Etikettarkiv: 2009

Styrelsemöte 2009-11-24

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Admanta, Leffe och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Dagordningen fastställdes till att ta upp de punkter från förra mötet (091109) som skulle göras något åt, och se vad som gjorts.

1) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år.
2) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte.
3) Genomgång av verksamhetsplanens punkter som krävde någon slags action.
C. Försöka värva fler medlemmar.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
4) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
5) Eget RFSK-forum
6) Nästa möte
7) Övriga frågor

Dagordningen godkändes.

1) Från förra mötet hade Safir tagit på sig att kolla upp vilka datum som gällde för medlemsbidrag.

Då SVEROK hade sin riksstämma 21-22 november har de inte svarat i telefon eller på mail veckan innan och veckan efter (dvs denna veckan) har kansliet stängt.

Safir hittade dock nedanstående information på hemsidan:

För 2009 kan ni få 3 000 kronor i verksamhetsbidrag och 80 kronor per medlem i åldern 7-25 för de första 1 000 medlemmarna, och sedan 60 kronor per medlem i åldern 7-25.
Rapporterar man sina uppgifter för 2009 före 31 januari 2010 kan ni få ytterligare 1 500 kronor i verksamhetsbidrag.
För att vi ska kunna betala ut detta behöver vi få in dels en årsmötesrapport innehållande förtroendevalda och datum för ert årsmöte under 2009, en verksamhetsrapport som innehåller vad ni har gjort, samt er medlemslista. Dessa uppgifter kommer ni att skicka in via det nya, webbaserade föreningsregistret när det lanseras.
Pengarna betalas ut till ett bankkonto som ägs av föreningen. Det är alltså inte okej att någon i styrelsen står som kontoinnehavare.
Ni behöver samla in vissa obligatoriska uppgifter om medlemmarna: personnummer, kön, namn, adress, telefonnummer, eventuell medlemsavgift och datum då medlemmen förnyade sitt medlemskap eller betalade medlemsavgiften för 2009.
Detta datum behöver vara tidigast 2008-07-01 och senast 2009-12-31.
http://www.sverok.se/forening/bidrag/gr … -2009/#top

Sammanfattningsvis: Vi får mer pengar om vi ansöker före sista januari 2010 och medlemmarna måste ha gått med i år.

2) Från förra mötet tog Leffe på sig att gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe har inte hunnit detta.

Leffe ska även skriva en guide till hur man skriver motioner.
Det har inte Leffe heller hunnit, men det är på G, hon har samlat massa motionsinfo. Det är mest ”skriva ihop” som inte funkat.

Övriga styrelsemedlemmar hade felaktigt fått uppfattningen att Leffe även tagit på sig att skriva en motion angående styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK. Vid en granskning av loggfilerna visade det sig att det var en missuppfattning, men Leffe har avsikt att skriva en sådan motion (från styrelsen) till årsmötet.

3 C) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admanta har börjat skissa på en text som kan användas på SH som hon tycker ska skickas ut via meddelande på SH. Gärna i god tid innan sagda datum som Safir nämnde innan (31/1).

Admanta skriver ihop ett meddelande som riktar sig till SH’s medlemmar och postar i forumet så att alla i styrelsen kan läsa och godkänna och sedan skicka ut. Deadline, 4:e december för ett postat förslag.

3 D) TraXy har lagt upp förslag på kontrakt på RSFKs egna forum om samarbetet mellan RSFK och SH. Styrelsen godkände kontraktet och TraXy ska skriva ut och skriva på det i egenskap av SH-grundare, SL och SH-admin och sedan posta till Leffe, som ska skriva på i egenskap av RSFK-representant.

4) TraXy har lagt upp förslag på en mall hur ett kontrakt mellan RSFK och eventuella framtida andra HP-relaterade rollspel ska se ut. Man kommer kanske att behöva modifiera mallen för varje gång den används, då olika rollspel har olika förutsättningar, men det finns i alla fall en grund. Styrelsen godkände kontraktsmallen.
Båda kontrakten kan beskådas här: http://www.kvastskaft.org/forum/viewforum.php?f=3

5) Traxy skulle kolla upp om inte RSFK kan ha ett eget forum och hon har fixxat ett också! http://www.kvastskaft.org/forum/ Vi kommer snart att flytta dit helt och hållet och stänga tråden på SHs sida på Forum 1.

6) Nästa möte
Bestämdes till 17/12 kl 19:00.

7) Övriga frågor
Inga övriga frågor.

Mötet avslutades.

Styrelsemöte 2009-11-09

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Leffe, Admanta och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Följande dagordning föreslogs

1) Budgeten – rapport
2) Genomgång av verksamhetsplanen.
3) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte
4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år
5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget
6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
7) Övriga frågor
– Nästa möte
-Eget RFSK-forum

Dagordningen godkändes.

1) Rapport från kassör Leffe
Vi har 6592:- på kontot efter att vi fått det lilla vi nu fick av Sverok det här året.
TraXy ska ha 754:- av dem för nuvarande fakturor och en som kommer i december.
Det betyder att gör vi inte av med något mer under året så kommer vi ha 5838:- inför nästa år.
Detta beror mycket på att IRL:et ställdes in och vi har inte gjort av med några pengar alls det här året utöver det vi ska betala till Traxy för årets och förra årets driftskostnader.
Driftskostnaden för 2010 beräknas till c:a 430kr.

2) Genomgång av verksamhetsplanen
Årsmötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

A. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
-Vi försökte, men det föll på det ekonomiska.
B. Söka bidrag ifrån SVEROK.
-Vi har sökt och fått c:a 3000 kr. Om RFSK hade fler medlemmar skulle vi få mer bidrag.
C. Försöka värva fler medlemmar.
-Vi ska annonsera mer regelbundet på SHs sidor.
-Vi skulle även kunna annonsera på TS, FeFo och Catahya. Admanta tar på sig att skriva ihop en plan om var när och hur, som alla i styrelsen sedan kan genomföra.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
3) Saker vi måste kolla upp inför årsmötet är stadgegenomgång, motioner och dess datum samt har vi en aktiv (och icke bannad) valberedning?

Leffe ska gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe ska skriva en motionstext om styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK.

Leffe ska gå igenom motionstexterna.

Leiya och Victor är valberedning och båda är aktiva och närvarande för tillfället.

4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år!
Safir kollar datum.

5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admantas förslag på punkt 2C får ligga till grund för detta. Vi avvaktar.

6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH.
Traxy börjar bearbeta nuvarande kontrakt med SH för att göra det till en mer generell mall. Alla ska titta på förslaget och ha kommenterat det senast 091123.

7) Övriga frågor
-Nästa möte
24/11 kl 19:00
-Ska RSFK ha ett eget forum, utanför SH?
Traxy kollar upp detaljerna kring detta.

Det beslutades att frågor om reklam och att fixa tröjor åt föreningen tas upp på styrelsemöte istället.

Årsmöte 2009-03-29

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas

2. Fastställande av röstlängd

  • Caroline Warnqvist
  • Freja Dufour
  • Johanna Warnqvist
  • Karin Elofsson
  • Marit Deldén
  • Robin Bergmark
  • Sofia Meaden
  • Victor Sjögren

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Johanna Warnqvist valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Styrelsen fastställde en budget för IRL-träffar på 4500 kr och bidrog med pengar till Rollspelet Svenska Hogwarts ”SHiRL 2008”-träff i Härnösand i augusti, som anordnades av en RSFK-medlem. Styrelsen har även betalat ut ersättning för hemsida och domännamn för Svenska Hogwarts och godkänt en ökning av webhotellsutrymme samt bandbredd p.g.a. ökad trafik till sidan.

10. Ekonomisk berättelse

Budget ifrån förra året:
+1000:-

Inkomster:
Verksamhetsbidrag Sverok = 3000:-
Medlemsbidrag Sverok = 4100:-
Övrigt bidrag = 800:-

Utgifter:
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för SHs räkning = 868:-
SHiRL 2008 = 3616,50:-
Föreningens saldo = 4415,50:-

Detta har gåtts igenom av revisor och godkänts och godkändes av årsmötet.

11. Revisionsberättelse

Undertecknade, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts räkenskaper utsetts att granska räkenskaper och förvaltning för år 2008 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarisfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2008.

Kenneth Deldén

Mötet godkänner revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2008.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

  1. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
  2. Söka bidrag ifrån SVEROK.
  3. Försöka värva fler medlemmar.
  4. Skriva kontrakt mellan RFSK och Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Motioner

Styrelsen framlade ett förslag om stadgeändringar: Om en av dem som sitter på en post inte kan utföra den och det inte finns tid att tillkalla ett medlemsmöte och rösta fram en ny innan det är dags för årsmöte så kan styrelsen själva tillsätta ny valberedning, sekreterare och kassör.

Årsmötet godkände att styrelsen kan utse ny valberedning om det är mindre än två månader kvar innan 30 mars, och även att tillsätta fler i valberedningen om det behövs.

Originalstadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Styrelsen kan om det är mindre än två månader kvar till 30 mars, tillsätta fler medlemmar i valberedningen om de ordinarie av någon anledning inte kan fortsätta utföra sina uppdrag. Valbar är medlem i föreningen.

Årsmötet godkände också att styrelsen kan utse en vice kassör och vice sekreterare inom sig själv om detta skulle behövas.

Originalstadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Styrelsen kan inom sig själv utse vice kassör och vice sekreterare vid behov.

15. Budget

Framtida utgifter 2009 (som vi vet om):
Styrelsen har beslutat att betala ersättning på 1000:- till husägarna för vattenpumpen som förstördes under SHiRL2008.
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för inkomna fakturor för en summa av 577:-
Föreningens saldo efter dessa väntade utgifter = 2838,50:-

Det kommer även att tillkomma ytterligare domänkostnader under sommaren, och sedan blir det inkomster i form utav bidrag från SVEROK.

Mötet godkände att ge styrelsen frihet att utöka budgeten vid behov, d.v.s. till saker som IRL-träff, frimärken, reklam och liknande som kan visa sig behövas senare under året men som inte är aktuella just för tillfället.

16. Val av ordförande
Sofia Meaden återvaldes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet återvalde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson

18. Val av valberedare

Frida Gundmark och Victor Sjögren valdes till valberedare.

19. Val av revisor

Kenneth Deldén återvaldes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande