökning angående hur många som vill komma på SHiRL2016 till arrangörsgruppen.
    – Kvastskaft fyller 10 år, vilket SHiRL2016 ev kan uppmärksamma.
    7.3 Lokal
    – Alla uppmuntras att hålla ögonen öppna efter lokal till SHiRL2016.

  8. Likabehandlingsplan
    Styrelsen noterar att likabehandlingsplanen inte är skriven.

  9. Årsmöte
    9.1 Deadlines
    Följande dokument måste vara klara till årsmötet:
    – Utskick till medlemmar med information kring motioner samt kandidering till styrelsen (Ailue)
    – Dagordning som skickas ut i kallelsen (Rebecca)
    – Verksamhetsberättelse (Leffe, Rebecca)
    – Ekonomisk berättelse (Leffe)
    – Ekonomisk berättelse för 2014 (Leffe)
    – Revisionsberättelse (Beryll)
    – Revisionsberättelse för 2014 (Beryll)
    – Verksamhetsplan (Kotte, Kyashi)
    – Propositioner (stagdeändringarna)
    – Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information (Rebecca och Ailue)
    – Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte.(var och en skriver om sin post)
    – Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”. (TraXy och Leffe)
    DEADLINE: Nästa styrelsemöte (februari)
    – Budget: Styrelsen rekommenderar att styrelsen för 2016 får i uppdrag att förvalta budgeten för 2016.
    9.2 Kontakta valberedningen
    – Styrelsen beslutar att Kyashi kontaktar valberedningen.
    9.3 Datum
    Styrelsen beslutar att hålla årsmöte för 2016 den 20/3 17:00-20:00
    – Kallelse måste skickas ut senast 6/3.
    – Information om motion och kandidering senast 21/2
  1. Styrelsens interna kommunikation
    Styrelsen beslutar att man skall skaffa en en facebookgrupp. Rebecca får ansvaret.

  2. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.

  3. Nästa möte
    Styrelsen beslutar att ha styrelsemöte tisdagen den 16/2 18:00-20:00

  4. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-11-07

Möte angående SHiRL 2016.

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande
    Dagordningen godkänns, se bifogad dagordning.

  3. Val av mötesordförande
    Kotte9 väljs till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Ailue väljs till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Leffe och Rebecca väljs till justerare

  6. Adjungerande
    Närvarande: Foxears, Ailue, Kyashi, Leffe, Rebecca, Kotte9
    Ej närvarande: Emmis och TraXy
  1. Plats för SHiRL 2016
    Mötet beslutar att ett område
     för lokal skall beslutas och att en sedan skall vända sig till Svenska Hogwarts medlemmar för att få tips om lokaler. Foxears får ansvar för att skriva ihop detta och skicka till Leffe som sedan postar från Kvastskafts forumkonto.

  2. Organisationsgrupp
    Mötet beslutar att:
    * att styrelsen annonserar efter personer som vill hjälpa till att arrangera SHiRL2016 inom det kartområdet som vi redan har definierat.
    * att styrelsen annonserar efter en samordnare för sig.
    * att gruppen sedan internt utser personer som har hand om inbjudningarna, lokalen, resor, mat och underhållning.
    * att Kotte, Emmis och Leffe skriver ihop en sådan ansökan som är tydlig med vad det innebär att arrangera ett SHiRL2016.
  1. Ekonomi
    Frågan om ekonomi bordläggs till nästa möte (ev. nästa styrelsemöte)

  2. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
  3. Nästa möte
    Nästa möte blir ett ordinarie styrelsemöte.

  4. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-07-08

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande

Likabehandlingsplan läggs till som en egen punkt i dagordningen.

  1. Val av mötesfunktionärer

Sekreterare: Ailue
Mötesordförande: Rebbi
Justerare: Foxears och Kyashi

  1. Likabehandlingsplan

Ingenting har hänt kring likabehandlingsplanen ännu. Det hela bör vara klart i god tid innan det extrainsatta årsmötet. Punkten bordläggs.

  1. Styrelsens arbetsdokument

Leffe tar över gällande denna punkt då Rebbi har tekniska problem. Arbetsdokument samt ordlista har sammanställts av Traxy, Foxears och Leffe. Mötet går gemensamt igenom det förslag arbetsdokument som tagits fram.
En Kvastskaft-mail har upprättats (rollspelsforeningen@kvastskaft.org)
Styrelsen uppmuntras att reflektera över eventuella ändringar i dokumentet.
Foxears belyser att det är viktigt att använda sig av skype för att meddela att ett PC-beslut pågår.
Mötet beslutar att PC-beslut på 48h skall vara standard men att 24h är acceptabelt i nödfall.
Mötet beslutar även att mail och skype skall användas för att skicka ut PC-beslut.
Mötet beslutar att arbetsdokumentet, med ovanstående ändringar, kan tas i bruk.

  1. Stadgar

Leffe går igenom de föreslagna stadgarna och stadgeändringarna.
Mötet beslutar att stadgar och likabehandlingsplan skall klubbas separat.

  1. Nytt bankkonto

Leffe föreslår att man byter från Swedbank till Nordea då man via SVEROK kan få ett föreningskonto gratis. Mötet beslutar att byta från Swedbank till Nordea.

  1. Sverok-projekt

Rebbi läser upp en mail som RSFK fått från Sverok gällande att delta i en fantasy-relaterad referensgrupp.
Foxears erbjuder sig att delta och mötet går med på det. Mötet beslutar att skicka Foxears som representant.

  1. Karlstad Spelkonvent

Kyashi redogör för att hon skall vara funktionär för ett spelkonvent i Karlstad. Hon har fått tillstånd att dela ut reklam för SH under detta evenemang. SH-spelaren Elyon har erbjudit sig att göra flyers. Leffe upplyser om att Kvastskaft kan betala för eventuellt material. Mötet beslutar att Kyashi har fria tyglar kring detta.

  1. SHiRL, SHirl-möte

Leffe säger att lokal är bra att ha färdig till början av året så att folk kan boka tåg etc.
Foxears önskar en deadline för SHiRL-mötet i början av oktober.
Ett förslag om att styrelsen ordnar lokal läggs fram.
Ett förslag om ett brainstorm-möte läggs fram.
Leffe yrkar för att någon får i uppdrag att kalla till SHiRL-möte. Emmis får i uppdrag att kalla till SHiRL-möte.

  1. Övriga frågor

Styrelsen beslutar att låta Kotte sammanställa en kontaktlista i google docs.
Foxears får i uppgift att sammankalla till likabehandlingsmöte.

  1. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-04-19

  1. Mötet öppnas
  2. Val av mötesfuntionärer:

Mötesordförande: Rebbi
Mötessekreterare: Ailue
Justerare: Foxears, Leffe

  1. Adjungerande
  2. Godkännande av dagordning (Punkten 4. Beslut angående vice demokratiobservatör ändras till 4. Diskussion angående demokratiobservatör, punkt 9. SHiRL 2016 läggs till i dagordningen)
  3. Diskussion kring och fastställande av ordningsregler för mötet:

– Mötet beslutar att alltid ha en talarlista och sedan få ifrån den om mötet anser att en friare diskussion behöver föras.

  1. Styrelsens arbetsdokument:

Mötet beslutar att Leffe, Foxears och TraXy skall skriva ihop ett förslag på Styrelsens arbetsdokument till nästa möte som tar med sig alla de tankar och idéer som mötet har lyft.

  1. Diskussion angående demokratiobservatör:

– Frågan bordläggs

  1. Föreningens stadgar – förslag kring uppdatering av stadgar, samt likabehandlingsplan:

– Mötet beslutar att två grupper för skrivande av förslag på likabehandlingsplan resp. stadgeändringar skall upprättas.

–  Mötet beslutar att Ailue, Rebbi, Kyashi och Foxears får ansvar för att ta fram ett förslag på likabehandlingsplan.

– Mötet beslutar att Leffe, Kotte och TraXy får ansvar för att ta fram ett förslag på stadgeändringar.

  1. SHiRL 2016:

– Mötet beslutar att ett separat SHiRL-möte skall hållas

– Mötet beslutar att TraXy och Leffe får i uppdrag att hitta arrangörsgåva till föregående SHiRLs arrangörer.

– Mötet beslutar att bordlägga frågan om deltagar/medlems/arrangörsenkäter till kommande SHiRL-möte.

– Notering: Arrangörerna för SHiRL2014 valde att avstå från att rösta i denna fråga.

  1. Övriga frågor

– Mötet beslutar att inte uppmärksamma SHs 11-årsjubileum på något speciellt vis då man firade 10-årsjubileumet förra året.

– Doodle för beslut om nästa mötestillfälle har fungerat bra och kan fortsätta användas.

11. Mötet avslutas.

Årsmöte 2015-03-29

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas 18:18

2. Närvaro

  • Anna-Karin Jonasson (gick 19:42 under punkt 13)
  • Caroline Warnqvist
  • Emma Abrahamsson (gick med 21:06 under punkt 17)
  • Erica Jonasson
  • Johanna Warnqvist
  • Karin Johansson (frånvarande 20:27-20:39)
  • Maia Bergman
  • Malin Jansson
  • Malin Toftefors
  • Marit Deldén
  • Matilda Ralmé (gick med efter punkt 12, frånvarande 20:05-20:32)
  • Mathilda Schnorrenberger (gick med 20:20 under punkt 16, gick 21:40)
  • Othilda Ahlrot (gick med under punkt 7, gick 19:46)
  • Rebecca Haglund (frånvarande 21:46-21:58)
  • Sofia Meaden
  • Viktor Bengtsson
  • Wilma Strömberg (frånvarande 19:24-20:01)

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Malin Toftefors valdes.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

Mötet beslutade att justera röstlängden löpande när folk kommer in i eller går ur kanalen och att adjungera alla som dyker upp som inte har rösträtt. Icke-medlemmar har dock yttranderätt på mötet.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Föreningen Kvastskaft har haft löpande föreningsverksamhet över året genom att rapportera in medlemmar, ansöka om bidrag, skriva protokoll och sköta ekonomin.

Kvastskaft har under 2014 hållit en större träff på Halvorsgården i Trollhättan där ett 20-tal medlemmar och icke-medlemmar träffades för att rollspela, umgås, leka och ha kul tillsammans. Det var även tioårs jubileum för Rollspelet Svenska Hogwarts som även firades på plats med middag, sång och spex.

Föreningen har utöver det även stöttat och uppmuntrat Harry Potter-rollspelande genom sitt samarbete med Rollspelet Svenska Hogwarts.

10. Ekonomisk berättelse

Då banken inte har skickat ett kontoutdrag till kassören så som de skulle gjort så rekommenderade kassören och revisorn att tillkalla ett extrainsatt medlemsmöte där frågorna ekonomisk berättelse, revisionsberättelse och ansvarsfrihet behandlas. Mötet godkände detta.

11. Revisionsberättelse

Mötet godkände bordläggning i enlighet med punkt 10.

12. Ansvarsfrihet

Mötet godkände bordläggning i enlighet med punkt 10.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för styrelsen att göra under 2015:

  • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
  • Aktivt göra reklam för föreningen genom att vara med på möjliga event och andra utåtriktade aktiviteter.
  • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
  • Gå igenom stadgarna och föreslå förändringar tills det extrainsatta årsmötet som styrelsen ska kalla.
  • Skriva en likabehandlingsplan för föreningen.
  • Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information.
  • Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte.
  • Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”.
  • Ha kul!

14. Motioner

Det har inte inkommit några motioner.

15. Budget

Mötet beslutade att styrelsen får i uppdrag att förvalta budgeten för 2015.

16. Val av ordförande

Rebecca Haglund valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Kassör: Marit Deldén
Sekreterare: Maia Bergman
Ledamöter: Emma Abrahamsson, Johanna Warnqvist, Karin Johansson, Matilda Ralmé, Sofia Meaden

18. Val av valberedare

Mötet valde Caroline Warnqvist till valberedare. Ytterligare valberedare kommer att tillsättas på det extrainkallade årsmötet.

19. Val av revisor

Viktor Bengtsson valdes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande 22:03