Kategoriarkiv: Dokument

Uppdatering av stadgar 2016

Stadgeändringar antagna på årsmötet 2016.
Årsmötet 2016 beslutade även att den som uppdaterar stadgarna får i uppgift att göra relevanta redaktionella ändringar (numrering rätt, stavning etc).

Förslag på ändring av Kvastskafts stadgar:

Vi har arbetat genom varje punkt för sig och föreslår förändringar på en del av dem. Vi kände dock att många delar av stadgan var bra och behöver inte ändras och då har vi motiverat det istället för att föreslå en ändring.

Vi föreslår att vi börjar lägga till saker som stadgebilagor. Stadgebilagor är en del av stadgan (så kan bara ändras på årsmöte eller extrainsatt årsmöte) men är lättare att ändra eftersom det inte kräver två läsningar att ändra och behöver inte ha en speciell majoritet om man inte definierar det i själva stadgan. Det går även att ta bort och lägga till genom en enkel omröstning på årsmötet. Därför föreslår vi att vi lägger till två stadgebilagor på nästa extrainsatta årsmöte som heter Medlemsavgift respektive Likabehandlingsplan. Medlemsavgiften för att årsmötet årsmötet egentligen ska klubba medlemsavgiften och likabehandlingsplanen i enlighet med årsmötets beslut att ta fram en sådan.

När det gäller att lägga till styrelsens arbetsdokument har vi känt att det inte ska in i stadgarna eller i stadgebilagorna eftersom det är ett internt dokument som styrelsen ska kunna ändra i när och om styrelsen känner att den behöver ändras.

Notera att styrelsen inte kan ändra i stadgarna själva och inte lägga till stadgebilagor heller, så det kräver att vi lägger upp det som förslag på årsmöte för att det ska kunna träda i kraft.

Underlag skrivet av: Karin Johansson, Leffe Deldén och Sofia Meaden.

Stadgar:

§1 Föreningens namn
Föreningens namn är Rollspelsföreningen Kvastskaft.
Förslag på ändring: För tydlighets skull anser vi att det är bra att lägga till föreningens förkortning då vi använder det ganska ofta.

Förslag på ny stadga:
§1 Föreningens namn

Föreningens namn är Rollspelsföreningen Kvastskaft och förkortas RSFK.

§2 Föreningens säte
Föreningen har sitt säte i Linköping.
Ingen ändring: Det finns ingen anledning då sätet bara påverkar var man söker lokalt bidrag från Sverok för träffar och liknande och eftersom vi aldrig sökt några sådana bidrag (då vi inte kommer få någon eftersom vi inte träffas irl för att rollspela) så spelar det inget roll för oss som förening. Att ändra varje gång beroende på var styrelsen bor skulle bli väldigt hattigt för föreningen och onödigt med pappersarbete att skicka in varje gång.

§3 Föreningsform
Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sverok.
Ingen ändring.

§4 Syfte
Föreningens syfte är främst att främja Harry Potter-rollspel.
Ingen ändring: Vi diskuterade om det borde ändras till ”rollspelande”, men vi såg ett problem i att vidga begreppet med att veta hur vi ska handskas med att vi får kontakt med enskilda personer snarare än andra rollspel där det finns tydliga ansvariga. Exempelvis om en annan förening eller ett rollspel likt SH skulle komma i kontakt med oss är det lättare att lita på och att veta hur vi kan hjälpa till än att en grupp på tre personer som inte har kontakt med något rollspel vill ha fika-pengar för att de ska ses på stan och prata Harry Potter en stund.

§5 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
Ingen ändring.

§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret är 1 januari till 31 december.
Ingen ändring: Vi kom fram till att bryta verksamhetsåret är onödig administration då allt som har med Sverok att göra räknar hela år. Att vi har årsmöte sista helgen i mars är för att det är absolut sista helgen att ha årsmöte, om vi ville hålla oss mer till verksamhetsåret så skulle vi kunna ha möte redan i december/januari om vi ville. Det går utmärkt att välja en ny styrelse trots att det finns en sittande styrelse. Så det är värt att diskutera om vi ska kalla till ett ”tidigt” årsmöte för 2016 så att det blir mer likt verksamhetsåret. I vilket fall så sitter styrelsen ett år i praktiken oavsett när man har möte.

§7 Medlemmar
Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.
En medlem som allvarligt skadar föreningen kan avstängas av styrelsen. Avstängd medlem måste diskuteras på nästa årsmöte. Antingen så upphävs då avstängningen eller så utesluts medlemmen. Styrelsen och årsmöte kan upphäva avstängning och uteslutning.
Förslag på ändring: Vi diskuterade detta med medlemsavgift och varför det står med, men kom fram till att bara för att medlemsavgiften är gratis i nuläget betyder inte det att den alltid kommer att vara gratis. Det är lättare att lägga medlemsavgiften som stadgebilaga så att den kan ändras på ett årsmöte och sen ha kvar formuleringen kring medlemsavgiften. Vi tog även upp att ändra ”avstängas” till ”uteslutas” då det i praktiken är samma sak och det är bättre för föreningen att kunna makera att det innebär att man inte får vara med i föreningen om man gör olagligheter eller annat som är grovt olämpligt (exempelvis grov mobbing trots påpekningar, sexuella trakasserier trots påpekningar osv).

Förslag på ny stadga:
§7 Medlemmar

Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på ett årsmöte genom en ändring i stadgebilagan: Medlemsavgift. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.

En medlem som allvarligt skadar föreningen kan uteslutas av styrelsen. Utesluten medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om uteslutningen ska hävas eller forsätta gälla. Styrelsen kan häva en uteslutning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att uteslutningen inte ska hävas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.
Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.
Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen. Styrelsen kan inom sig själv utse vice kassör och vice sekreterare vid behov.
Ingen ändring.

§9 Revisorer
För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer.
Valbar är person som inte sitter i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.
Ingen ändring.

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Styrelsen kan om det är mindre än två månader kvar till 30 mars, tillsätta fler medlemmar i valberedningen om de ordinarie av någon anledning inte kan fortsätta utföra sina uppdrag. Valbar är medlem i föreningen.
Förslag på ändring: Vi anser att det står tydligt att mötet kan välja en eller fler valberedare men att man inte måste det. Däremot tycker vi att vi borde skriva in den praxis vi har upprättat med att styrelsen kan vakantsätta posterna under året istället för den formulering som är nu. Genom att igen skriva ”kan” så betyder det inte att årsmötet måste göra så utan bara om årsmötet anser att styrelsen ska ha det ansvaret.

Förslag på ny stadga:
§10 Valberedning

För att ta fram förslag på personer, till de i stadgarna föreskrivna valen, kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Årsmötet kan ge styrelsen i uppdrag att tillsätta fler valberedare vid behov. Valbar är medlem i föreningen.

§11 Ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

  1. mötets öppnande
  2. mötets behörighet
  3. val av mötets ordförande
  4. val av mötets sekreterare
  5. val av justerare tillika rösträknare
  6. verksamhetsberättelse för förra året
  7. ekonomisk berättelse för förra året
  8. revisorernas berättelse för förra året
  9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse
  10. årets verksamhetsplan
  11. årets budget
  12. val av årets styrelse
  13. val av årets revisor
  14. val av årets valberedare
  15. inkomna motioner
  16. övriga frågor
  17. mötets avslutande

Förslag på ändring: Vi tycker att det ska vara stor bokstav i början på punkterna. Sen lägger vi till en punkt för medlemsavgift så att det inte faller bort att det ska beslutas på årsmötet.
Årsmötet 2016 beslutade även att lägga till ”Godkännande av dagordning” till dagordningen under punkt §11.

Förslag på ny stadga:
§11 Ordinarie årsmöte

Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

  1. Mötets öppnande
  2. Mötets behörighet
  3. Val av mötets ordförande
  4. Val av mötets sekreterare
  5. Val av justerare tillika rösträknare
  6. Godkännande av dagordning
  7. Verksamhetsberättelse för förra året
  8. Ekonomisk berättelse för förra året
  9. Revisorernas berättelse för förra året
  10. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
  11. Årets verksamhetsplan
  12. Årets budget
  13. Val av årets styrelse
  14. Val av årets revisor
  15. Val av årets valberedare
  16. Inkomna motioner
  17. Övriga frågor
  18. Mötets avslutande

§12 Extra årsmöte
Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.
På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
Förslag på ändring: Bara en ren sematisk ändring i att ändra ”extra årsmöte” till ”extrainsatt årsmöte”.

Förslag på ny stadga:
§12 Extrainsatt årsmöte

Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extrainsatt årsmöte. Vid giltigt krav på extrainsatt årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

På extrainsatt årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§13 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma.
Förslag på ändring: Vi föreslår att man ändrar till att det är styrelsen som beslutar vem som kan teckna firma utöver firmatecknarna så att det blir tydligt. Idag är det väldigt otydligt vem som har den befogenheten.

Förslag på ny stadga:
§13 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses av styrelsen att teckna föreningens firma.

§14 Rösträtt
Endast fullt betalande närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.
Förslag på ändring: Vi föreslår att vi tar bort ”fullt betalande” då det är överflödigt och låter som att man måste ha en medlemsavgift som man betalar. Om vi har medlemsavgift sen kommer man inte vara medlem om man inte har betalat medlemsavgiften i vilket fall.

Förslag på ny stadga:
§14 Rösträtt

Endast närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.

§15 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.
Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal får slumpen avgöra.
Förslag på ändring: Den här stadgan var väldigt omdiskuterad på mötet där den antogs, men trots det så tycker vi att det är dags för en ändring så att vi har en stadga som mer reflekterar hur vi faktiskt gör i omröstningar. Det är också bra att notera att själva voteringarna där slumpen dyker upp är inte vid personröster med fler än tre personer eftersom det är utslagsröstning (man ställer alla mot varandra och de med lika många röster är kvar i nästa omröstning) man gör då, men för tydlighets skull så föreslår vi att vi lägger till en grej om det också.
Att ändra enkel röstövervikt till enkel majoritet är bara en semantisk skillnad då det låter mer korrekt.

Förslag på ny stadga:
§15 Röstetal

Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel majoritet om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.
Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal så hålls omröstningen en gång till. Om det efter tre exakt likadana omröstningar fortfarande är lika röstetal så får slumpen avgöra.
Vid val där det är tre (3) eller fler valbara till en (1) post så används utslagsröstning vid lika röstetal.

§16 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöte.
För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.
Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver likalydande beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten.

Förslag på ändring: Vi ser ingen anledning att ändra stadgan i sig men det är bra om vi lägger till ett stycke om stadgebilagorna så att det blir tydligt hur årsmötet och styrelsen ska handskas med dem.

Förslag på ny stadga:
§16 Stadgeändring

Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöte.
För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver likalydande beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten.

Stadgebilagor kan bara ändras och läggas till på årsmöte. För att lägga till eller ändra i en stadgebilaga måste ändringen antas med enkel majoritet. Då en stadgebilaga ska ändras eller läggas till måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

§17 Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte.
Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen.
Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar vägrar godkänna upplösningen.
Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet.
Ingen ändring.

Stadgebilagor:
Årsmötet 2016 beslutade att ta bort stadgebilaga 2: likabehandlingsplan ur stadgeförslaget.

Stadgebilaga 1: Medlemsavgift
Rollspelsföreningen Kvastskafts medlemsavgift är 0 kronor.

Stadgebilaga 2: Likabehandlingsplan
[Läggs till när den är skriven och klubbad av styrelsen]

Följande stadgeändring kräver en andraläsning vid nästa årsmöte:
§16 Stadgeändringar (inklusive beslutet att lägga till stadgebilagor)

Verksamhetsberättelse 2015

Inledning

Föreningen Kvastskaft har under året haft löpande verksamhet genom att hålla regelbundna styrelsemöten, söka bidrag, rapportera in medlemmar och uppmuntra Harry Potter-rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.

Styrelsearbete

2015 bestod Kvastskafts styrelse av Vilma Dahlström, Caroline Warnqvist, Leffe Deldén, Johanna Warnqvist, Rebecca Haglund och Sofia Meaden. På årsmötet valdes Rebecca Haglund, Maia Bergman, Leffe Deldén, Sofia Meaden, Emma Abrahamsson, Matilda Ralmé, Karin Johansson och Johanna Warnqvist till ny styrelse.

Styrelsen har haft sex styrelsemöten under året.

Styrelsen har antagit ett internt arbetsdokument som ska kunna uppdateras för varje styrelse, men som är en ram för hur styrelsen ska arbeta. Det har även gjorts en ordlista för att underlätta för nya styrelsemedlemmar som inte kan alla facktermer kring möten. Den kan även användas som ordlista för årsmöten.

Styrelsen har även beslutat att ha talarlista under möten för att underlätta för alla att komma till tals.

Under året skapade SH-medlemmen Elyon flyers med reklam för både SH och Kvastskaft. Dessa delades sedan ut under Karlstads Spelkonvent. Detta var en mässa som hölls i Karlstad i juli 2015. 123 personer kom till mässan. SHarna som var där delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut.

Styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog.

Styrelsen har påbörjat en likabehandlingsplan.

Styrelsen har även skrivit en föreningsguide och en styrelseguide för att underlätta för nya medlemmar i styrelsen och föreningen.

Styrelsens åtaganden genom Verksamhetsplanen för 2015:

  • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö
    • Föreningen har uppmuntrat till Harry Potter rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.
  • Aktivt göra reklam för föreningen genom att vara med på möjliga event och andra utåtriktade aktiviteter
    • Föreningen har varit med på en mässa där det delades ut flyers om föreningen med uppmuntran om att att bli medlem i Kvastskaft.
  • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar
    • Föreningen har en guide till hur man ska arrangera mini-träffar runt om i landet http://www.kvastskaft.org/for-arrangorer/
    • Styrelsen har annonserat om detta på sin Facebook-sida för att göra andra medvetna om att alternativet finns.
  • Gå igenom stadgarna och föreslå förändringar tills det extrainsatta årsmötet som styrelsen ska kalla
    • Pga schema-krockar för styrelsen så kallades inte det extrainsatta årsmötet under året. Däremot har styrelsen tagit fram ett förslag på uppdaterade stadgar som ska läggas fram på Kvastskafts Årsmöte 2016.
  • Skriva en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Styrelsen har valt att föreslå att skrivandet av likabehandlingsplanen åläggs nästa styrelse genom att föreslå det i förslag till verksamhetsplan då styrelsen tyvärr, pga tidsbrist, inte har kunnat procudera en sådan under året.
  • Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information
  • Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte
  • Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”
    • Styrelsen har gått igenom hemsidan och uppdaterat den med information under året. Om mer information borde liggas på hemsidan har styrelsen uppmuntrat föreningens medlemmar att säga till vad som saknas så det kan läggas till.
  • Ha kul!
    • Styrelsen anser att de haft roligt under sina möten och i sitt arbete och anser därför att denna punkt i verksamhetsplanen ska anses vara utförd. Styrelsen kan givetvis inte veta om alla medlemmar i föreningen har haft roligt under året, men det är styrelsens förhoppning.

SHiRL 2016

Då det är ett jämnt år 2016 så har styrelsen för 2015 även planerat förarbete inför att kunna arrangera SHiRL2016.

Ett styrelsemöte dedikerat åt SHiRL hölls under hösten, där styrelsen bland annat beslutade att tillsätta en arrangörsgrupp och ge den uppdraget att fortsätta den grund styrelsen lagt inför SHiRL 2016’s planering. Gruppen tillsattes under början av 2016.

Övrigt

Styrelsen har beslutat att skicka arrangörsgåvor till de som arrangerade SHiRL2014, som inhandlades under 2015 och kommer skickas ut 2016.
Styrelsen har undersökt att byta bank från Swedbank till Nordea då Sverok erbjuder gratis konton genom Nordea. Detta förväntas jobbas vidare på under 2016.