1. Mötet öppnas 19:31

2. Närvaro

Närvarande:

• Angfiel
• Usmstr
• Safir
• Traxy
• Wesela
• Beryll
• Caileh
• Evanna
• Kitty
• Kyashi
• Liz
• Taura-Tierno
• wheevil
• Xindea
• Cider
• Juli
• NathaCh
• Toadyone
• Sindy

Angfiel anslöt sig 19:48 (punkt 4). NathaCh anslöt sig 20:21 (punkt 8). Liz avlägsnade sig 20:21 (punkt 8). Usmstr avlägsnar sig 20:30 (punkt 8). Liz återanslöt sig 21:12 (punkt 11). Toadyone anslöt sig 21:32 (punkt 13). Sindy anslöt 21:37 (punkt 13). Liz avlägsnade sig åter 22:00 (punkt 15). Xindea avlägsnade sig 22:03 (punkt 16). wheevil avlägsnade sig 22:09 (punkt 17). Kyashi avlägsnade sig 22:15 (punkt 18) men erhåller logg från Traxy. Usmstr återansluter 22:20 (punkt 18).

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Traxy valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Beryll valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Kyashi och Angfiel valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Mötet väljer att adjungera Cider och Juli med närvaro- och yttranderätt samt fastställer röstlängden till övriga närvarande. Sindy ansluter under punkt 13 Verksamhetsplan och adjungeras då. Övriga som ansluter efter mötets öppnande införs omedelbart i röstlängden.

8. Fastställande av dagordning

Beryll yrkar på att stryka punkt 2 ”Fastställande av röstlängd”, konsekvensändrar numreringen och ändrar den nya punkt 6 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Angfiel motyrkar att byta namn på punkt 2 ”Fastställande av röstlängd” till ”Närvaro” samt byta namn på punkt 7 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Beryll jämkar sig med Angfiel.

Mötet bifaller yrkandet.

Angfiel yrkar på att lägga punkt 14 ”Motioner” efter punkt 19 ”Val av revisor” i
dagordningen.

Mötet bifaller yrkandet.

Mötet fastställde den nya dagordningen.

9. Verksamhetsberättelse

Traxy föredrar verksamhetsberättelsen.

Följande punkter utgjorde verksamhetsplanen för år 2010 under årsmötet i början av året och vad som har gjorts:

* Uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2010: Shirl2010 gick av stapeln i Kalmar 11-15 augusti, med bidrag från RSFK.

* Göra en plan för att marknadsföra föreningen och utföra den: Delvis genomförd. RSFK finns nu på Twitter och Facebook! Det ska dessutom till en logotyptävling och baserat på det vinnande bidraget kan vi sedan gå vidare med att designa en tidning och göra om hemsidan. Med en logga hoppas vi kunna positionera oss på ett sätt vi inte kunnat tidigare.

* Skriva ett styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL: Inte genomfört.

* Skriva ett styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen: Inte genomfört.

* Lansera en medlemstidning: Fortfarande på planeringsstadiet i brist på engagemang från medlemmarna.

* Styrelsen ska arbeta med att skapa mer transparens i föreningen: Ännu inte klarlagt hur detta ska gå till.

Det har varit ett ganska lugnt år, då många har varit upptagna med åtaganden utanför föreningen. Trots detta har hemsidan gått från platt HTML till att använda WordPress som CMS, så att alla i styrelsen nu kan logga in och posta nyheter om det skulle behövas och all information som fanns på förra hemsidan har förts över till den nya. Styrelsen beslutade även att ha ett styrelsemöte varje månad. Möte varje månad gick inte fullt så bra som planerat, mest för att det inte fanns något att ta upp och folk var upptagna på annat håll.

Angfiel tillägger att Harry Potter och de vises sten frågebrädspel finns att låna till IRL om man ber om det i förväg så att det kan skickas.

Mötet godkänner verksamhetsberättelsen med tillägget om brädspel och lägger berättelsen till handlingarna.

10. Ekonomisk berättelse

Ekonomisk berättelse 2010

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2009: 7240,50 kr
Bidrag ifrån Sverok 2010: 7060 kr

Utgifter:
Hemsidekostnader för Svenska Hogwarts och tillhörande domäner under perioden 2009-2010: 1115,50 kr
Inköp av Stickers och ett Harry Potter-spel till föreningen via Tradera: 187 kr
*SHiRL 2010: 3600 kr

Tillgångar:
Konto: 8514,50 kr
Handkassa: 908,50 kr
Fordringar: 3242 kr
Summa tillgångar: 12665 kr

*SHiRL 2010 ? Svenska Hogwarts stora IRL-träff

Inkomster:
Förskottsbidrag från Rollspelsföreningen Kvastskaft 3600 kr
Anmälningsavgifter (11x100kr + 2x40kr + 2x60kr + 3x250kr): 2050 kr
Summa: 5650 kr
Utgifter:
Ica Maxi Kalmar: 319,10 kr
Ica Maxi Kalmar: 273,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 523,66 kr
Ica Maxi Kalmar: 55,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 58,20 kr
Ica Maxi Kalmar: 27,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 80,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 12,90 kr
Ica Maxi Kalmar: 150,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 438,04 kr
Ica Maxi Kalmar: 359,90 kr
Rusta Kalmar: 108,00 kr
Öresavrundning: 0,10 kr
Summa: 2408 kr

SHiRL gick alltså plus med 3242 kr. Överskottet ska betalas tillbaka till Rollspelsföreningen Kvastskaft enligt överrenskommelse och redovisas i den Ekonomiska Berättelsen som en fodring till föreningen.

Mötet godkänner den ekonomiska berättelsen och lägger den till handlingarna.

11. Revisionsberättelse

Rollspelsföreningen Kvastskaft 2010

Till årsmötet för Rollspelsföreningen Kvastskaft.
Jag har granskat årsbokslutet, bokföringen samt styrelsens förvaltning under verksamhetsåret 2010 i Rollspelsföreningen Kvastskaft. Det är styrelsen som ansvarar för räkenskapshandlingar och förvaltning, mitt ansvar som revisor är att granska och uttala mig om årsbokslutet och förvaltningen på grundval av min revision. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Revisionen innefattar att granska ett urval av underlaget för räkenskapshandlingarna. I revisionen ingår även att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt bedöma den samlade informationen i årsbokslutet. Jag har också granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna avgöra om styrelsen eller någon styrelseledamot har handlat i strid med föreningens stadgar eller årsmötesbeslut.

Jag anser att min revision ger mig rimlig grund för att tillstyrka att årsmötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2010 och betraktar den som episkt bäst.

Malmö den 30 mars 2011
Jonatan Gonte Kindh, ideell revisor

Mötet godkände revisionsberättelsen och lade den till handlingarna.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen år 2010.

13. Verksamhetsplan

Styrelsen ska

• uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2011
• lägga fokus på att marknadsföra föreningen
• skriva ett utförligare styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
• arbeta med att skapa mer transparens i föreningen
• se över stadgarna för eventuella ändringar och lägga dessa som proposition till nästa årsmöte
• skriva ett utförligare styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen
• utreda om det finns intresse att ta kontakt med andra rollspel som passar in i syftet för Kvastskaft med ambition att få dem att skriva kontrakt med föreningen

Styrelsen bör

• utreda möjligheterna för hur föreningen ska kunna gå runt med de mindre bidragen från SVEROK, och hur man ska hantera ett framtida krav på att alla ska betala medlemsavgift på minst 50 kr.

Mötet godkänner verksamhetsplanen.

14. Budget

Angfiel föredrar budget.

Budgetförslag 2011
Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2010: 9423:-
Bidrag från Sverok för 2011: 5675:-
Fodring ifrån SHiRL 2010: 3242:-

Utgifter:
Eventuellt SHiRL 2011: 3000:-
Hemsidekostnader: 1040:-
Marknadsföring: 2000:-
Bidrag till mindre IRL-träffar: 2000:-
Administrativa kostnader: 300:-
Buffert till nästa år/Oförutsedda utgifter: 10.000:-

Angfiel yrkar bifall på:
ATT fastställa budgeten som ovan.
ATT ge styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov.
ATT uppdra åt styrelsen att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

Mötet godkänner budgeten och ger styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov men att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

15. Val av ordförande

Kitty valdes till styrelseordförande efter nominering från valberedningen.

16. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse efter nominering från valberedningen:

Sekreterare: Traxy
Kassör: Angfiel
Vice ordförande/Ledamot: Toadyone

17. Val av valberedare

Caileh och Beryll valdes till valberedare.

18. Val av revisor

Jonatan Gonte Kindh omvaldes till revisor.

19. Motioner

a) Motion om avskaffning av domänen Hoggypedia.net
Traxy föredrar. Se motion i Appendix I.

Taura-Tierno yrkar att ändra lydelsen i förslaget till:
Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar från och med nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

Mötet beslutar att föreningen ska avsäga sig betalningen för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

b) Motion om upplösande av förening
Traxy föredrar. Se motion i Appendix II.

Traxy drar tillbaka motionen då föreningen bakom magivarlden.se visat intresse för att ansluta sig. Ingen annan tar upp motionen.

20. Övriga frågor

a) Förslag om skapande av formalia-guide
Beryll föreslår
ATT Beryll och Angfiel ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en formalia-guide
ATT Beryll och Angfiel ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en översyn av stadgarna, inklusive eventuella stavfel.
ATT guiden ska kunna skickas ut med kallelsen till följande årsmöte.

Mötet bifaller förslaget.

21. Mötets avslutas 23:16

APPENDIX I

Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar fr.o.m. nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och istället flytta över Hoggypedia till adressen http://www.svenskahogwarts.com/hoggypedia. Hoggypedia är till funktionen till mångt och mycket ett SH-uppslagsverk mer än det är ett svenskt HP-uppslagsverk, så att flytta över det så att det ligger under SH är inget stort steg. Inga andra ändringar behövs.

APPENDIX II

På grund av att SVEROK har tvingats ändra hur mycket bidrag de delar ut så betyder det att vi fr.o.m. nästa år bara är garanterade 1000 kr i verksamhetsbidrag och ca 800 kr i medlemsbidrag (baserat på 40 giltiga medlemmar mellan 7 och 25 år). Om vi bara får in ca 1000 kr nästa år efter betalda utgifter, då är det lite för lite för att kunna bidra med till IRL-träffar. Om syftet med att driva föreningen är att vi ska kunna bekosta rollspelande och IRL-träffar och vi sedan inte får pengar att bedriva den verksamheten, så känns det som att det kostar mer än det smakar.

Gryffindor: 9 poäng
Hufflepuff: 6 poäng
Ravenclaw: 15 poäng
Slytherin: 6 poäng

Poängen har nu nollställts. För att samla in poäng till ett elevhem: gå med i RSFK och värva fler medlemmar!

En guide till hur du kan ta dig ut på wotnet och/eller IRC finns här: http://www.svenskahogwarts.com/help/mibbitguide.php – ändra bara instruktionernas #hogwarts-off till #kvastskaft

Medtag virtuella te- eller kaffekoppar så bjuder vi på minst lika virtuella kanelbullar och citronkarameller.

Vi vill samtidigt påminna alla som var medlemmar under 2010 och som inte gått med i föreningen för 2011 att ni hemskt gärna får återanmäla er – om ni vill. Vi tvingar ingen. (Det kan hända att det skickas ut en påminnelse om årsmötet ett par dagar innan, men efter det så kommer du inte att höra från oss igen om du inte är medlem i föreningen för 2011 också.)

Så, kallelsen igen:

Dem som önskar närvara vid årsmötet bör infinna sig på wotnet på IRC, kanalen #kvastskaft, ONSDAGEN den 30:e mars 2011, med start ca kl. 19:15. En guide till hur du kan ta dig ut på IRC finns här: http://www.svenskahogwarts.com/help/mibbitguide.php (ändra bara instruktionernas #hogwarts-off till #kvastskaft istället)

Räkna med att det lär ta ett tag. Om du inte kan vara med till mötets avslutande, eller inte kan vara med när det börjar, så gör det inget. Var med så långt du kan.

Om du har något du vill ta upp på årsmötet kan du ta detta under punkten ”Övriga frågor”.

Preliminär dagordning för mötet:

1. Mötets öppnande
2. Fastställande av röstlängd
3. Mötets beslutsmässighet
4. Val av mötesordförande
5. Val av mötessekreterare
6. Val av justerare tillika rösträknare
7. Adjungeringar
8. Fastställande av dagordning
9. Verksamhetsberättelse
10. Ekonomisk berättelse
11. Revisionsberättelse
12. Frågan om ansvarsfrihet
13. Verksamhetsplan
14. Motioner
    • Avskaffning av domänen Hoggypedia.net (se Appendix I)
    • Upplösande av förening (se Appendix II)
15. Budget
16. Val av ordförande
17. Val av styrelse
18. Val av valberedare
19. Val av revisor
20. Övriga frågor
21. Mötets avslutande

Medtag tekoppar! Virtuella kanelbullar bjuder vi på.

APPENDIX I

Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar fr.o.m. nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och istället flytta över Hoggypedia till adressen http://www.svenskahogwarts.com/hoggypedia. Hoggypedia är till funktionen till mångt och mycket ett SH-uppslagsverk mer än det är ett svenskt HP-uppslagsverk, så att flytta över det så att det ligger under SH är inget stort steg. Inga andra ändringar behövs.

APPENDIX II

På grund av att SVEROK har tvingats ändra hur mycket bidrag de delar ut så betyder det att vi fr.o.m. nästa år bara är garanterade 1000 kr i verksamhetsbidrag och ca 800 kr i medlemsbidrag (baserat på 40 giltiga medlemmar mellan 7 och 25 år). Om vi bara får in ca 1000 kr nästa år efter betalda utgifter, då är det lite för lite för att kunna bidra med till IRL-träffar. Om syftet med att driva föreningen är att vi ska kunna bekosta rollspelande och IRL-träffar och vi sedan inte får pengar att bedriva den verksamheten, så känns det som att det kostar mer än det smakar.

Räkna med att det lär ta ett tag. Om du inte kan vara med till mötets avslutande, eller inte kan vara med när det börjar, så gör det inget. Var med så långt du kan.

Om du har något du vill ta upp på årsmötet kan du ta detta under punkten ”Övriga frågor”.

Preliminär dagordning för mötet:

1. Mötets öppnande
2. Fastställande av röstlängd
3. Mötets beslutsmässighet
4. Val av mötesordförande
5. Val av mötessekreterare
6. Val av justerare tillika rösträknare
7. Adjungeringar
8. Fastställande av dagordning
9. Verksamhetsberättelse
10. Ekonomisk berättelse
11. Revisionsberättelse
12. Frågan om ansvarsfrihet
13. Verksamhetsplan
14. Motioner
    • Avskaffning av domänen Hoggypedia.net (se Appendix I)
    • Upplösande av förening (se Appendix II)
15. Budget
16. Val av ordförande
17. Val av styrelse
18. Val av valberedare
19. Val av revisor
20. Övriga frågor
21. Mötets avslutande

Medtag tekoppar! Virtuella kanelbullar bjuder vi på.

APPENDIX I

Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar fr.o.m. nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och istället flytta över Hoggypedia till adressen http://www.svenskahogwarts.com/hoggypedia. Hoggypedia är till funktionen till mångt och mycket ett SH-uppslagsverk mer än det är ett svenskt HP-uppslagsverk, så att flytta över det så att det ligger under SH är inget stort steg. Inga andra ändringar behövs.

APPENDIX II

På grund av att SVEROK har tvingats ändra hur mycket bidrag de delar ut så betyder det att vi fr.o.m. nästa år bara är garanterade 1000 kr i verksamhetsbidrag och ca 800 kr i medlemsbidrag (baserat på 40 giltiga medlemmar mellan 7 och 25 år). Om vi bara får in ca 1000 kr nästa år efter betalda utgifter, då är det lite för lite för att kunna bidra med till IRL-träffar. Om syftet med att driva föreningen är att vi ska kunna bekosta rollspelande och IRL-träffar och vi sedan inte får pengar att bedriva den verksamheten, så känns det som att det kostar mer än det smakar.

Följande poster är möjliga att kandidera till:

• Ordförande
• Vice ordförande
• Sekreterare
• Kassör
• Revisor
• Ledamot*
• Valberedning**

Är du intresserad av att kandidera till en post? Skicka PM till Caileh och/eller Quiwi via SH:s eller Kvastskafts forum med en kort redogörelse för varför just du skulle passa bra till posten. Alla PM om kandidering skall vara oss tillhanda senast en vecka innan årsmötet. Årsmötet kommer troligtvis vara i slutet av mars, men vi uppdaterar tråden med datumet när det är bestämt.

* Det behöver inte finnas fler ledamöter än Vice ordförande, hur det skall vara bestäms på årsmötet.

** Valberedning behöver inte nödvändigtvis ha kandiderat innan årsmötet, utan kan även läggas fram som förslag under årsmötet av röstberättigad medlem. (Dvs, är du intresserad av att sitta som valberedning behöver du inte skicka PM till oss om det innan även om det såklart underlättar)

Med vänliga hälsningar,
Caileh och Quiwi
Valberedning

Gryffindor: 15 poäng
Hufflepuff: 10 poäng
Ravenclaw: 19 poäng
Slytherin: 17 poäng

Poängen har nu nollställts. För att samla in poäng till ett elevhem: gå med i RSFK och värva fler medlemmar!

För att kunna söka bidrag ifrån RSFK krävs:

1. Träffen måste bestå av minst fem personer, varav minst en (den som är arrangör och/eller kassör) måste vara medlem i RSFK.
2. Träffen måste ha ett tydligt Harry Potter-rollspelssyfte och måste vara helt alkohol- och drogfri.
3. Inbjudan till träffen måste gå ut officiellt i Kvastskaftforumet.
4. Träffens arrangör/kassör måste kunna visa upp en deltagarlista, budget samt kvitton till RSFK:s kassör för att kunna få ut bidrag.
5. Fullt bidrag ges för träffdeltagare som är RSFK-medlemmar. Halvt bidrag ges för träffdeltagare som är SH-medlemmar men som inte är med i RSFK. Man kan inte söka bidrag alls för träffdeltagare som inte är medlemmar i vare sig RSFK eller SH. Icke-medlemmar kan gå med i RSFK under träffen, och räknas då som RSFK-medlemmar i bidragsansökningen.
6. Bidrag ges i efterhand, om inte särskilda omständigheter föreligger. Om bidragen har betalats ut i förskott så kan arrangören bli återbetalningsskyldig till föreningen om RSFK:s kassör upptäcker fusk eller liknande.

Notera att stickprovskontroller kan komma att göras bland deltagarna efter en IRL-träff, för att kontrollera att de uppgifter som inkommit i ansökningen stämmer.

En mer detaljerad guide till hur pengarna ska skötas för att kassören ska bevilja bidragsansökningar kommer att läggas upp här så snart den är skriven. Då kommer det även att finnas information om hur man ska göra för att ansöka. Fram tills dess så kan man tyvärr inte ansöka.

Dokument att ladda ner och skriva ut

• Medlemsansökan [pdf]
  Bra att ta med för att värva medlemmar när man inte sitter vid datorn, t.ex. när man är på IRL-träff. De som blivit ifyllda kan du skicka till oss via mugglarbrevbärare (maila oss för att få postadressen).

Inbjudan:
http://www.scribd.com/doc/34190215/Du-ar-inbjuden%E2%80%A6

Hoppas vi ses den 11 Augusti!