Styrelseguide

Att vara ordförande

Så du är Kvastskafts nya ordförande? Grattis! Det kommer att gå bra, lovar. Du ska nu snart alltså kalla till årets första möte och jag tänkte börja med några saker som till börja med är bra att ha koll på, så

  • Kallelser. Du är sammankallande för styrelsen, vilket betyder att det är ditt ansvar att se till att alla styrelsens medlemmar kallas till möte. När ni ska ha möte bestämmer i slutändan du också, även om det kan vara en bra idé att kolla med övriga innan du bestämmer, mest för att det är mer demokratiskt om så många som möjligt kan komma och för att det kan vara ganska onödigt att ha ett möte där många beslut ska tas om ni inte är tillräckligt många för att få fatta beslut. Ni bestämmer i arbetsordningen hur långt innan en kallelse ska skickas ut, men efter den ska styrelsen ha tid på sig att skicka in förslag på saker de vill prata om med allt från en förklaring till till långa dokument som du sedan sammanställer och skickar ut till alla tillsammans med en dagordning.
  • Arbetsordning. En arbetsordning är de regler styrelsen tillsammans har för hur de ska arbeta tillsammans, tex hur långt innan möten måste kallas till, hur per capsulum-beslut ska tas och liknande. Detta ska tas upp på första mötet. Ett bra tips är att ni tittar igenom den arbetsordning styrelsen från förra verksamhetsåret har använts och sedan ändrar ni den tills den passar er, helt enkelt för att inte behöva skriva om allting från början. Egentligen kan ni skriva in i stort sett vad som helst här, så länge det inte bryter mot Kvastskafts stadgar eller något årsmötet beslutat, ungefär. Syftet med en arbetsordning är dock att underlätta ett demokratiskt och smidigt arbetssätt i styrelsen, inte försvåra det.
  • Firmatecknare. Praxis är att ordföranden och kassören är firmatecknare, alltså de som får göra utbetalningar för kvastskafts räkning. Om det är de två personerna som ska vara detta år, se till att ordna det första mötet. Om det av någon anledning ska vara på ett annat sätt, ordna det så istället.
  • Ebas. Ebas är sveroks digitala hjälpmedel som finns för att deras anslutna föreningar ska kunna ha ordentliga medlemsregister, söka bidrag enkelt och liknande. Logga in där ibland. Ibland kommer medlemmar upp som behöver godkännas manuellt, oftast för att det är någonting i den personens adress som gör att deras datorsystem bedömmer att adressen är falsk. Gå även in där i januari varje år för att söka bidrag för det kommande året. Deadline är 31/1. I Ebas kan du även se saker som till exempel hur stor del av medlemmarna som är bidragsgivande och hur många vi behöver under en viss ålder för att få vissa bidrag. Det kan vara klokt att hålla lite koll på den sistnämnda om den börjar bli lite för hög och i så fall försöka peppa framförallt de yngre på SH att bli medlemmar, i och med att det måste förnyas varje år och det inte är säkert att medlemmarna har gjort det.
  • Vice ordförande. Om du vill kan de bestämma att ni ska utse en vice ordförande. Det behöver inte ett årsmötesbeslut eller liknande, utan något ni kan göra internt på ett möte, det är bara att du skriver till det i dagordningen och lägger en beskrivning i handlingarna. Vice ordförande kan sedan hjälpa dig med ordförandeuppgifter, ni får bestämma sins emellan er hur ni lägger upp arbetet, och den kan även fungera som ersättare för dig som ordförande under en kortare period om det skulle behövas.

Arbetsordningen och firmatecknare är sådana saker som måste avhandlas på det första mötet, vilket är bra att komma ihåg när du kallar till det. Det finns flera saker som ska tas upp varje möte. En bra mall för möten är denna:

  1. Mötets öppnande
  2. Dagordningens godkännande
  3. Val av ordförande
  4. Val av sekreterare
  5. Val av justerare
  6. Adjungerande
  7. Alla olika punkter ni faktiskt ska diskutera
  8. (eller vilken siffra det nu är då) övriga frågor
  9. Mötet avslutas

Ordförande och sekreterare väljs varje gång, även om det antagligen oftast är då att de som årsmötet valt till ordförande och sekreterare har de rollerna, det är mer om någon av er är borta eller inte kan ha just det uppdraget då som det kan bli annorlunda, såvida ni inte bestämmer något annat i arbetsordningen.

Det ni ska göra under året är framförallt det årsmötet uppdragit er och förutom det eventuellt lite annat. Angående det som bestämts på årsmötet kan det vara bra att göra upp någon form av tidsplan för det kommande året, så att ni vet vad ni ska göra och när det ska vara klart. Det är frivilligt, men det kommer att göra styrelsearbetet så mycket enklare. Till exempel skulle det kunna se ut så här:

Andra veckan i april: Möte
April-maj: Uppdatera stadgarna, undersöka möjligheterna för ökat stöd till projekt
Andra veckan i maj: Möte
Maj-juni: Göra sista uppdateringarna i stadgarna, söka projektstöd

När verksamhetsåret börjar gå mot sitt slut är det dags att kalla till årsmöte. Det måste hållas senast 31/3. Medlemmarna ska kallas till det och få handlingar minst två veckor innan. Till mötet kan medlemmarna lägga motioner, alltså förslag på saker årsmötet ska ta upp, som ni behöver informera dem om hur de ska skriva och skicka in en tid innan så att de kan få tid att skriva sina motioner. I det behöver ni även informera om Kvastskafts olika uppdrag och hur de kandiderar.

Årsmötet har ett gäng punkter som alltid ska avhandlas, nämligen dessa:

  1. mötets öppnande
  2. mötets behörighet
  3. val av mötets ordförande
  4. val av mötets sekreterare
  5. val av justerare tillika rösträknare
  6. verksamhetsberättelse för förra året
  7. ekonomisk berättelse för förra året
  8. revisorernas berättelse för förra året
  9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse
  10. årets verksamhetsplan
  11. årets budget
  12. val av årets styrelse
  13. val av årets revisor
  14. val av årets valberedare
  15. inkomna motioner
  16. övriga frågor
  17. mötets avslutande

Förutom det kan ni i styrelsen även ha en eller flera propositioner. Propositioner är egentligen samma sak som motioner, bara det att de läggs av styrelsen och av någon anledning heter de olika saker. Det mesta av det som ni gjort under året och som på något sätt innebär ändringar i föreningen ska finnas med här för att kunna röstats igenom av årsmötet, som är det slutgiltiga, beslutande organet. Det kan till exempel vara saker som stadgeändringar, förslag om styrdokument som ska läggas till eller annat som är mer eller mindre premanenta ändringar av hur föreningen ser ut.

Till sist, det kommer att ordna sig, även när det känns alldeles övermycket, det är två veckor kvar tills årsmöteskallelsen ska ut och ni ligger efter med handlingarna. Du klarar det!

 

Att vara sekreterare i Rollspelsföreningen Kvastskaft

Vad gör en sekreterare?

Som sekreterare i RSFK är ens främsta uppgift att föra protokoll under möten och då se till så att allt som beslutas och diskuteras kommer med och är enkelt att läsa och förstå i efterhand, samt se till att de som skall justera protokollet har tillgång till det.

Utöver att föra protokoll har en även ansvar för RSFKs mailkonto och för att eventuellt ta upp sådant som inkommit till mailen (t.ex frågor och informationsutskick från SVEROK) under mötena eller vidarebefordra informationen till de andra i styrelsen på annan väg. Oftast är inkorgen dock ganska tom.

Vad krävs av en sekreterare?

Att vara sekreterare är inte direkt avancerat eller svårt. Det krävs dock att en delvis behärskar multitasking och kan föra protokoll samtidigt som en faktiskt deltar i det som sägs och bestäms på mötena.

Vad är viktigt att tänka på som sekreterare?

  • Se till att samla alla mötesprotokoll på en och samma plats, där övriga i styrelsen också enkelt kan hitta dem.
  • Kolla RSFKs mail med jämna mellanrum. Det kommer inte in speciellt mycket till mailen, men ibland ligger där något som skall vidarebefordras eller tas upp på ett möte och då är det ju bra om det sker medan det fortfarande är aktuellt.
  • Det är okej med ett stavfel eller en kluddig mening här och där, även att det så klart är bra att läsa igenom det en skrivit i efterhand. Justerarna finns som backning och säger till om en missat något eller det har blivit lite galet någonstans.

Att vara sekreterare i en styrelse är ett roligt och utvecklande uppdrag. Det är dessutom en bra erfarenhet att ha med sig.

 

Bra att veta när man är Kassör

När du blir vald som kassör:

Årsmötet väljer en kassör som ansvarar för föreningens ekonomiska frågor såsom att betala fakturor, överföring av pengar och budgetering. Så fort årsmötet är slut så är du valt till kassör.

Du bör direkt ta kontakt med den som varit kassör innan för att göra en överföring. Du behöver gå till banken så fort som möjligt för att du ska bli skriven som firmatecknare. Den som är vald som ordförande kan också göra det då den också är vald firmatecknare enligt Kvastskafts stadgar.

Att gå till Banken:

För närvarande har Kvastskaft Swedbank och ett konto där. Du behöver ha med dig ett påskrivet årsmötesprotokoll till banken.

Cheklista för att gå till banken:

  • Årsmötesprotokollet måste vara underskrivet av sekreteraren för mötet och de två justerarna. Det måste vara en fysisk påskrift.
  • Årsmötesprotokollet måste ha ditt riktiga namn och ordförandens riktiga namn på det tillsammans med era personnummer för att banken ska veta att det är rätt personer som får tillåtelse till bankkontot.
  • Du måste ha Kvaskskafts stadgar med dig till banken.
  • Eventuellt behöver du registreringsbevis från Skatteverket också.

Det kan vara värt att ringa till banken och fråga vad du exakt behöver ha med dig då det kan ändras från år till år beroende på vilka bestämmelser som finns.

Vad är en firmatecknare?

Kort betyder det att du har rätt att ingå avtal, skriva under papper och sköta alla pengarna i föreningen. Däremot så bör du kolla med resten av styrelsen innan du skriver på ett avtal i föreningens namn eller liknande då det är stora beslut man inte ska ta på egen hand även om man kan det.

Kommunikation med Revisorn

Det är du som ansvarar för kommunikationen med föreningens revisor. Vem som är valt till det finns i årsmötesprotokollet.

Du ska, när det börjar bli dags för årsmöte igen, sätta ihop en ekonomisk berättelse som du ska skicka till revisorn. Hen kommer titta genom allt det (och kanske be om ytterligare information) och sen skriva en revisorsberättelse. Båda dessa ska sedan redovisas på det årsmötet.

Vad revisorn brukar vilja ha:

  • Sammanställning av årests inkomster och utgifter. Bara för det året som du sitter i styrelsen dvs från 1 januari till 31 december. Inte några andra datum.
  • Styrelseprotokoll (justerade) som ni haft under året.
  • Eventuella kopior på papper från skatteverket/banken som har fåtts in under året.

Inför styrelsen

Du ansvarar för att uppdatera styrelsen med information om föreningens ekonomi. Hur mycket detta är beror på hur mycket styrelsen kräver/frågar.

Hantering av utgifter:

När SH (som är den föreningen vi nuvarande samarbetar med) skickar räkningar för hemsida och liknande så ska de betalas.

Det är våra ända stående utgifter i dageläget.

Swedbank tar även ut en avgift för att ha konto hos dem. Det är en årsavgift som dras en gång per år.

Andra utgifter är bra att skriva upp eftersom de dyker upp så det är lättare att skriva den ekonomiska rapporten i slutet av året.

Vice Kassör:

Om du känner att du behöver hjälp med allt du behöver göra kan du be styrelsen att välja en vice kassör. Denna person behöver sitta i styrelsen och kan inte ha rollen som ordförande eller sekreterare. Alla andra i styrelsen kan väljas som vice kassör.

 

Att vara ledamot i RSFK

Grattis till att ha blivit invald som ledamot i Rollspelsföreningen Kvastskaft!

Som ledamot är du en del av styrelsen och förväntas delta på styrelsemötena. Precis som övriga styrelsemedlemmar har du rätt att rösta och tycka i de frågor som styrelsen diskuterar och beslutar om.

Du har inga obligatoriska ansvarsområden utöver detta, men du kan och uppmuntras att åta dig andra uppgifter som styrelsen behöver få gjorda. Exempel på sådana uppgifter kan vara att skriva en text eller ta kontakt med en person/förening för samarbete med RSFK.

Ledamöter finns i styrelsen just för att kunna ta på sig extra uppgifter och därmed avlasta ordförande, kassör och sekreterare som har andra obligatoriska uppgifter.

Lycka till!

Skrivet av styrelsen 2015.