Kategoriarkiv: Årsmötesprotokoll

Årsmöte 2017-03-26

  1. Mötets öppnande
    Leffe Deldén förklarar mötet öppnad 18:15. 
  2. Mötets behörighet
    Mötet anses behörigt. 
  3. Val av mötets ordförande
    Leffe Deldén väljs till mötesordförande. 
  4. Val av mötets sekreterare
    Matilda Ralmé väljs till mötessekreterare. 
  5. Val av justerare tillika rösträknare
    Ellinor Ralmé och Robin Bergmark väljs till justerare tillika rösträknare. 
  6. Godkännande av dagordning
    Dagordningen godkänns med följande ändringar:
    Punkt 7. Närvaro och adjungeringar läggs till 
  7. Närvaro och adjungeringar
    Mötet adjungerar in alla som inte är medlemmar med närvaro, yttrande och yrkanderätt och uppdrar mötessekreteraren att notera när en adjungerad varit närvarande.

    Närvarande:
    Ellinor Ralmé, Matilda Ralmé, Leffe Deldén, Anna-Karin Jonasson, Robin Bergmark, Hedvig Strömbom, Viktor Bengtsson, Elisabet Knutsson (anslöt under punkt 8, blev medlem under punk 9), Malin Toftefors (anslöt under punkt 17.1)

    Adjungerade:
    Morgan (anslöt under punkt 11)
    Sofia Meaden (anslöt under punkt 14, lämnade under punkt 15)
    NarianTheBear (anslöt under punkt 16) 
  8. Verksamhetsberättelse för förra året
    Länk till verksamhetsberättelsen.

    Mötet lägger verksamhetsplanen till handlingarna med följande ändringar:
    Att i andra meningen ändra “genomgående” till “omfattande”. 
  9. Ekonomisk berättelse för förra året
    Länk till den ekonomiska berättelsen.

    Mötet lägger den ekonomiska berättelsen till handlingarna.
     
  10. Revisorernas berättelse för förra året
    Länk till revisorsberättelsen.

    Mötet lägger revisorsberättelsen till handlingarna. 
  11. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
    Mötet ger styrelsen 2016 ansvarsfrihet. 
  12. Årets verksamhetsplan
    Länk till verksamhetsplanen.

    Mötet godkänner verksamhetsplanen med följande ändringar:
    Att stryka punkten “aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft”. 
  13. Årets budget
    Länk till budgetförslag.

    Budgeten godkänns med följande ändringar:
    Att ändra skulder till 2210 kr och föra över resterande 290 kr till övriga kostnader.
    Att slå ihop SHiRL 2017 och Mini-SHiRL till en budgetpost som heter IRL-träffar som ska ligga på 15000 kr. 
  14. Val av årets styrelse
    Valberedningens förslag: Leffe Deldén till ordförande och Elisabeth Knutsson till sekreterare.

    Leffe Deldén nominerar Anna-Karin Jonasson till kassör.
    Ordförande, kassör och sekreterare väljs som en klump
    Mötet väljer följande:
    Ordförande: Leffe Deldén, 830527-7868
    Kassör: Anna-Karin Jonasson, 870804-3982
    Sekreterare: Elisabet Knutsson

    Matilda Ralmé kandiderar till ledamot.
    Mötet väljer Matilda Ralmé till ledamot. 
  15. Val av årets revisor
    Valberedningens har inget förslag.

    Viktor Bengtsson nominerar Hedvig Strömbom.
    Mötet väljer Hedvig Strömbom till revisor.

     
  16. Val av årets valberedare
    Valberedningen har inget förslag.

    Matilda Ralmé nominerar Viktor Bengtsson och Robin Bergmark.
    Mötet väljer Viktor Bengtsson och Robin Bergmark till valberedning. 
  17. Inkomna motioner 
    1. Proposition: Andraläsning av §16 Stadgeändring
      Länk till propositionen.

      Mötet godkänner stadgeändringen med ⅔ majoritet. 
    2. Proposition: Likabehandlingsplan som stadgebilaga
      Länk till propositionen.

      Mötet godkänner att likabehandlingsplanen läggs till som en stadgebilaga.
      Mötet lägger handlingsplanen till handlingarna som information från styrelsen. 
  18. Övriga frågor
    Inga övriga frågor. 
  19. Mötets avslutande
    Leffe Deldén förklarar mötet avslutat 20:11.

Extrainsatt årsmöte 2016-06-18

  1. Mötets öppnande
    Karin Johansson förklarar mötet öppnat klockan 18:02
  2. Mötets behörighet
    Kallellsen skickades ut 3 juni, vilket är mer än 2 veckor innan mötet.
    Mötet anser att det extrainsatta årsmötet är behörigt.
  3. Val av mötesordförande
    Mötet väljer Leffe Deldén till mötesordförande.
  4. Val av mötessekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé till mötessekreterare.
  5. Val av justerare tillika rösträknare
    Mötet väljer Karin Johansson och Anna-Karin Jonasson till justerare tillika rösträknare.
  6. Godkännande av dagordning
    Mötet godkänner dagordningen med följande ändringar:
    Punkt 7 Närvaro och punkt 8 Adjungerade läggs till.
  7. Närvaro
    Matilda Ralmé
    Karin Johansson
    Mathilda Schnorrenberger
    Leffe Deldén
    Othilda Ahlrot (anslöt under punkt 6)
    Anna-Karin Jonasson
    Ellinor Ralmé
    Fredrik Sjöström (anslöt under punkt 5)
  8. Adjungerade
    Mötet beslutar att adjungera in personer som inte är medlemmar i föreningen på mötet med full närvarorätt, yttranderätt och yrkanderätt.
  9. Val av ordförande
    Valberedningens nominering till ordförande: Leffe Deldén.
    Mötet väljer Leffe Deldén till föreningens ordförande med acklamation.
  10. Val av kassör
    Valberedningens nominering till kassör: Ellinor Ralmé.
    Mötet väljer Ellinor Ralmé till föreningens kassör med acklamation.
  11. Proposition: Stadgeändring §7 Medlemmar
    Matilda Ralmé föredrar punkten.
    Mötet beslutar att anta propositionen.

    Anledning till ändring:
    De nya stadgar vi antog på årsmötet 2016 underkändes av Sverok med anledning av en formulering som ändrades. I de gamla stadgarna stod det att styrelsen kan stänga av en medlem som beter sig dålig, och detta ändrades i nya stadgan till “utesluta”. Enligt Sveroks regler får styrelsen aldrig utesluta en medlem, utan endast årsmöte, och avstängning och uteslutning är alltså två skilda saker. Det är vad denna ändring gäller. Sverok uppmuntrade också att lägga till att den avstängda medlemmen har rätt att föra sin talan och rösta i frågan om sin egen uteslutning, vilket också är med i detta förslag.

    Om uteslutning och avstängning från Sveroks standardstadgar:
    En medlem som missköter sig kan bli avstängd av föreningens styrelse. Nästa årsmöte måste då besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.

    Nuvarande stadga (§7, andra stycket):
    En medlem som allvarligt skadar föreningen kan uteslutas av styrelsen. Utesluten medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om uteslutningen ska hävas eller forsätta gälla. Styrelsen kan häva en uteslutning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att uteslutningen inte ska hävas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

    Förslag på ändring (§7, andra stycket):
    En medlem som allvarligt skadar föreningen kan bli avstängd av styrelsen. Avstängd medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om medlemmen ska uteslutas eller om avstängningen ska hävas. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen kan häva en avstängning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att medlemmen ska uteslutas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

  12. Mötets avslutande
    Mötesorförande förklarar mötet avslutat klockan 18:40.

Årsmöte 2016-03-20

  1. Mötets öppnande
    Mötet öppnas 18:15 av Rebecca Haglund.
  2. Närvaro
    Mötet beslutar att adjungera in icke-medlemmar med närvarorätt och yttranderätt på mötet.

    Närvarande:
    Maia Bergman
    Viktor Bengtsson (gick med 18:31, under punkt 2)
    Jenny Söderberg (lämnade 22:38 under punkt 19)
    Emma Abrahamsson
    Matilda Ralmé
    Mathilda Schnorrenberger
    Karin Elofsson (försvann 22:58-23:33 under punkt 20)
    Leia Gripencreutz (gick med 18:57, under punkt 6, försvann 19:43-20:17 under punkt 10-16)
    Karin Johansson
    Johanna Warqvist (gick med 18:58 under punkt 6)
    Leffe Deldén
    Andreas Nicklasson
    Othilda Ahlrot (försvann 18:33-18:36 under punkt 2, försvann 18:47-18:52 under punkt 4-5, lämnade 20:15 under punkt 16)
    Rebecca Haglund (försvann 18:48-18:54 under punkt 4-5)
    Malin Toftefors (gick med 19:35 under punkt 9, lämnade 22:58 under punkt 20)
    Anna-Karin Jonasson (försvann 19:43-20:14 under punkt 10-16)
    Caroline Warnqvist
    Hedwig Strömbom
    Sofia Meaden
    Robin Bergmark
    Wilma Strömberg (gick med 18:52 under punkt 5, lämnade 22:34 under punkt 19)

  3. Dagordningens godkännande
    Mötet beslutar att lägga till punkt 3. Dagordningens godkännande.
    Mötet beslutar att flytta punkt 20. Uppdatering av stadgar-23. Inkomna motioner till innan punkt 14. Val av möterordförande.
    Mötet beslutar att slå ihop punkt 8-9 Ekonomisk berättelse och 10-11 Revisorns berättelse.
    Mötet beslutar att lägga till  ny punkt 16 Verksamhetsplan och ny punkt 17 Budget.

  4. Mötets behörighet
    Mötet bedöms behörigt då mail med kallelse utgått till medlemmar senast 6 mars.

  5. Val av mötets ordförande
    Mötet väljer Robin Bergmark som mötesordförande.

  6. Val av mötets sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé som mötessekreterare.

  7. Val av justerare och rösträknare
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till justerare och tillika rösträknare för mötet.

  8. Verksamhetsberättelse från förra året
    Mötet beslutar att vi stryker ”[gjordes det inte en fin ny flyer också som vi kan få med här?]”.
    Mötet beslutar att vi byter ut kommentarerna under punkterna ”Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få liteinformation” samt ”Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte”, till: ”Se bilagor”.
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen med ovanstående ändringar och lägga till i handlingarna.

    Se bilaga.

  9. Ekonomisk berättelse från förra året och Ekonomisk berättelse från 2014

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2015

    Föreningen har fått in en inbetalning från Sverok på 2680 kr för 2014 års bidrag. Föreningen förväntas få 2800 kr i bidrag från Sverok för 2015 som kommer betalas in på kontot under 2016.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Eftersom detta inte redovisades förrän årsmötet 2016 har dessa fodringar ännu inte krävts in. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr.
    Handkassan har använts till att betala av en del av utgiften för arrangörsgåvor och resterande summa står som skuld.

    INGÅENDE BALANS
    Bank               19547,50 kr
    Handkassa        612 kr
    Fodringar       3080 kr
    SUMMA      23239,50

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2680 kr
    SUMMA            2680 kr
    Utgifter
    Arrangörsgåvor Shirl2014  612 kr
    Minskad fodran Sverok      2680 kr
    SUMMA                                      3292 kr
    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                          400 kr
    Bidrag Sverok för 2015   2800 kr
    SUMMA                                   3200 kr
    Skulder
    Arrangörsgåvor Shirl2014   326 kr
    SUMMA                                          326 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster             2680 kr
    Nya fodringar                      2800 kr
    Nya skulder                           -326 kr
    Summa utgifter                -3292 kr
    Summa årets resultat   1862 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank                              22227,50 kr
    Handkassa                            0 kr
    Fodringar                     3200 kr
    Skulder                           -326 kr
    SUMMA                    25101,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2015 till handlingarna.

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2014
    Föreningen höll ett stort SHiRL under sommaren 2014 där 33 personer deltog. Avgiften var olika beroende på hur många dagar man skulle medverka och om man var medlem eller ej i föreningen. Det mesta av kostnaderna kunde täckas av anmälningsavgifter.
    Föreningen har fått in tre inbetalningar från Sverok under året på sammanlagt 4099 kr. Värt att notera är att en av inbetalningarna på 1420 kr var från 2013 men som betalades in på vårt konto under 2014. Även värt att notera är att vi kommer få in ett bidrag från Sverok för 2014 under 2015.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Det har inte kommit in på banken och såvitt kassören vet har dessa pengar heller inte kommit in kontant. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr. Handkassan har ökat med 200 kr under året då en av avgifterna kom in kontant. Kvittokostnaderna för SHiRL handlar främst om inhandling av mat och material som behövdes såsom frimärken, utskriftspapper, pärlor m.m.

    INGÅENDE BALANS
    Bank              18 211,50 kr
    Handkassa        412 kr
    SUMMA       18623,50 kr

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2013 och 2014   4099 kr
    SHiRL avgifter                                     6300 kr
    SUMMA                                               10399 kr

    Utgifter
    SHiRL: Resor                           555 kr
    SHiRL: Hyra                          1500 kr
    SHiRL: Irie (kvitton)             396 kr
    SHiRL: Spirry (kvitton)    2062 kr
    SHiRL: Emmis (kvitton)     165 kr
    SHiRL: Quiwi (kvitton)   4185 kr
    SUMMA                                 8863 kr

    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                            400 kr
    Bidrag Sverok för 2014     2680 kr
    SUMMA                                     3080 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster         10399 kr
    Nya fodringar                        400 kr
    Summa utgifter               -8863 kr
    Summa årets resultat  4616 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank              19547,50 kr
    Handkassa      612 kr
    Fodringar     3080 kr
    SUMMA     23239,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2014 till handlingarna.

  10. Revisorernas berättelse från förra året och Revisorernas berättelse från 2014

    Revisorsberättelse för rollspelsföreningen Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Då jag som revisor i skrivande stund ej har tillgång till den ekonomiska berättelsen eller annat underlag för att granska ekonomin 2015 så måste jag uppmana årsmötet att bordlägga frågan om ansvarsfrihet till nästa möte.

    Uppdaterad revisorsberättelse för Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Jag har även granskat de ekonomiska berättelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015. Räkenskaperna är helt i sin ordning och väl strukturerade. För verksamhetsåret 2014 kan noteras att årsmötet gett styrelsen mandat att budgetera resultatet -8000 kr, men verkligt resultat blev 4616 kr (varav 1420 kr uppstod verksamhetsåret 2013).

    Jag kan därför konstatera att inför verksamhetsåret 2016 är likviditeten i föreningen mycket god och att föreningen under en längre tid gått med överskott. Det är därmed rimligt att budgeten för 2016 tillåts gå med underskott.

    Med hänsyn till ovanstående rekommenderar jag att styrelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015 beviljas ansvarsfrihet.

    Viktor Bengtsson

    Mötet beslutar att lägga revirorns berättelse för 2014 och 2015 till handlingarna.

  11. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2015 ansvarsfrihet.

  12. Ansvarsfrihet för 2014
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2014 ansvarsfrihet.

  13. Uppdatering av stadgar
    Mötet beslutar att lägga till ”Godkännande av dagordning” till dagordningen under punkt §11.
    Mötet beslutar att ta bort stadgebilaga 2: likabehandlingsplan ur stadgeförslaget.
    Mötet beslutar att mötet godkänner stadgan i enlighet med ovan föreslagna ändringar.
    Mötet beslutar att den som uppdaterar stadgarna får i uppgift att göra relevanta redaktionella ändringar (numrering rätt, stavning etc).

    Se bilaga.

  14. Föreningsguide
    Mötet beslutar att lägga föreningsguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  15. Styrelseguide
    Mötet beslutar att lägga styrelseguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  16. Verksamhetsplan
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsplanen och uppdra styrelsen att göra redaktionella ändringar.

    Verksamhetsplan för 2016

    • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    • Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    • Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    • Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    • Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    • Ta fram en officiell logga till föreningen.
    • Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    • Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    • Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

  17. Budget
    Mötet beslutar att ålägga styrelsen att förvalta budgeten och att den bör gå 8000 kronor back i slutet av året.

  18. Inkomna motioner
    Inga motioner har inkommit.

  19. Val av ordförande
    Mötet ajourneras i 10 minuter (21:22-21:32).
    Mötet väljer Maia Bergman till ordförande i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  20. Val av sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé till sekreterare i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  21. Val av kassör
    Ingen kandiderar till kassör. Posten vakantsätts.

  22. Val av styrelseledamöter
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till styrelseledamöter i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  23. Val av revisorer
    Mötet väljer Hedwig Strömbom till revisor för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  24. Val av valberedning
    Mötet väljer Hedwig Strömbom och Anna-Karin Jonasson till valberedning för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  25. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.

  26. Mötets avslutande
    Mötet förklaras avslutat 23:53.

Årsmöte 2015-03-29

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas 18:18

2. Närvaro

  • Anna-Karin Jonasson (gick 19:42 under punkt 13)
  • Caroline Warnqvist
  • Emma Abrahamsson (gick med 21:06 under punkt 17)
  • Erica Jonasson
  • Johanna Warnqvist
  • Karin Johansson (frånvarande 20:27-20:39)
  • Maia Bergman
  • Malin Jansson
  • Malin Toftefors
  • Marit Deldén
  • Matilda Ralmé (gick med efter punkt 12, frånvarande 20:05-20:32)
  • Mathilda Schnorrenberger (gick med 20:20 under punkt 16, gick 21:40)
  • Othilda Ahlrot (gick med under punkt 7, gick 19:46)
  • Rebecca Haglund (frånvarande 21:46-21:58)
  • Sofia Meaden
  • Viktor Bengtsson
  • Wilma Strömberg (frånvarande 19:24-20:01)

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Malin Toftefors valdes.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

Mötet beslutade att justera röstlängden löpande när folk kommer in i eller går ur kanalen och att adjungera alla som dyker upp som inte har rösträtt. Icke-medlemmar har dock yttranderätt på mötet.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Föreningen Kvastskaft har haft löpande föreningsverksamhet över året genom att rapportera in medlemmar, ansöka om bidrag, skriva protokoll och sköta ekonomin.

Kvastskaft har under 2014 hållit en större träff på Halvorsgården i Trollhättan där ett 20-tal medlemmar och icke-medlemmar träffades för att rollspela, umgås, leka och ha kul tillsammans. Det var även tioårs jubileum för Rollspelet Svenska Hogwarts som även firades på plats med middag, sång och spex.

Föreningen har utöver det även stöttat och uppmuntrat Harry Potter-rollspelande genom sitt samarbete med Rollspelet Svenska Hogwarts.

10. Ekonomisk berättelse

Då banken inte har skickat ett kontoutdrag till kassören så som de skulle gjort så rekommenderade kassören och revisorn att tillkalla ett extrainsatt medlemsmöte där frågorna ekonomisk berättelse, revisionsberättelse och ansvarsfrihet behandlas. Mötet godkände detta.

11. Revisionsberättelse

Mötet godkände bordläggning i enlighet med punkt 10.

12. Ansvarsfrihet

Mötet godkände bordläggning i enlighet med punkt 10.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för styrelsen att göra under 2015:

  • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
  • Aktivt göra reklam för föreningen genom att vara med på möjliga event och andra utåtriktade aktiviteter.
  • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
  • Gå igenom stadgarna och föreslå förändringar tills det extrainsatta årsmötet som styrelsen ska kalla.
  • Skriva en likabehandlingsplan för föreningen.
  • Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information.
  • Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte.
  • Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”.
  • Ha kul!

14. Motioner

Det har inte inkommit några motioner.

15. Budget

Mötet beslutade att styrelsen får i uppdrag att förvalta budgeten för 2015.

16. Val av ordförande

Rebecca Haglund valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Kassör: Marit Deldén
Sekreterare: Maia Bergman
Ledamöter: Emma Abrahamsson, Johanna Warnqvist, Karin Johansson, Matilda Ralmé, Sofia Meaden

18. Val av valberedare

Mötet valde Caroline Warnqvist till valberedare. Ytterligare valberedare kommer att tillsättas på det extrainkallade årsmötet.

19. Val av revisor

Viktor Bengtsson valdes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande 22:03

Årsmöte 2014-03-30

Årsmöte 2014-03-30

 Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas 18:23

 2. Närvaro

  • Caroline Warnqvist
  • Johanna Warnqvist (frånvarande 19:32-19:42)
  • Marit Deldén
  • Othilda Alroth (gick in 20:33, under punkt 21, gick ur 21:38)
  • Rebecca Haglund (gick in 20:01, under punkt 20)
  • Robin Bergmark (gick ur 21:48)
  • Sofia Meaden
  • Viktor Bengtsson
  • Vilma Dahlström (gick in 18:40, under punkt 6)

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Johanna Warnqvist valdes.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

Mötet beslutade att justera röstlängden löpande när folk kommer in i eller går ur kanalen och att adjungera alla som dyker upp som inte har rösträtt.

8. Fastställande av dagordning

Nya punkter:

9. Stadgeändring andraläsning
10. Ekonomisk berättelse 2012
11. Revisionsberättelse 2012
12. Frågan om ansvarsfrihet för 2012 års styrelse

Dagordningen godkändes.

9. Stadgeändring andraläsning

Årsmötet godkände åter följande ändringar från förra årsmötet:

  • 3 Föreningsform

Från: ”Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund.”

Till: ”Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sverok.”

10. Ekonomisk berättelse för 2012

Föreningen höll ett stort SHiRL under sommaren där 40 personer deltog. Avgiften var olika beroende på hur många dagar man skulle medverka och om man var medlem eller ej i föreningen. Det mesta av kostnaderna kunde täckas av anmälningsavgifter. Föreningens kassör och ordförande var på Warner Brothers Harry Potter Studio Tour i England och kunde köpa in en sorteringshatt, en klonk och en kortlek som tillhör föreningen.

INGÅENDE BALANS
19 119,50 kr

RESULTAT

Inkomster
Bidrag Sverok                    1730 kr
SHiRL                                5800 kr
SUMMA      7530 kr

Utgifter
SHiRL: Inför                                            1158kr
SHiRL: Mat                        7302 kr
SHiRL: Priser/Godis          816 kr
SHiRL: Apotek                  42 kr
WB-Studios                        514 kr
SUMMA      9832 kr

UTGÅENDE BALANS

Bank                                   15 817,50 kr
Handkassa                                 1000 kr
SUMMA      16 817,50 kr

Mötet godkände den ekonomiska berättelsen.

11. Revisionsberättelse för 2012

Det är beklagligt att det blev förseningar i inlämnandet av den ekonomiska berättelsen, men jag har nu granskat den och rekommenderar att den läggs till handlingarna samt att styrelsen beviljas ansvarsfrihet. Värt att notera är att utgifterna var klart mindre än budgeterat samtidigt som inkomsterna var större.

Viktor Bengtsson,
Revisor Rollspelsföreningen Kvastskaft under åren 2012 och 2013

12. Frågan om ansvarsfrihet för 2012 års styrelse

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2012.

13. Verksamhetsberättelse

Föreningen Kvastskaft har haft löpande föreningsverksamhet över året genom att rapportera in medlemmar, ansöka om bidrag, skriva protokoll och sköta ekonomin. Kvastskaft har under 2013 sett sig om efter en lokal att hålla nästa års stora IRL-träff och börjat planera inför den genom att tillsätta organisatörer. Föreningen har utöver det även stöttat och uppmuntrat Harry Potter-rollspelande genom sitt samarbete med Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Ekonomisk berättelse för 2013

Föreningen har haft inkomster genom två utbetalningar från Sverok, en på 750 kronor och en på 1056 kronor. Vi har även fått in ytterligare en inbetalning på 588 kronor och en på 1420 kronor men den betalades ut under 2014 och finns alltså inte med i 2013 års ekonomiska berättelse. Föreningen har inte haft några utgifter under året.

INGÅENDE BALANS
16 817,50 kr

RESULTAT

Inkomster
Bidrag Sverok                    1806 kr
SUMMA      1806 kr

Utgifter och överskott
Utgifter         0 kr
SUMMA      0 kr

UTGÅENDE BALANS
Bank                                   17 623,50 kr
Handkassa                          1000 kr
SUMMA      18 623,50 kr

Mötet godkände den ekonomiska berättelsen.

15. Revisionsberättelse för 2013

För verksamhetsåret fanns ingen budget beslutad då det var avsett att ha ett extra årsmöte för ekonomifrågor. Då detta inte skett har alltså inte heller någon budget beslutats. Emellertid har föreningen inte haft några utgifter för året, däremot inkomster. Jag rekommenderar därför att den ekonomiska berättelsen läggs till handlingarna och att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.

Viktor Bengtsson,
Revisor Rollspelsföreningen Kvastskaft under åren 2012 och 2013

16. Ansvarsfrihet för 2013

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2013.

17. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för styrelsen att göra under 2014:

  • anordna SHiRL 2014, som är föreningens femte stora rollspelsträff
  • stötta och uppmuntra till mer Harry Potter-rollspelande genom samarbete med Rollspelet Svenska Hogwarts

18. Motioner

Det har inte inkommit några motioner.

19. Budget

Mötet godkände att styrelsen får lägga en budget som netto går back 8000 kr, inklusive Shirl 2014, mini-Shirl, kostnader för tekniskt underhåll, etc.

20. Val av ordförande

Vilma Dahlström valdes till styrelseordförande.

21. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Kassör: Marit Deldén
Sekreterare: Caroline Warnqvist

Ledamöter: Johanna Warnqvist, Rebecca Haglund, Sofia Meaden

22. Val av valberedare

Mötet beslöt att vakantsätta posterna som valberedare.

23. Val av revisor

Viktor Bengtsson valdes till revisor.

24. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

25. Mötets avslutande 22:00

Årsmöte 2013-03-31

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2013-03-31
Tid: 18:38-19:53

1. Mötet öppnas 18:38

2. Närvaro

  • Freja Dufour (gick in 19:26, mellan punkt 16 och 17, gick ur 19:44, under punkt 20)
  • Malin Toftefors (gick in 19:47, efter punkt 20)
  • Marit Deldén
  • Robin Bergmark
  • Sofia Meaden

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Robin Bergmark valdes till justerare och rösträknare. Mötet valde att åsidosätta stadgan om två justerare då det bara fanns tre mötesdeltagare.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

Mötet beslutade att justera röstlängden löpande när folk kommer in i eller går ur kanalen och att adjungera alla som dyker upp som inte har rösträtt.

8. Fastställande av dagordning

Ny punkt: ”20. Ändring av föreningens stadgar.” Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Vi har under 2012 arrangerat ”Shirl 2012″ tillsammans med Rollspelet Svenska Hogwarts. Shirl 2012 var en stor rollspelsträff i Kalmar för Harry Potter-intresserade. Kassören har även varit på besök på Harry Potter Studio Tour i London och köpt in diverse föremål åt föreningen att använda på framtida IRL-träffar, t.ex. en klonk (boll) för IRL-quidditchspelande.

10. Ekonomisk berättelse

Årsmötet valde att bordlägga punkten och uppdra åt styrelsen att kalla ett nytt extrainsatt årsmöte när revisorn har kunnat göra sin revisionsberättelse.

11. Revisionsberättelse

Årsmötet valde att bordlägga punkten och uppdra åt styrelsen att kalla ett nytt extrainsatt årsmöte när revisorn har kunnat göra sin revisionsberättelse.

12. Ansvarsfrihet

Årsmötet valde att bordlägga punkten och uppdra åt styrelsen att kalla ett nytt extrainsatt årsmöte när revisorn har kunnat göra sin revisionsberättelse.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för styrelsen att göra under 2013:

  • lägga fokus på att marknadsföra föreningen
  • skriva ett utförligare styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
  • uppmuntra medlemmar att ordna IRL-träffar
  • vid behov skriva ett styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen

14. Motioner

Det har inte inkommit några motioner.

15. Budget

Årsmötet valde att bordlägga punkten till det extrainsatta årsmötet.

16. Val av ordförande

Sofia Meaden valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Freja Dufour
Kassör: Marit Deldén

18. Val av valberedare

Mötet beslöt att vakantsätta posterna som valberedare.

19. Val av revisor

Viktor Bengtsson valdes till revisor.

20. Ändringar av föreningens stadgar

Årsmötet godkände följande ändringar:

§3 Föreningsform
Från: ”Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund.”
Till: ”Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sverok.”

§3 måste även tas upp till godkännande på nästa ordinarie årsmöte.

§11 Ordinarie årsmöte
Från: ”5. val av två personer att justera protokollet”
Till: ”5. val av justerare tillika rösträknare”

Från: ”6. styrelsens verksamhetsberättelse för förra året”
Till: ”6. verksamhetsberättelse för förra året”

Från: ”11. årets budget och fastställande av medlemsavgift”
Till: ”11. årets budget”

Tillagd: ”15. Inkomna motioner”, så ”Övriga frågor” och ”Mötets avslutande” har förskjutits ett steg ner i listan.

21. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

22. Mötet avslutades 19:53

Årsmöte 2012-03-31

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas 18:23

2. Närvaro

  • Emmelie Gansved
  • Hedvig Strömbom
  • Johanna Warnqvist
  • Linn Boudin
  • Malin Toftefors
  • Marit Deldén
  • Matilda Ralmé
  • Robin Bergmark
  • Sanna Svensson
  • Sofia Meaden
  • Viktor Bengtsson

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Hedvig Strömbom och Robin Bergmark valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

Mötet beslutade att justera röstlängden löpande när folk kommer in i eller går ur kanalen och att adjungera alla som dyker upp som inte har rösträtt.

8. Fastställande av dagordning

Mötet beslutade att byta namn från ”Fastställande av röstlängd” till ”Närvaro” samt från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”. Dagordningen godkändes därefter.

9. Verksamhetsberättelse

Rollspelsföreningen Kvastskaft har marknadsfört sin förening genom Facebook och Twitter under året för att kunna få fler medlemmar och stimulera de medlemmar som föreningen har. Vi arbetar även med att skriva diverse dokument så som styrdokument för att ansöka om bidrag till mini-IRL för att underlätta för våra medlemmar och hur andra rollspel med fokus på Harry Potter kan ansluta sig till föreningen än de som redan är anslutna. Fokus har främst varit på att uppmuntra till aktivt rollspelande och anordnande av olika IRL-träffar runtom i landet så att Harry Potter-intresserade kan träffas och umgås afk. Bidrag för år 2011 har även sökts.

10. Ekonomisk berättelse

Ekonomisk Berättelse 2011

Inkomster:
Ingående saldo från 2010: 8514,50 kr
Bidrag från Sverok 2011: 5675 kr
Fodring från 2011: 3242 kr

Utgifter:
Hemsidekostnader för SH och tillhörande domäner under perioden 2011: 467 kr

Tillgångar:
Konto: 16964,50 kr
Handkassa: 908 kr*
Summa tillgångar: 17872,50 kr

* Handkassan var 2010 på 908,50 kr men då femtioöringar inte längre är giltiga sänktes den med 50 öre under 2011. Kassören har sedan dess satt in handkassan på kontot, fått 1580 kr + 75 kr från Sverok och har nu 19119,50 kronor på kontot.

Mötet godkände den ekonomiska berättelsen.

11. Revisionsberättelse

En revisionsberättelse har inte inkommit, då revisorn inte gått att nå. Mötet godkände detta.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2011.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för styrelsen att göra under 2012:

Styrelsen ska

  • hjälpa till i annordnadet av det redan fastställda stora SHiRL2012
  • lägga fokus på att marknadsföra föreningen
  • skriva ett utförligare styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
  • se över stadgarna för eventuella ändringar och lägga dessa som proposition till nästa årsmöte
  • skriva ett utförligare styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen
  • utreda om det finns intresse att ta kontakt med andra rollspel som passar in i syftet för Kvastskaft med ambition att få dem att skriva kontrakt med föreningen

14. Motioner

Det har inte inkommit några motioner.

15. Budget

Budgetförslag 2012

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2011: 16964,50 kr
Bidrag från Sverok för 2012: 1655 kr
Handkassa: 908 kr

Utgifter:
SHiRL 2012: 4000 kr
Hemsidekostnader: 1040 kr
Marknadsföring: 1000 kr
Bidrag till mindre IRL-träffar: 2000 kr
Administrativa kostnader: 100 kr
Buffert till nästa år/Oförutsedda utgifter: 10979,50 kr

Mötet godkände budgeten och gav styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov, samt att uppdra åt styrelsen att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

16. Val av ordförande

Sofia Meaden valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Freja Dufour
Kassör: Marit Deldén
Ledamot: Hedvig Strömbom

18. Val av valberedare

Mötet beslöt att vakantsätta posterna som valberedare.

19. Val av revisor

Viktor Bengtsson valdes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötet avslutas 20:42

Årsmöte 2011-03-30

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2011-03-30
Tid: 19:31-23:16

1. Mötet öppnas 19:31

2. Närvaro
Närvarande:

  • Marit Deldén
  • Fredrik Sjöström
  • Malin Toftefors
  • Sofia Meaden
  • Emmelie Gansved
  • Viktor Bengtsson
  • Freja Dufour
  • Ellinor Janneson
  • Sanna Svensson
  • Johanna Warnqvist
  • Elisabet Knutsson
  • Robin Bergmark
  • Linnéa Nordberg
  • Linnea Haldorson
  • Richard Cider
  • Angelica Enqvist
  • Nathalie Christensen
  • Hedvig Strömbom
  • Evelina Håkansson

Marit Deldén anslöt sig 19:48 (punkt 4). Nathalie Christensen anslöt sig 20:21 (punkt 8). Elisabet Knutsson avlägsnade sig 20:21 (punkt 8). Fredrik Sjöström avlägsnar sig 20:30 (punkt 8). Elisabet Knutsson återanslöt sig 21:12 (punkt 11). Hedvig Strömbom anslöt sig 21:32 (punkt 13). Evelina Håkansson anslöt 21:37 (punkt 13). Elisabet Knutsson avlägsnade sig åter 22:00 (punkt 15). Linnea Haldorson avlägsnade sig 22:03 (punkt 16). Linnéa Nordberg avlägsnade sig 22:09 (punkt 17). Johanna Warnqvist avlägsnade sig 22:15 (punkt 18) men erhåller logg från Sofia Meaden. Fredrik Sjöström återansluter 22:20 (punkt 18).

3. Mötets beslutsmässighet
Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande
Sofia Meaden valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare
Viktor Bengtsson valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare
Johanna Warnqvist och Marit Deldén valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd
Mötet väljer att adjungera Richard Cider och Angelica Enqvist med närvaro- och yttranderätt samt fastställer röstlängden till övriga närvarande. Evelina Håkansson ansluter under punkt 13 Verksamhetsplan och adjungeras då. Övriga som ansluter efter mötets öppnande införs omedelbart i röstlängden.

8. Fastställande av dagordning
Viktor Bengtsson yrkar på att stryka punkt 2 ”Fastställande av röstlängd”, konsekvensändrar numreringen och ändrar den nya punkt 6 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Marit Deldén motyrkar att byta namn på punkt 2 ”Fastställande av röstlängd” till ”Närvaro” samt byta namn på punkt 7 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Viktor Bengtsson jämkar sig med Marit Deldén.

Mötet bifaller yrkandet.

Marit Deldén yrkar på att lägga punkt 14 ”Motioner” efter punkt 19 ”Val av revisor” i dagordningen.

Mötet bifaller yrkandet.

Mötet fastställde den nya dagordningen.

9. Verksamhetsberättelse
Sofia Meaden föredrar verksamhetsberättelsen.

Följande punkter utgjorde verksamhetsplanen för år 2010 under årsmötet i början av året och vad som har gjorts:

* Uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2010:
Shirl2010 gick av stapeln i Kalmar 11-15 augusti, med bidrag från RSFK.

* Göra en plan för att marknadsföra föreningen och utföra
den: Delvis genomförd. RSFK finns nu på Twitter och Facebook! Det ska dessutom till en logotyptävling och baserat på det vinnande bidraget kan vi sedan gå vidare med att designa en tidning och göra om hemsidan. Med en logga hoppas vi kunna positionera oss på ett sätt vi inte kunnat tidigare.

* Skriva ett styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL: Inte genomfört.

* Skriva ett styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen: Inte genomfört.

* Lansera en medlemstidning: Fortfarande på planeringsstadiet i brist på engagemang från medlemmarna.

* Styrelsen ska arbeta med att skapa mer transparens i föreningen: Ännu inte klarlagt hur detta ska gå till.

Det har varit ett ganska lugnt år, då många har varit upptagna med åtaganden utanför föreningen. Trots detta har hemsidan gått från platt HTML till att använda WordPress som CMS, så att alla i
styrelsen nu kan logga in och posta nyheter om det skulle behövas och all information som fanns på förra hemsidan har förts över till den nya. Styrelsen beslutade även att ha ett styrelsemöte varje månad. Möte varje månad gick inte fullt så bra som planerat, mest för att det inte fanns något att ta upp och folk var upptagna på annat håll.

Marit Deldén tillägger att Harry Potter och de vises sten frågebrädspel finns att låna till IRL om man ber om det i förväg så att det kan skickas.

Mötet godkänner verksamhetsberättelsen med tillägget om brädspel och lägger berättelsen till handlingarna.

10. Ekonomisk berättelse

Ekonomisk berättelse 2010

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2009: 7240,50 kr
Bidrag ifrån Sverok 2010: 7060 kr

Utgifter:
Hemsidekostnader för Svenska Hogwarts och tillhörande domäner under perioden 2009-2010: 1115,50 kr
Inköp av Stickers och ett Harry Potter-spel till föreningen via Tradera: 187 kr
*SHiRL 2010: 3600 kr

Tillgångar:
Konto: 8514,50 kr
Handkassa: 908,50 kr
Fordringar: 3242 kr
Summa tillgångar: 12665 kr

*SHiRL 2010 ? Svenska Hogwarts stora IRL-träff

Inkomster:
Förskottsbidrag från Rollspelsföreningen Kvastskaft 3600 kr
Anmälningsavgifter (11x100kr + 2x40kr + 2x60kr + 3x250kr): 2050 kr
Summa: 5650 kr

Utgifter:
Ica Maxi Kalmar: 319,10 kr
Ica Maxi Kalmar: 273,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 523,66 kr
Ica Maxi Kalmar: 55,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 58,20 kr
Ica Maxi Kalmar: 27,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 80,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 12,90 kr
Ica Maxi Kalmar: 150,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 438,04 kr
Ica Maxi Kalmar: 359,90 kr
Rusta Kalmar: 108,00 kr
Öresavrundning: 0,10 kr
Summa: 2408 kr

SHiRL gick alltså plus med 3242 kr. Överskottet ska betalas tillbaka till Rollspelsföreningen Kvastskaft enligt överrenskommelse och redovisas i den Ekonomiska Berättelsen som en fodring till föreningen.

Mötet godkänner den ekonomiska berättelsen och lägger den till handlingarna.

11. Revisionsberättelse
Rollspelsföreningen Kvastskaft 2010

Till årsmötet för Rollspelsföreningen Kvastskaft.
Jag har granskat årsbokslutet, bokföringen samt styrelsens förvaltning under verksamhetsåret 2010 i Rollspelsföreningen Kvastskaft. Det är styrelsen som ansvarar för räkenskapshandlingar och förvaltning, mitt ansvar som revisor är att granska och uttala mig om årsbokslutet och förvaltningen på grundval av min revision. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Revisionen innefattar att granska ett urval av underlaget för räkenskapshandlingarna. I revisionen ingår även att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt bedöma den samlade informationen i årsbokslutet. Jag har också granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna avgöra om styrelsen eller någon styrelseledamot har handlat i strid med föreningens stadgar eller årsmötesbeslut.

Jag anser att min revision ger mig rimlig grund för att tillstyrka att årsmötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2010 och betraktar den som episkt bäst.

Malmö den 30 mars 2011
Jonatan Gonte Kindh, ideell revisor

Mötet godkände revisionsberättelsen och lade den till handlingarna.

12. Ansvarsfrihet
Mötet beslutar att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen år 2010.

13. Verksamhetsplan
Styrelsen ska

  • uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2011
  • lägga fokus på att marknadsföra föreningen
  • skriva ett utförligare styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
  • arbeta med att skapa mer transparens i föreningen
  • se över stadgarna för eventuella ändringar och lägga dessa som proposition till nästa årsmöte
  • skriva ett utförligare styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen
  • utreda om det finns intresse att ta kontakt med andra rollspel som passar in i syftet för Kvastskaft med ambition att få dem att skriva kontrakt med föreningen

Styrelsen bör

  • utreda möjligheterna för hur föreningen ska kunna gå runt med de mindre bidragen från SVEROK, och hur man ska hantera ett framtida krav på att alla ska betala medlemsavgift på minst 50 kr.

Mötet godkänner verksamhetsplanen.

14. Budget
Marit Deldén föredrar budget.

Budgetförslag 2011

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2010: 9423:-
Bidrag från Sverok för 2011: 5675:-
Fodring ifrån SHiRL 2010: 3242:-

Utgifter:
Eventuellt SHiRL 2011: 3000:-
Hemsidekostnader: 1040:-
Marknadsföring: 2000:-
Bidrag till mindre IRL-träffar: 2000:-
Administrativa kostnader: 300:-
Buffert till nästa år/Oförutsedda utgifter: 10.000:-

Marit Deldén yrkar bifall på:
ATT fastställa budgeten som ovan.
ATT ge styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov.
ATT uppdra åt styrelsen att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

Mötet godkänner budgeten och ger styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov men att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

15. Val av ordförande
Sanna Svensson valdes till styrelseordförande efter nominering från valberedningen.

16. Val av styrelse
Mötet valde följande till styrelse efter nominering från valberedningen:

Sekreterare: Sofia Meaden
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Hedvig Strömbom

17. Val av valberedare
Freja Dufour och Viktor Bengtsson valdes till valberedare.

18. Val av revisor
Jonatan Gonte Kindh omvaldes till revisor.

19. Motioner
a) Motion om avskaffning av domänen Hoggypedia.net
Sofia Meaden föredrar. Se motion i Appendix I.

Robin Bergmark yrkar att ändra lydelsen i förslaget till:
Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar från och med nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

Mötet beslutar att föreningen ska avsäga sig betalningen för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

b) Motion om upplösande av förening
Sofia Meaden föredrar. Se motion i Appendix II.

Sofia Meaden drar tillbaka motionen då föreningen bakom magivarlden.se visat intresse för att ansluta sig. Ingen annan tar upp motionen.

20. Övriga frågor

a) Förslag om skapande av formalia-guide
Viktor Bengtsson föreslår
ATT Viktor Bengtsson och Marit Deldén ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en formalia-guide
ATT Viktor Bengtsson och Marit Deldén ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en översyn av stadgarna, inklusive eventuella stavfel.
ATT guiden ska kunna skickas ut med kallelsen till följande årsmöte.

Mötet bifaller förslaget.

21. Mötets avslutas 23:16

APPENDIX I
Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar fr.o.m. nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och istället flytta över Hoggypedia till adressen http://www.svenskahogwarts.com/hoggypedia. Hoggypedia är till funktionen till mångt och mycket ett SH-uppslagsverk mer än det är ett svenskt HP-uppslagsverk, så att flytta över det så att det ligger under SH är inget stort steg. Inga andra ändringar behövs.

APPENDIX II
På grund av att SVEROK har tvingats ändra hur mycket bidrag de delar ut så betyder det att vi fr.o.m. nästa år bara är garanterade 1000 kr i verksamhetsbidrag och ca 800 kr i medlemsbidrag (baserat på 40 giltiga medlemmar mellan 7 och 25 år). Om vi bara får in ca 1000 kr nästa år efter betalda utgifter, då är det lite för lite för att kunna bidra med till IRL-träffar. Om syftet med att driva föreningen är att vi ska kunna bekosta rollspelande och IRL-träffar och vi sedan inte får pengar att bedriva den verksamheten, så känns det som att det kostar mer än det smakar.

Årsmöte 2010-03-28

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas 16:16

2. Fastställande av röstlängd

  • Caroline Warnqvist
  • Elisabet Knutsson
  • Ellinor Janneson
  • Emmelie Gansved
  • Freja Dufour
  • Henrik Johansson
  • Johanna Warnqvist
  • Leia Gripencreutz
  • Malin Spånberg
  • Marit Deldén
  • Nathalie Christensen
  • Robin Bergmark
  • Simon Almkvist
  • Sofia Meaden

Henrik Johansson frånvarade 17:24 (punkt 11) till 17:56 (punkt 15). Leia Gripencreutz frånvarade 17:58 (punkt 15) till 18:23 (punkt 17). Ellinor Janneson anslöt sig 18:06 (punkt 15). Emmelie Gansved avlägsnade sig 19:05 (punkt 20).

3. Mötets beslutsmässighet
Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande
Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare
Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare
Caroline Warnqvist och Johanna Warnqvist valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar
Inga – alla närvarande är medlemmar i föreningen.

8. Fastställande av dagordning
Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse
Följande punkter utgjorde verksamhetsplanen för år 2009 under årsmötet och vad som har gjorts:

  • Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse: Det fanns intresse för en IRL-träff men den som ansvarade för planeringen lade ner det.
  • Söka bidrag ifrån SVEROK: Vi har sökt och fått c:a 3000 kr.
  • Försöka värva fler medlemmar: En marknadsföringsstrategi har börjat planeras och är tänkt ska genomföras under 2010.
  • Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts: Detta har genomförts.

Utöver detta har ett forum för föreningen fixats, medlemskort införts och diskussioner har inletts med medlemmarna om startande av medlemstidning och eventuellt framtida arrangerande av ett Harry Potter-konvent.

  • Medlemskort (en pdf-fil med namn, elevhem och datum) har mejlats ut till samtliga medlemmar som registrerat sig under 2009.
  • Det diskuterades en stor IRL-träff ihop med Rollspelet Svenska Hogwarts (SH), men som inte blev av.
  • I december 2009 postades information om föreningen i SH:s forum, där diskussion om vad medlemmarna vill att RSFK ska göra började. Nu när föreningen har ett fristående forum kommer den att fortsätta där.

Mötet godkände verksamhetsberättelsen.

10. Ekonomisk berättelse
Ingående saldo från 2008: 4415,50:-
(varav kontanter 383,50:-)

Inkomster 2009:
Bidrag från Sverok: 3560:-
Bidrag från Sverok: 265:-

Utgifter:
Betalning av vattenpump till husägarna på SHiRL2008: 1000:-

Föreningens saldo: 7240,50:-

Vi har mer pengar idag eftersom vi fått in bidrag för 2009 i januari. Den ekonomiska berättelsen är godkänd av föreningens revisor och godkändes av mötet.

11. Revisionsberättelse
Undertecknad, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts årsmöte utsetts granska räkenskaper och förvaltning för år 2009 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2009.

Kenneth Deldén

Mötet godkände revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet
Mötet beslutade att styrelsen är ansvarsfri för år 2009.

13. Verksamhetsplan
Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2010:

  • Uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2010
  • Göra en plan för att marknadsföra föreningen och utföra den
  • Skriva ett styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
  • Skriva ett styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen
  • Lansera en medlemstidning
  • Styrelsen ska arbeta med att skapa mer transparens i föreningen

14. Motioner
Mötet bordlade punkten då det inte inkommit några motioner att ta upp på årsmötet.

15. Budget
* = redan inkomna inkomster eller utbetalade utgifter under 2010

Inkomster:
* Ingående saldo från 2009: 7240,50:-
* Bidrag från Sverok: 7060:-

Utgifter:
* Hemsidekostnader utbetalade till Sofia Meaden: 1115,50:-
Hemsidekostnader som tillkommer under året: 500:-
SHiRL2010: 7000:-
Marknadsföring: 1000:-
Bidrag till mini-IRL: 3000:-
Administrativa kostnader: 300:-
Buffert till nästa år/Oförutsedda utgifter: 1385:-

Mötet godkände budgeten och beslutade att bifalla yrkandet på att styrelsen får mandat att ändra i budgeten löpande under året om de finner att så måste göras, under förutsättning att detta meddelas medlemmarna när det görs.

16. Val av ordförande
Sofia Meaden återvaldes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse
Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Fredrik Sjöström
Ledamot: Emmelie Gansved

18. Val av valberedare
Freja Dufour och Simon Almkvist valdes till valberedare.

19. Val av revisor
Jonatan Kindh valdes till revisor.

20. Övriga frågor

a. Årsmötet beslutade att ålägga styrelsen att till nästa årsmöte framlägga något förslag på stadgeändring om hur Motioner och Övriga frågor ska hanteras, eftersom det uppstod en diskussion om detta tidigare under mötet. Det beslutades även att styrelsen får i ansvar att i lika god tid se över samtliga stadgar och om det behöver ändras några, inkludera det i denna ändring.

Enligt Sveroks egna förbundsstadgar så kräver det på deras egna möten två tredjedelars majoritet för bifall för att Övriga frågor ska röstas igenom. I övrigt ses det som att motioner är förslag inkomna under en viss förutbestämd tid och som medlemmar och styrelse kan ta ställning till i förväg och sedan rösta om på mötet, medan Övriga frågor är förslag som inte framkommit förrän på mötet, men som ändå kan röstas om på mötet.

b. Årsmötet beslutade att bifalla en yrkan på att årsmötet ska tolka ordalydelsen ”två på varandra följande ordinarie årsmöten” (i §16 Stadgeändring i föreningsstadgarna) som att ”ordinarie årsmöten” även innefattar ”extrainsatt medlemsmöte”, där man precis som årsmötet skickar ut kallelse till mötet minst två veckor i förväg, precis som det krävs för ett årsmöte.

21. Mötet avslutas 19:22

Årsmöte 2009-03-29

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas

2. Fastställande av röstlängd

  • Caroline Warnqvist
  • Freja Dufour
  • Johanna Warnqvist
  • Karin Elofsson
  • Marit Deldén
  • Robin Bergmark
  • Sofia Meaden
  • Victor Sjögren

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Johanna Warnqvist valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Styrelsen fastställde en budget för IRL-träffar på 4500 kr och bidrog med pengar till Rollspelet Svenska Hogwarts ”SHiRL 2008”-träff i Härnösand i augusti, som anordnades av en RSFK-medlem. Styrelsen har även betalat ut ersättning för hemsida och domännamn för Svenska Hogwarts och godkänt en ökning av webhotellsutrymme samt bandbredd p.g.a. ökad trafik till sidan.

10. Ekonomisk berättelse

Budget ifrån förra året:
+1000:-

Inkomster:
Verksamhetsbidrag Sverok = 3000:-
Medlemsbidrag Sverok = 4100:-
Övrigt bidrag = 800:-

Utgifter:
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för SHs räkning = 868:-
SHiRL 2008 = 3616,50:-
Föreningens saldo = 4415,50:-

Detta har gåtts igenom av revisor och godkänts och godkändes av årsmötet.

11. Revisionsberättelse

Undertecknade, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts räkenskaper utsetts att granska räkenskaper och förvaltning för år 2008 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarisfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2008.

Kenneth Deldén

Mötet godkänner revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2008.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

  1. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
  2. Söka bidrag ifrån SVEROK.
  3. Försöka värva fler medlemmar.
  4. Skriva kontrakt mellan RFSK och Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Motioner

Styrelsen framlade ett förslag om stadgeändringar: Om en av dem som sitter på en post inte kan utföra den och det inte finns tid att tillkalla ett medlemsmöte och rösta fram en ny innan det är dags för årsmöte så kan styrelsen själva tillsätta ny valberedning, sekreterare och kassör.

Årsmötet godkände att styrelsen kan utse ny valberedning om det är mindre än två månader kvar innan 30 mars, och även att tillsätta fler i valberedningen om det behövs.

Originalstadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Styrelsen kan om det är mindre än två månader kvar till 30 mars, tillsätta fler medlemmar i valberedningen om de ordinarie av någon anledning inte kan fortsätta utföra sina uppdrag. Valbar är medlem i föreningen.

Årsmötet godkände också att styrelsen kan utse en vice kassör och vice sekreterare inom sig själv om detta skulle behövas.

Originalstadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Styrelsen kan inom sig själv utse vice kassör och vice sekreterare vid behov.

15. Budget

Framtida utgifter 2009 (som vi vet om):
Styrelsen har beslutat att betala ersättning på 1000:- till husägarna för vattenpumpen som förstördes under SHiRL2008.
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för inkomna fakturor för en summa av 577:-
Föreningens saldo efter dessa väntade utgifter = 2838,50:-

Det kommer även att tillkomma ytterligare domänkostnader under sommaren, och sedan blir det inkomster i form utav bidrag från SVEROK.

Mötet godkände att ge styrelsen frihet att utöka budgeten vid behov, d.v.s. till saker som IRL-träff, frimärken, reklam och liknande som kan visa sig behövas senare under året men som inte är aktuella just för tillfället.

16. Val av ordförande
Sofia Meaden återvaldes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet återvalde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson

18. Val av valberedare

Frida Gundmark och Victor Sjögren valdes till valberedare.

19. Val av revisor

Kenneth Deldén återvaldes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande