Styrelsemöte 2016-02-23

Närvarande: Rebecca, Matilda, Leffe, Sofia, Karin & Emma
Johanna joinade under punkt 10 Verksamhetsplan

  1. Mötet öppnas 18.15
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen beslutar
    att slå ihop punkt 9+10+11+12 till en punkt.
    att godkänna dagordningen efter den ändringen.

  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen valde Rebecca till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen valde Leffe till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Styrelsen valde Karin och Matilda till justerare.

  6. Adjungerande
    Ingen som behöver adjungeras finns på mötet.

  7. Verksamhetsberättelse
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsberättelse för 2015 som inkommit.

    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    – Lägga till att styrelsen haft sex styrelsemöten över året.
    – Ta bort kommentaren om att vi kan lägga till mer text.
    – Lägga till om flyers som Elyon skapade. Är 1a5 med reklam för både SH och Kvastskaft.
    – Lägga till om Karlstads Spelkonvent. http://karlstadspelkulturforening.blogspot.se/2015/04/karlstad-spelkonvent-2015.html Mässan: stod på en brädspelsbar, delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut. 123 personer på mässan.
    – Skriva att likabehdnlingsplansjobbet har påbörjats.
    – Fylla på om de handlingarna som skulle in på det här mötet (info om föreningen, styrelseguid och hemsida)

    Styrelsen beslutar:
    att anta Verksamhetsberättelsen med ändringarna som föreslagits
    att uppdra åt Leffe att göra ändringarna.

  8. Ekonomisk berättelse, Ekonomisk berättelse för 2014, Revisionsberättelse , Revisionsberättelse för 2014.
    Styrelsen konstaterar att det inte inkommit något underlag och väljer att bordlägga frågan tills vidare.
  9. Verksamhetsplan
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsplan för 2016 som inkommit.
    Styrelsen valde att gör en ändring i förslaget och att lägga till ytterligare punkter:
    – Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    – Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    – Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    – Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    – Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    – Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    – Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    – Ta fram en officiell logga till föreningen.
    – Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    – Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    – Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

    Styrelsen beslutar
    att godkänna verksamhetsplanen ovan med de föreslagna ändringarna.

    Mötet ajourneras i 3 minuter

  10. Föreningsguide
    Styrelsen diskuterade den föreningsguide som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Rätta några grammatiska fel och stavfel

    Styrelsen beslutar
    att gå igenom stavning och grammatik i dokumentet
    att lägga till kort beskrivning av föreningens roller i föreningsguiden
    att godkänna Föreningsguiden med följande ändringar
    att uppdra åt Rebecca att göra dessa ändringar

  11. Styrelseguide
    Styrelsen diskuterade de styrelseguider som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Ordföranderollen: Bra guide, några grammatiska ändringar, lägga till om vice ordförande
    Kassörsrollen: Bra guide, några grammatiska ändringar.
    Ledamotsrollen: Bra guide, kort och koncist, skriva den så att den är skriven mot den som blivit invald som ledamot, fylla ut den lite.

    Styrelsen beslutar
    att uppdra åt Rebecca att göra de få ändringarna som behövs i ordförandeguiden och vice ordförande
    att godkänna ordförandeguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Leffe att göra de få ändringarna som behövs i kassörsguiden.
    att godkänna kassörsguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Matilda att göra de förändringarna som mötet föreslår på ledamotstexten.
    att godkänna ledamotsguiden med de förändringarna som togs upp på mötet.

    Styrelsen konstaterar att sekreterarrollsguiden inte är skriven än. Rebecca ska höra med Maia om detta och eventuellt lägga upp den som PC-beslut.

  12. Uppdatering av hemsidan
    Styrelsen beslutar
    att styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog

  13. Övriga frågor
    13.1 Fantastikmöte och Sverok
    Matilda berättar om att hon fick kontakt med Emma Ström från Sverok och åkte på möte i Stockholm för att promota Harry Potter rollspelande. Matilda var den enda som kom på mötet av de som var inbjudna och berättade om Kvastskafts aktiviteter.

    Styrelsen beslutar
    att lägga till den texten i Verksamhetsberättelsen

  14. Nästa möte
    Styrelsen beslutar
    att inte ha ett till styrelsemöte innan årsmötet.

  15. Mötet avslutas 20.04