Kategoriarkiv: Styrelsemötesprotokoll

Styrelsemöte 2016-04-17

  1. Mötets öppnas 18:06
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen godkänner dagordningen.
  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen väljer Ailue som mötesordförande.
  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen väljer Foxears som mötessektreterare.
  5. Val av justerare
    Styrelsen väljer Emmis och Kotte som justerare.
  6. Adjungerande
    Inga behöver adjungeras.
  7. Styrelsens arbetsdokument
    Styrelsen beslutar att uppdra alla i styrelsen att gå igenom dokumentet och lägga in kommentarer på ändringar och förlag.
    Styrelsen uppdrar Ailue att göra en doodle för att kunna besluta om kontinuerliga möten.
  8. Likabehandlingsplan
    Styrelsen beslutar att Ailue kontaktar sverok om deras likabehandlingsplaner.
    Styrelsen beslutar att alla i styrelsen gör de punkter i dokumentet som det står ”alla” på.
  9. Extrainsatt årsmöte med anledning av att styrelsen ej har en kassör
    Styrelsen uppdrar valberedningen att leta efter en kassör.
    Styrelsen uppdrar Kotte att kontakta valberedningen.
    Styrelsen uppdrar Ailue att skicka en doodle för datum på extrainsatt årsmöte innan 10 juni.
  10. Ekonomi/Kassör/budget/bankkonto
    Kommande utgifter: Hemsidekostnader och SHiRL
  11. Uppdatering av hemsidan
    Foxears berättar om vad som ändrats på hemsidan.
  12. Uppdatering av stadgarna på hemisdan
    Styrelsen uppdrar Foxears uppdaterar stadgarna på hemsidan.
  13. Genomgång av verksamhetsplan, tidsupplägg
    Styrelsen beslutar att Ailue och Foxears tolkar verksamhetsplanen till nästa möte.
  14. Övriga frågor
    14.1 Nästa möte
    Styrelsen beslutar att möten ska hållas en gång i månaden.
    Styrelsen beslutar att nästa möte ska hållas 15/5, 18:00-20:00.
    14.2 Demokratiobservatör
    Styrelsen beslutar att eftersom styrelsen är liten (4 personer) så behövs ingen demokratiobservatör. Om någon känner att det behövs en demokratiobservatör ska punkten tas upp igen.
    Styrelsen beslutar att ta upp punkten igen om styrelsen blir större under extrainsatt årsmöte.
  15. Mötet avslutas 18:57

Styrelsemöte 2016-02-23

Närvarande: Rebecca, Matilda, Leffe, Sofia, Karin & Emma
Johanna joinade under punkt 10 Verksamhetsplan

  1. Mötet öppnas 18.15
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen beslutar
    att slå ihop punkt 9+10+11+12 till en punkt.
    att godkänna dagordningen efter den ändringen.

  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen valde Rebecca till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen valde Leffe till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Styrelsen valde Karin och Matilda till justerare.

  6. Adjungerande
    Ingen som behöver adjungeras finns på mötet.

  7. Verksamhetsberättelse
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsberättelse för 2015 som inkommit.

    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    – Lägga till att styrelsen haft sex styrelsemöten över året.
    – Ta bort kommentaren om att vi kan lägga till mer text.
    – Lägga till om flyers som Elyon skapade. Är 1a5 med reklam för både SH och Kvastskaft.
    – Lägga till om Karlstads Spelkonvent. http://karlstadspelkulturforening.blogspot.se/2015/04/karlstad-spelkonvent-2015.html Mässan: stod på en brädspelsbar, delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut. 123 personer på mässan.
    – Skriva att likabehdnlingsplansjobbet har påbörjats.
    – Fylla på om de handlingarna som skulle in på det här mötet (info om föreningen, styrelseguid och hemsida)

    Styrelsen beslutar:
    att anta Verksamhetsberättelsen med ändringarna som föreslagits
    att uppdra åt Leffe att göra ändringarna.

  8. Ekonomisk berättelse, Ekonomisk berättelse för 2014, Revisionsberättelse , Revisionsberättelse för 2014.
    Styrelsen konstaterar att det inte inkommit något underlag och väljer att bordlägga frågan tills vidare.
  9. Verksamhetsplan
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsplan för 2016 som inkommit.
    Styrelsen valde att gör en ändring i förslaget och att lägga till ytterligare punkter:
    – Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    – Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    – Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    – Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    – Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    – Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    – Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    – Ta fram en officiell logga till föreningen.
    – Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    – Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    – Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

    Styrelsen beslutar
    att godkänna verksamhetsplanen ovan med de föreslagna ändringarna.

    Mötet ajourneras i 3 minuter

  10. Föreningsguide
    Styrelsen diskuterade den föreningsguide som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Rätta några grammatiska fel och stavfel

    Styrelsen beslutar
    att gå igenom stavning och grammatik i dokumentet
    att lägga till kort beskrivning av föreningens roller i föreningsguiden
    att godkänna Föreningsguiden med följande ändringar
    att uppdra åt Rebecca att göra dessa ändringar

  11. Styrelseguide
    Styrelsen diskuterade de styrelseguider som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Ordföranderollen: Bra guide, några grammatiska ändringar, lägga till om vice ordförande
    Kassörsrollen: Bra guide, några grammatiska ändringar.
    Ledamotsrollen: Bra guide, kort och koncist, skriva den så att den är skriven mot den som blivit invald som ledamot, fylla ut den lite.

    Styrelsen beslutar
    att uppdra åt Rebecca att göra de få ändringarna som behövs i ordförandeguiden och vice ordförande
    att godkänna ordförandeguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Leffe att göra de få ändringarna som behövs i kassörsguiden.
    att godkänna kassörsguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Matilda att göra de förändringarna som mötet föreslår på ledamotstexten.
    att godkänna ledamotsguiden med de förändringarna som togs upp på mötet.

    Styrelsen konstaterar att sekreterarrollsguiden inte är skriven än. Rebecca ska höra med Maia om detta och eventuellt lägga upp den som PC-beslut.

  12. Uppdatering av hemsidan
    Styrelsen beslutar
    att styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog

  13. Övriga frågor
    13.1 Fantastikmöte och Sverok
    Matilda berättar om att hon fick kontakt med Emma Ström från Sverok och åkte på möte i Stockholm för att promota Harry Potter rollspelande. Matilda var den enda som kom på mötet av de som var inbjudna och berättade om Kvastskafts aktiviteter.

    Styrelsen beslutar
    att lägga till den texten i Verksamhetsberättelsen

  14. Nästa möte
    Styrelsen beslutar
    att inte ha ett till styrelsemöte innan årsmötet.

  15. Mötet avslutas 20.04

Styrelsemöte 2016-01-30

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande
    Dagordningen godkänns

  3. Val av mötesordförande
    Rebecca väljs till mötesordförande.

  4. Val av mötessekreterare
    Ailue väljs till mötessekreterare.

  5. Val av justerare
    Kotte och Kyashi väljs till justerare.

  6. Adjungerande
    Endast styrelsemedlemmar närvarande.
  7. SHiRL 2016
    7.1 Arrangörsgrupp
    – De ansökningar som kommit in kring att arrangera SHiRL 2016 finns i KVASTSKAFT-kontots inkorg (forum2).
    – Styrelsen beslutar att utse en grupp som får utse arrangörsgruppen för SHiRL2016. Kotte, Leffe och TraXy utses till att ingå i gruppen. De sätter sin egen deadline och försöker att bli klara så snabbt som möjligt.
    – Styrelsen beslutar att datumet för att ansöka till en plats i arrangörsgruppen för SHiRL2016 förlängs till och med den 7/2 2016.
    7.2 Survey/omröstning/liknande
    – Styrelsen beslutar att lämna över ansvaret för någon form av undersökning angående hur många som vill komma på SHiRL2016 till arrangörsgruppen.
    – Kvastskaft fyller 10 år, vilket SHiRL2016 ev kan uppmärksamma.
    7.3 Lokal
    – Alla uppmuntras att hålla ögonen öppna efter lokal till SHiRL2016.

  8. Likabehandlingsplan
    Styrelsen noterar att likabehandlingsplanen inte är skriven.

  9. Årsmöte
    9.1 Deadlines
    Följande dokument måste vara klara till årsmötet:
    – Utskick till medlemmar med information kring motioner samt kandidering till styrelsen (Ailue)
    – Dagordning som skickas ut i kallelsen (Rebecca)
    – Verksamhetsberättelse (Leffe, Rebecca)
    – Ekonomisk berättelse (Leffe)
    – Ekonomisk berättelse för 2014 (Leffe)
    – Revisionsberättelse (Beryll)
    – Revisionsberättelse för 2014 (Beryll)
    – Verksamhetsplan (Kotte, Kyashi)
    – Propositioner (stagdeändringarna)
    – Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information (Rebecca och Ailue)
    – Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte.(var och en skriver om sin post)
    – Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”. (TraXy och Leffe)
    DEADLINE: Nästa styrelsemöte (februari)
    – Budget: Styrelsen rekommenderar att styrelsen för 2016 får i uppdrag att förvalta budgeten för 2016.
    9.2 Kontakta valberedningen
    – Styrelsen beslutar att Kyashi kontaktar valberedningen.
    9.3 Datum
    Styrelsen beslutar att hålla årsmöte för 2016 den 20/3 17:00-20:00
    – Kallelse måste skickas ut senast 6/3.
    – Information om motion och kandidering senast 21/2
  1. Styrelsens interna kommunikation
    Styrelsen beslutar att man skall skaffa en en facebookgrupp. Rebecca får ansvaret.

  2. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.

  3. Nästa möte
    Styrelsen beslutar att ha styrelsemöte tisdagen den 16/2 18:00-20:00

  4. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-11-07

Möte angående SHiRL 2016.

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande
    Dagordningen godkänns, se bifogad dagordning.

  3. Val av mötesordförande
    Kotte9 väljs till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Ailue väljs till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Leffe och Rebecca väljs till justerare

  6. Adjungerande
    Närvarande: Foxears, Ailue, Kyashi, Leffe, Rebecca, Kotte9
    Ej närvarande: Emmis och TraXy
  1. Plats för SHiRL 2016
    Mötet beslutar att ett område
     för lokal skall beslutas och att en sedan skall vända sig till Svenska Hogwarts medlemmar för att få tips om lokaler. Foxears får ansvar för att skriva ihop detta och skicka till Leffe som sedan postar från Kvastskafts forumkonto.

  2. Organisationsgrupp
    Mötet beslutar att:
    * att styrelsen annonserar efter personer som vill hjälpa till att arrangera SHiRL2016 inom det kartområdet som vi redan har definierat.
    * att styrelsen annonserar efter en samordnare för sig.
    * att gruppen sedan internt utser personer som har hand om inbjudningarna, lokalen, resor, mat och underhållning.
    * att Kotte, Emmis och Leffe skriver ihop en sådan ansökan som är tydlig med vad det innebär att arrangera ett SHiRL2016.
  1. Ekonomi
    Frågan om ekonomi bordläggs till nästa möte (ev. nästa styrelsemöte)

  2. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
  3. Nästa möte
    Nästa möte blir ett ordinarie styrelsemöte.

  4. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-07-08

  1. Mötet öppnas
  2. Dagordningens godkännande

Likabehandlingsplan läggs till som en egen punkt i dagordningen.

  1. Val av mötesfunktionärer

Sekreterare: Ailue
Mötesordförande: Rebbi
Justerare: Foxears och Kyashi

  1. Likabehandlingsplan

Ingenting har hänt kring likabehandlingsplanen ännu. Det hela bör vara klart i god tid innan det extrainsatta årsmötet. Punkten bordläggs.

  1. Styrelsens arbetsdokument

Leffe tar över gällande denna punkt då Rebbi har tekniska problem. Arbetsdokument samt ordlista har sammanställts av Traxy, Foxears och Leffe. Mötet går gemensamt igenom det förslag arbetsdokument som tagits fram.
En Kvastskaft-mail har upprättats (rollspelsforeningen@kvastskaft.org)
Styrelsen uppmuntras att reflektera över eventuella ändringar i dokumentet.
Foxears belyser att det är viktigt att använda sig av skype för att meddela att ett PC-beslut pågår.
Mötet beslutar att PC-beslut på 48h skall vara standard men att 24h är acceptabelt i nödfall.
Mötet beslutar även att mail och skype skall användas för att skicka ut PC-beslut.
Mötet beslutar att arbetsdokumentet, med ovanstående ändringar, kan tas i bruk.

  1. Stadgar

Leffe går igenom de föreslagna stadgarna och stadgeändringarna.
Mötet beslutar att stadgar och likabehandlingsplan skall klubbas separat.

  1. Nytt bankkonto

Leffe föreslår att man byter från Swedbank till Nordea då man via SVEROK kan få ett föreningskonto gratis. Mötet beslutar att byta från Swedbank till Nordea.

  1. Sverok-projekt

Rebbi läser upp en mail som RSFK fått från Sverok gällande att delta i en fantasy-relaterad referensgrupp.
Foxears erbjuder sig att delta och mötet går med på det. Mötet beslutar att skicka Foxears som representant.

  1. Karlstad Spelkonvent

Kyashi redogör för att hon skall vara funktionär för ett spelkonvent i Karlstad. Hon har fått tillstånd att dela ut reklam för SH under detta evenemang. SH-spelaren Elyon har erbjudit sig att göra flyers. Leffe upplyser om att Kvastskaft kan betala för eventuellt material. Mötet beslutar att Kyashi har fria tyglar kring detta.

  1. SHiRL, SHirl-möte

Leffe säger att lokal är bra att ha färdig till början av året så att folk kan boka tåg etc.
Foxears önskar en deadline för SHiRL-mötet i början av oktober.
Ett förslag om att styrelsen ordnar lokal läggs fram.
Ett förslag om ett brainstorm-möte läggs fram.
Leffe yrkar för att någon får i uppdrag att kalla till SHiRL-möte. Emmis får i uppdrag att kalla till SHiRL-möte.

  1. Övriga frågor

Styrelsen beslutar att låta Kotte sammanställa en kontaktlista i google docs.
Foxears får i uppgift att sammankalla till likabehandlingsmöte.

  1. Mötet avslutas

Styrelsemöte 2015-04-19

  1. Mötet öppnas
  2. Val av mötesfuntionärer:

Mötesordförande: Rebbi
Mötessekreterare: Ailue
Justerare: Foxears, Leffe

  1. Adjungerande
  2. Godkännande av dagordning (Punkten 4. Beslut angående vice demokratiobservatör ändras till 4. Diskussion angående demokratiobservatör, punkt 9. SHiRL 2016 läggs till i dagordningen)
  3. Diskussion kring och fastställande av ordningsregler för mötet:

– Mötet beslutar att alltid ha en talarlista och sedan få ifrån den om mötet anser att en friare diskussion behöver föras.

  1. Styrelsens arbetsdokument:

Mötet beslutar att Leffe, Foxears och TraXy skall skriva ihop ett förslag på Styrelsens arbetsdokument till nästa möte som tar med sig alla de tankar och idéer som mötet har lyft.

  1. Diskussion angående demokratiobservatör:

– Frågan bordläggs

  1. Föreningens stadgar – förslag kring uppdatering av stadgar, samt likabehandlingsplan:

– Mötet beslutar att två grupper för skrivande av förslag på likabehandlingsplan resp. stadgeändringar skall upprättas.

–  Mötet beslutar att Ailue, Rebbi, Kyashi och Foxears får ansvar för att ta fram ett förslag på likabehandlingsplan.

– Mötet beslutar att Leffe, Kotte och TraXy får ansvar för att ta fram ett förslag på stadgeändringar.

  1. SHiRL 2016:

– Mötet beslutar att ett separat SHiRL-möte skall hållas

– Mötet beslutar att TraXy och Leffe får i uppdrag att hitta arrangörsgåva till föregående SHiRLs arrangörer.

– Mötet beslutar att bordlägga frågan om deltagar/medlems/arrangörsenkäter till kommande SHiRL-möte.

– Notering: Arrangörerna för SHiRL2014 valde att avstå från att rösta i denna fråga.

  1. Övriga frågor

– Mötet beslutar att inte uppmärksamma SHs 11-årsjubileum på något speciellt vis då man firade 10-årsjubileumet förra året.

– Doodle för beslut om nästa mötestillfälle har fungerat bra och kan fortsätta användas.

11. Mötet avslutas.

Styrelsemöte 2009-11-24

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Admanta, Leffe och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Dagordningen fastställdes till att ta upp de punkter från förra mötet (091109) som skulle göras något åt, och se vad som gjorts.

1) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år.
2) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte.
3) Genomgång av verksamhetsplanens punkter som krävde någon slags action.
C. Försöka värva fler medlemmar.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
4) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
5) Eget RFSK-forum
6) Nästa möte
7) Övriga frågor

Dagordningen godkändes.

1) Från förra mötet hade Safir tagit på sig att kolla upp vilka datum som gällde för medlemsbidrag.

Då SVEROK hade sin riksstämma 21-22 november har de inte svarat i telefon eller på mail veckan innan och veckan efter (dvs denna veckan) har kansliet stängt.

Safir hittade dock nedanstående information på hemsidan:

För 2009 kan ni få 3 000 kronor i verksamhetsbidrag och 80 kronor per medlem i åldern 7-25 för de första 1 000 medlemmarna, och sedan 60 kronor per medlem i åldern 7-25.
Rapporterar man sina uppgifter för 2009 före 31 januari 2010 kan ni få ytterligare 1 500 kronor i verksamhetsbidrag.
För att vi ska kunna betala ut detta behöver vi få in dels en årsmötesrapport innehållande förtroendevalda och datum för ert årsmöte under 2009, en verksamhetsrapport som innehåller vad ni har gjort, samt er medlemslista. Dessa uppgifter kommer ni att skicka in via det nya, webbaserade föreningsregistret när det lanseras.
Pengarna betalas ut till ett bankkonto som ägs av föreningen. Det är alltså inte okej att någon i styrelsen står som kontoinnehavare.
Ni behöver samla in vissa obligatoriska uppgifter om medlemmarna: personnummer, kön, namn, adress, telefonnummer, eventuell medlemsavgift och datum då medlemmen förnyade sitt medlemskap eller betalade medlemsavgiften för 2009.
Detta datum behöver vara tidigast 2008-07-01 och senast 2009-12-31.
http://www.sverok.se/forening/bidrag/gr … -2009/#top

Sammanfattningsvis: Vi får mer pengar om vi ansöker före sista januari 2010 och medlemmarna måste ha gått med i år.

2) Från förra mötet tog Leffe på sig att gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe har inte hunnit detta.

Leffe ska även skriva en guide till hur man skriver motioner.
Det har inte Leffe heller hunnit, men det är på G, hon har samlat massa motionsinfo. Det är mest ”skriva ihop” som inte funkat.

Övriga styrelsemedlemmar hade felaktigt fått uppfattningen att Leffe även tagit på sig att skriva en motion angående styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK. Vid en granskning av loggfilerna visade det sig att det var en missuppfattning, men Leffe har avsikt att skriva en sådan motion (från styrelsen) till årsmötet.

3 C) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admanta har börjat skissa på en text som kan användas på SH som hon tycker ska skickas ut via meddelande på SH. Gärna i god tid innan sagda datum som Safir nämnde innan (31/1).

Admanta skriver ihop ett meddelande som riktar sig till SH’s medlemmar och postar i forumet så att alla i styrelsen kan läsa och godkänna och sedan skicka ut. Deadline, 4:e december för ett postat förslag.

3 D) TraXy har lagt upp förslag på kontrakt på RSFKs egna forum om samarbetet mellan RSFK och SH. Styrelsen godkände kontraktet och TraXy ska skriva ut och skriva på det i egenskap av SH-grundare, SL och SH-admin och sedan posta till Leffe, som ska skriva på i egenskap av RSFK-representant.

4) TraXy har lagt upp förslag på en mall hur ett kontrakt mellan RSFK och eventuella framtida andra HP-relaterade rollspel ska se ut. Man kommer kanske att behöva modifiera mallen för varje gång den används, då olika rollspel har olika förutsättningar, men det finns i alla fall en grund. Styrelsen godkände kontraktsmallen.
Båda kontrakten kan beskådas här: http://www.kvastskaft.org/forum/viewforum.php?f=3

5) Traxy skulle kolla upp om inte RSFK kan ha ett eget forum och hon har fixxat ett också! http://www.kvastskaft.org/forum/ Vi kommer snart att flytta dit helt och hållet och stänga tråden på SHs sida på Forum 1.

6) Nästa möte
Bestämdes till 17/12 kl 19:00.

7) Övriga frågor
Inga övriga frågor.

Mötet avslutades.

Styrelsemöte 2009-11-09

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Leffe, Admanta och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Följande dagordning föreslogs

1) Budgeten – rapport
2) Genomgång av verksamhetsplanen.
3) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte
4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år
5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget
6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
7) Övriga frågor
– Nästa möte
-Eget RFSK-forum

Dagordningen godkändes.

1) Rapport från kassör Leffe
Vi har 6592:- på kontot efter att vi fått det lilla vi nu fick av Sverok det här året.
TraXy ska ha 754:- av dem för nuvarande fakturor och en som kommer i december.
Det betyder att gör vi inte av med något mer under året så kommer vi ha 5838:- inför nästa år.
Detta beror mycket på att IRL:et ställdes in och vi har inte gjort av med några pengar alls det här året utöver det vi ska betala till Traxy för årets och förra årets driftskostnader.
Driftskostnaden för 2010 beräknas till c:a 430kr.

2) Genomgång av verksamhetsplanen
Årsmötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

A. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
-Vi försökte, men det föll på det ekonomiska.
B. Söka bidrag ifrån SVEROK.
-Vi har sökt och fått c:a 3000 kr. Om RFSK hade fler medlemmar skulle vi få mer bidrag.
C. Försöka värva fler medlemmar.
-Vi ska annonsera mer regelbundet på SHs sidor.
-Vi skulle även kunna annonsera på TS, FeFo och Catahya. Admanta tar på sig att skriva ihop en plan om var när och hur, som alla i styrelsen sedan kan genomföra.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
3) Saker vi måste kolla upp inför årsmötet är stadgegenomgång, motioner och dess datum samt har vi en aktiv (och icke bannad) valberedning?

Leffe ska gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe ska skriva en motionstext om styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK.

Leffe ska gå igenom motionstexterna.

Leiya och Victor är valberedning och båda är aktiva och närvarande för tillfället.

4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år!
Safir kollar datum.

5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admantas förslag på punkt 2C får ligga till grund för detta. Vi avvaktar.

6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH.
Traxy börjar bearbeta nuvarande kontrakt med SH för att göra det till en mer generell mall. Alla ska titta på förslaget och ha kommenterat det senast 091123.

7) Övriga frågor
-Nästa möte
24/11 kl 19:00
-Ska RSFK ha ett eget forum, utanför SH?
Traxy kollar upp detaljerna kring detta.

Det beslutades att frågor om reklam och att fixa tröjor åt föreningen tas upp på styrelsemöte istället.

Styrelsemöte 2008-04-09

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2008-04-09

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades kl. 20:04.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Safir
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Traxy valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Safir valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Inga frågor om föregående protokoll, som var årsmötesprotokollet. Detta protokoll finns att läsa på hemsidan, meddelade Traxy.

8. SHiRL 2008
”Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.”
Källa: Styrelsemöte 2008-02-26

[Angfiel = Leffe, Safirs kommentar]

Leffe är redo att stå som arrangör för ett SHIRL i Härnösand. Leffe kan nästan säkert låna sina föräldrars sommarstuga i Härnösand, hon ska bara kolla med sina föräldrar vilken helg som passar bäst. Kostnaden kommer att vara för förbrukad elektricitet och beräknas uppgå till c:a 100kr.

9. Pengar till SHiRL 2008
Förra IRL med 20 pers gick det åt ca 3000 i matpengar. Som sagt får vi gratis hyra ska det inte behöva kosta mer än 4500:- för mat och liknande. Blir det över något går det tillbaka till föreningen.

10. Övriga frågor
Diskutera hur vi går vidare med det här kontraktet. RSFK har ett kontrakt med SH som innebär att RSFK står för SHs hemsidekostnader och att RFSK inte styr över själva rollspelet dvs de kan inte kontrollera det som händer i HK eller i spelet i övrigt.

Traxy ska skriva ihop kontraktet så kan Admantas kompis kanske kika genom det om hon vill när det är klart då. Admanta ska fråga. Det här med konjtraktet är ett gammalt beslut som vi behöver verkställa.

Leffe ska också skriva ihop guide till hur man söker bidrag.

11. Nästa möte
Exakt datum och tid för nästa möte bestäms i forumet.

12. Mötets avslutande
Mötet avslutades.

Styrelsemöte 2008-02-26

Plats: Skype
Datum: 2008-02-26

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Arienne.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Arienne
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Arienne valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Alla nu närvarande var med vid föregående möte.

8. Bidrag till IRL-träffar
Eftersom vi nu kan söka bidrag ifrån SVEROK så tyckte styrelsen det var dags att sätta punkt för den sedan länge påbörjade diskussionen och äntligen bestämma vad som ska gälla för att kunna sätta bidrag.
Definitionerna av IRL-träffar beslutades som följer:

  • En IRL-träff klassas som mini-IRL om den har ca 5-9 deltagare. Den behöver inte ha någon övernattning.
  • En IRL-träff klassas som stor-IRL om den har minst 10 deltagare och övernattning minst en natt ingår.

För att kunna söka RFSK-bidrag till en IRL-träff bestämde styrelsen följande:

  1. Träffen måste bestå av minst fem personer, varav minst en (den som är arrangör och/eller kassör) måste vara medlem i RFSK.
  2. Träffen måste ha ett tydligt rollspelssyfte och måste vara helt alkohol- och drogfri.
  3. Inbjudan till träffen måste gå ut officiellt i forumet.
  4. Träffens arrangör/kassör måste kunna visa upp en deltagarlista, budget samt kvitton till RFSK:s kassör för att kunna få ut bidrag.
  5. Fullt bidrag (kommer att specifieras senare när vi vet hur mycket vi har att röra oss med) ges för träffdeltagare som är RFSK-medlemmar. Halvt bidrag ges för träffdeltagare som är SH-medlemmar men som inte är med i RFSK. Man kan inte söka bidrag alls för träffdeltagare som inte är medlemmar i vare sig RFSK eller SH. Icke-medlemmar kan gå med i RFSK under träffen, och räknas då som RFSK-medlemmar i bidragsansökningen.
  6. Bidrag ges i efterhand, om inte särskilda omständigheter föreligger.
  7. Stickprovskontroller kan komma att göras bland IRL-deltagarna efter en IRL-träff, för att kontrollera att de uppgifter som inkommit i ansökningen stämmer.

Det bestämdes att Angfiel ska skriva ihop en guide till hur pengarna ska skötas för att hon som kassör ska bevilja bidragsansökningar.

9. Övriga frågor
Registrering av förening till SVEROK: Vi är nu medlemmar i SVEROK, men måste kolla upp ordentligt hur man gör för att söka bidrag.

Nytt år, nya medlemmar: Traxy påminner om att man måste registrera om sig i föreningen för att räknas som medlem under 2008. Det bestämdes att Traxy ska skicka ut påminnelser om detta till alla som var medlemmar under 2007.

SHIRL 2008: Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.

Årsmöte 2008: Traxy påminner om att årsmötet måste hållas innan 31 mars. Det beslutas att hålla årsmöte söndagen den 30:e mars, kl. 18:00 på IRC och att Traxy ska skicka ut kallelse till detta så snart som möjligt.

10. Nästa möte
Nästa möte är årsmötet, om inget annat dyker upp som måste diskuteras först.

11. Mötets avslutande
Mötet avslutades av mötesordförande Arienne.