Styrelsemöte 2008-02-26

Plats: Skype
Datum: 2008-02-26

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Arienne.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Arienne
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Arienne valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Alla nu närvarande var med vid föregående möte.

8. Bidrag till IRL-träffar
Eftersom vi nu kan söka bidrag ifrån SVEROK så tyckte styrelsen det var dags att sätta punkt för den sedan länge påbörjade diskussionen och äntligen bestämma vad som ska gälla för att kunna sätta bidrag.
Definitionerna av IRL-träffar beslutades som följer:

  • En IRL-träff klassas som mini-IRL om den har ca 5-9 deltagare. Den behöver inte ha någon övernattning.
  • En IRL-träff klassas som stor-IRL om den har minst 10 deltagare och övernattning minst en natt ingår.

För att kunna söka RFSK-bidrag till en IRL-träff bestämde styrelsen följande:

  1. Träffen måste bestå av minst fem personer, varav minst en (den som är arrangör och/eller kassör) måste vara medlem i RFSK.
  2. Träffen måste ha ett tydligt rollspelssyfte och måste vara helt alkohol- och drogfri.
  3. Inbjudan till träffen måste gå ut officiellt i forumet.
  4. Träffens arrangör/kassör måste kunna visa upp en deltagarlista, budget samt kvitton till RFSK:s kassör för att kunna få ut bidrag.
  5. Fullt bidrag (kommer att specifieras senare när vi vet hur mycket vi har att röra oss med) ges för träffdeltagare som är RFSK-medlemmar. Halvt bidrag ges för träffdeltagare som är SH-medlemmar men som inte är med i RFSK. Man kan inte söka bidrag alls för träffdeltagare som inte är medlemmar i vare sig RFSK eller SH. Icke-medlemmar kan gå med i RFSK under träffen, och räknas då som RFSK-medlemmar i bidragsansökningen.
  6. Bidrag ges i efterhand, om inte särskilda omständigheter föreligger.
  7. Stickprovskontroller kan komma att göras bland IRL-deltagarna efter en IRL-träff, för att kontrollera att de uppgifter som inkommit i ansökningen stämmer.

Det bestämdes att Angfiel ska skriva ihop en guide till hur pengarna ska skötas för att hon som kassör ska bevilja bidragsansökningar.

9. Övriga frågor
Registrering av förening till SVEROK: Vi är nu medlemmar i SVEROK, men måste kolla upp ordentligt hur man gör för att söka bidrag.

Nytt år, nya medlemmar: Traxy påminner om att man måste registrera om sig i föreningen för att räknas som medlem under 2008. Det bestämdes att Traxy ska skicka ut påminnelser om detta till alla som var medlemmar under 2007.

SHIRL 2008: Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.

Årsmöte 2008: Traxy påminner om att årsmötet måste hållas innan 31 mars. Det beslutas att hålla årsmöte söndagen den 30:e mars, kl. 18:00 på IRC och att Traxy ska skicka ut kallelse till detta så snart som möjligt.

10. Nästa möte
Nästa möte är årsmötet, om inget annat dyker upp som måste diskuteras först.

11. Mötets avslutande
Mötet avslutades av mötesordförande Arienne.