Etikettarkiv: 2008

Styrelsemöte 2008-04-09

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2008-04-09

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades kl. 20:04.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Safir
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Traxy valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Safir valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Inga frågor om föregående protokoll, som var årsmötesprotokollet. Detta protokoll finns att läsa på hemsidan, meddelade Traxy.

8. SHiRL 2008
”Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.”
Källa: Styrelsemöte 2008-02-26

[Angfiel = Leffe, Safirs kommentar]

Leffe är redo att stå som arrangör för ett SHIRL i Härnösand. Leffe kan nästan säkert låna sina föräldrars sommarstuga i Härnösand, hon ska bara kolla med sina föräldrar vilken helg som passar bäst. Kostnaden kommer att vara för förbrukad elektricitet och beräknas uppgå till c:a 100kr.

9. Pengar till SHiRL 2008
Förra IRL med 20 pers gick det åt ca 3000 i matpengar. Som sagt får vi gratis hyra ska det inte behöva kosta mer än 4500:- för mat och liknande. Blir det över något går det tillbaka till föreningen.

10. Övriga frågor
Diskutera hur vi går vidare med det här kontraktet. RSFK har ett kontrakt med SH som innebär att RSFK står för SHs hemsidekostnader och att RFSK inte styr över själva rollspelet dvs de kan inte kontrollera det som händer i HK eller i spelet i övrigt.

Traxy ska skriva ihop kontraktet så kan Admantas kompis kanske kika genom det om hon vill när det är klart då. Admanta ska fråga. Det här med konjtraktet är ett gammalt beslut som vi behöver verkställa.

Leffe ska också skriva ihop guide till hur man söker bidrag.

11. Nästa möte
Exakt datum och tid för nästa möte bestäms i forumet.

12. Mötets avslutande
Mötet avslutades.

Årsmöte 2008-03-30

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas

2. Fastställande av röstlängd

  • Alexandra Dahlberg
  • Anna-Karin Jonasson
  • Frida Gundmark
  • Caroline Warnqvist
  • Johanna Warnqvist
  • Linn Thorstensson
  • Malin Toftefors
  • Marit Deldén
  • Regina Nemeth
  • Robin Bergmark
  • Sara Ericsson
  • Sofia Carlsson

Linn Thorstensson anslöt sig 17:34, under punkt 6. Alexandra Dahlberg anslöt sig 18:05, efter punkt 9. Regina Nemeth frånvarande 17:38 (efter punkt 6) till 18:07 (efter punkt 9). Malin Toftefors anslöt sig 18:43 under punkt 13.

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Carlsson valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Anna-Karin Jonasson och Frida Gundmark valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar

Sara Ericsson adjungeras, då hon närvarar utan att vara medlem.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Föreningen är nu äntligen SVEROK-ansluten. Styrelsen har även haft ett par styrelsemöten och diskuterat vad som ska gälla för att man ska kunna söka bidrag ifrån föreningen för att anordna IRL-träffar.

10. Ekonomisk berättelse

Föreningen har nu ett bankkonto, som det finns 1000 kr på. Inga nya pengar har tillkommit eller betalats ut under 2007. Detta är godkänt av föreningens revisor.

11. Revisionsberättelse

Undertecknade, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts räkenskaper utsetts att granska räkenskaper och förvaltning för år 2007 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarisfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2007.

Kenneth Deldén

Mötet godkänner revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2007.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2008:

  1. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL. Styrelsen får arbeta fram ett system för eventuellt resebidrag till IRL-träffar.
  2. Söka bidrag ifrån SVEROK.
  3. I mån av pengar, börja fixa med tröjor.
  4. Skriva kontrakt mellan RFSK och Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Motioner

Mötet bordlade punkten då det inte inkommit några motioner att ta upp på årsmötet.

15. Budget

Eftersom föreningen inte har några inkomster eller utgifter än så beslutade mötet att bordlägga punkten tills vidare.

16. Val av ordförande
Sofia Carlsson valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson

Då föreningen är så pass liten bestämdes det att inte utse någon extra ledamot i år.

18. Val av valberedare

Anna-Karin Jonasson vals till valberedare.

19. Val av revisor

Kenneth Deldén återvaldes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande

Styrelsemöte 2008-02-26

Plats: Skype
Datum: 2008-02-26

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Arienne.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Arienne
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Arienne valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Alla nu närvarande var med vid föregående möte.

8. Bidrag till IRL-träffar
Eftersom vi nu kan söka bidrag ifrån SVEROK så tyckte styrelsen det var dags att sätta punkt för den sedan länge påbörjade diskussionen och äntligen bestämma vad som ska gälla för att kunna sätta bidrag.
Definitionerna av IRL-träffar beslutades som följer:

  • En IRL-träff klassas som mini-IRL om den har ca 5-9 deltagare. Den behöver inte ha någon övernattning.
  • En IRL-träff klassas som stor-IRL om den har minst 10 deltagare och övernattning minst en natt ingår.

För att kunna söka RFSK-bidrag till en IRL-träff bestämde styrelsen följande:

  1. Träffen måste bestå av minst fem personer, varav minst en (den som är arrangör och/eller kassör) måste vara medlem i RFSK.
  2. Träffen måste ha ett tydligt rollspelssyfte och måste vara helt alkohol- och drogfri.
  3. Inbjudan till träffen måste gå ut officiellt i forumet.
  4. Träffens arrangör/kassör måste kunna visa upp en deltagarlista, budget samt kvitton till RFSK:s kassör för att kunna få ut bidrag.
  5. Fullt bidrag (kommer att specifieras senare när vi vet hur mycket vi har att röra oss med) ges för träffdeltagare som är RFSK-medlemmar. Halvt bidrag ges för träffdeltagare som är SH-medlemmar men som inte är med i RFSK. Man kan inte söka bidrag alls för träffdeltagare som inte är medlemmar i vare sig RFSK eller SH. Icke-medlemmar kan gå med i RFSK under träffen, och räknas då som RFSK-medlemmar i bidragsansökningen.
  6. Bidrag ges i efterhand, om inte särskilda omständigheter föreligger.
  7. Stickprovskontroller kan komma att göras bland IRL-deltagarna efter en IRL-träff, för att kontrollera att de uppgifter som inkommit i ansökningen stämmer.

Det bestämdes att Angfiel ska skriva ihop en guide till hur pengarna ska skötas för att hon som kassör ska bevilja bidragsansökningar.

9. Övriga frågor
Registrering av förening till SVEROK: Vi är nu medlemmar i SVEROK, men måste kolla upp ordentligt hur man gör för att söka bidrag.

Nytt år, nya medlemmar: Traxy påminner om att man måste registrera om sig i föreningen för att räknas som medlem under 2008. Det bestämdes att Traxy ska skicka ut påminnelser om detta till alla som var medlemmar under 2007.

SHIRL 2008: Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.

Årsmöte 2008: Traxy påminner om att årsmötet måste hållas innan 31 mars. Det beslutas att hålla årsmöte söndagen den 30:e mars, kl. 18:00 på IRC och att Traxy ska skicka ut kallelse till detta så snart som möjligt.

10. Nästa möte
Nästa möte är årsmötet, om inget annat dyker upp som måste diskuteras först.

11. Mötets avslutande
Mötet avslutades av mötesordförande Arienne.