Styrelsemöte 2009-11-24

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Admanta, Leffe och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Dagordningen fastställdes till att ta upp de punkter från förra mötet (091109) som skulle göras något åt, och se vad som gjorts.

1) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år.
2) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte.
3) Genomgång av verksamhetsplanens punkter som krävde någon slags action.
C. Försöka värva fler medlemmar.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
4) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
5) Eget RFSK-forum
6) Nästa möte
7) Övriga frågor

Dagordningen godkändes.

1) Från förra mötet hade Safir tagit på sig att kolla upp vilka datum som gällde för medlemsbidrag.

Då SVEROK hade sin riksstämma 21-22 november har de inte svarat i telefon eller på mail veckan innan och veckan efter (dvs denna veckan) har kansliet stängt.

Safir hittade dock nedanstående information på hemsidan:

För 2009 kan ni få 3 000 kronor i verksamhetsbidrag och 80 kronor per medlem i åldern 7-25 för de första 1 000 medlemmarna, och sedan 60 kronor per medlem i åldern 7-25.
Rapporterar man sina uppgifter för 2009 före 31 januari 2010 kan ni få ytterligare 1 500 kronor i verksamhetsbidrag.
För att vi ska kunna betala ut detta behöver vi få in dels en årsmötesrapport innehållande förtroendevalda och datum för ert årsmöte under 2009, en verksamhetsrapport som innehåller vad ni har gjort, samt er medlemslista. Dessa uppgifter kommer ni att skicka in via det nya, webbaserade föreningsregistret när det lanseras.
Pengarna betalas ut till ett bankkonto som ägs av föreningen. Det är alltså inte okej att någon i styrelsen står som kontoinnehavare.
Ni behöver samla in vissa obligatoriska uppgifter om medlemmarna: personnummer, kön, namn, adress, telefonnummer, eventuell medlemsavgift och datum då medlemmen förnyade sitt medlemskap eller betalade medlemsavgiften för 2009.
Detta datum behöver vara tidigast 2008-07-01 och senast 2009-12-31.
http://www.sverok.se/forening/bidrag/gr … -2009/#top

Sammanfattningsvis: Vi får mer pengar om vi ansöker före sista januari 2010 och medlemmarna måste ha gått med i år.

2) Från förra mötet tog Leffe på sig att gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe har inte hunnit detta.

Leffe ska även skriva en guide till hur man skriver motioner.
Det har inte Leffe heller hunnit, men det är på G, hon har samlat massa motionsinfo. Det är mest ”skriva ihop” som inte funkat.

Övriga styrelsemedlemmar hade felaktigt fått uppfattningen att Leffe även tagit på sig att skriva en motion angående styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK. Vid en granskning av loggfilerna visade det sig att det var en missuppfattning, men Leffe har avsikt att skriva en sådan motion (från styrelsen) till årsmötet.

3 C) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admanta har börjat skissa på en text som kan användas på SH som hon tycker ska skickas ut via meddelande på SH. Gärna i god tid innan sagda datum som Safir nämnde innan (31/1).

Admanta skriver ihop ett meddelande som riktar sig till SH’s medlemmar och postar i forumet så att alla i styrelsen kan läsa och godkänna och sedan skicka ut. Deadline, 4:e december för ett postat förslag.

3 D) TraXy har lagt upp förslag på kontrakt på RSFKs egna forum om samarbetet mellan RSFK och SH. Styrelsen godkände kontraktet och TraXy ska skriva ut och skriva på det i egenskap av SH-grundare, SL och SH-admin och sedan posta till Leffe, som ska skriva på i egenskap av RSFK-representant.

4) TraXy har lagt upp förslag på en mall hur ett kontrakt mellan RSFK och eventuella framtida andra HP-relaterade rollspel ska se ut. Man kommer kanske att behöva modifiera mallen för varje gång den används, då olika rollspel har olika förutsättningar, men det finns i alla fall en grund. Styrelsen godkände kontraktsmallen.
Båda kontrakten kan beskådas här: http://www.kvastskaft.org/forum/viewforum.php?f=3

5) Traxy skulle kolla upp om inte RSFK kan ha ett eget forum och hon har fixxat ett också! http://www.kvastskaft.org/forum/ Vi kommer snart att flytta dit helt och hållet och stänga tråden på SHs sida på Forum 1.

6) Nästa möte
Bestämdes till 17/12 kl 19:00.

7) Övriga frågor
Inga övriga frågor.

Mötet avslutades.