Alla inlägg av rsfk

Styrelsemöte 2009-11-24

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Admanta, Leffe och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Dagordningen fastställdes till att ta upp de punkter från förra mötet (091109) som skulle göras något åt, och se vad som gjorts.

1) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år.
2) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte.
3) Genomgång av verksamhetsplanens punkter som krävde någon slags action.
C. Försöka värva fler medlemmar.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
4) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
5) Eget RFSK-forum
6) Nästa möte
7) Övriga frågor

Dagordningen godkändes.

1) Från förra mötet hade Safir tagit på sig att kolla upp vilka datum som gällde för medlemsbidrag.

Då SVEROK hade sin riksstämma 21-22 november har de inte svarat i telefon eller på mail veckan innan och veckan efter (dvs denna veckan) har kansliet stängt.

Safir hittade dock nedanstående information på hemsidan:

För 2009 kan ni få 3 000 kronor i verksamhetsbidrag och 80 kronor per medlem i åldern 7-25 för de första 1 000 medlemmarna, och sedan 60 kronor per medlem i åldern 7-25.
Rapporterar man sina uppgifter för 2009 före 31 januari 2010 kan ni få ytterligare 1 500 kronor i verksamhetsbidrag.
För att vi ska kunna betala ut detta behöver vi få in dels en årsmötesrapport innehållande förtroendevalda och datum för ert årsmöte under 2009, en verksamhetsrapport som innehåller vad ni har gjort, samt er medlemslista. Dessa uppgifter kommer ni att skicka in via det nya, webbaserade föreningsregistret när det lanseras.
Pengarna betalas ut till ett bankkonto som ägs av föreningen. Det är alltså inte okej att någon i styrelsen står som kontoinnehavare.
Ni behöver samla in vissa obligatoriska uppgifter om medlemmarna: personnummer, kön, namn, adress, telefonnummer, eventuell medlemsavgift och datum då medlemmen förnyade sitt medlemskap eller betalade medlemsavgiften för 2009.
Detta datum behöver vara tidigast 2008-07-01 och senast 2009-12-31.
http://www.sverok.se/forening/bidrag/gr … -2009/#top

Sammanfattningsvis: Vi får mer pengar om vi ansöker före sista januari 2010 och medlemmarna måste ha gått med i år.

2) Från förra mötet tog Leffe på sig att gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe har inte hunnit detta.

Leffe ska även skriva en guide till hur man skriver motioner.
Det har inte Leffe heller hunnit, men det är på G, hon har samlat massa motionsinfo. Det är mest ”skriva ihop” som inte funkat.

Övriga styrelsemedlemmar hade felaktigt fått uppfattningen att Leffe även tagit på sig att skriva en motion angående styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK. Vid en granskning av loggfilerna visade det sig att det var en missuppfattning, men Leffe har avsikt att skriva en sådan motion (från styrelsen) till årsmötet.

3 C) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admanta har börjat skissa på en text som kan användas på SH som hon tycker ska skickas ut via meddelande på SH. Gärna i god tid innan sagda datum som Safir nämnde innan (31/1).

Admanta skriver ihop ett meddelande som riktar sig till SH’s medlemmar och postar i forumet så att alla i styrelsen kan läsa och godkänna och sedan skicka ut. Deadline, 4:e december för ett postat förslag.

3 D) TraXy har lagt upp förslag på kontrakt på RSFKs egna forum om samarbetet mellan RSFK och SH. Styrelsen godkände kontraktet och TraXy ska skriva ut och skriva på det i egenskap av SH-grundare, SL och SH-admin och sedan posta till Leffe, som ska skriva på i egenskap av RSFK-representant.

4) TraXy har lagt upp förslag på en mall hur ett kontrakt mellan RSFK och eventuella framtida andra HP-relaterade rollspel ska se ut. Man kommer kanske att behöva modifiera mallen för varje gång den används, då olika rollspel har olika förutsättningar, men det finns i alla fall en grund. Styrelsen godkände kontraktsmallen.
Båda kontrakten kan beskådas här: http://www.kvastskaft.org/forum/viewforum.php?f=3

5) Traxy skulle kolla upp om inte RSFK kan ha ett eget forum och hon har fixxat ett också! http://www.kvastskaft.org/forum/ Vi kommer snart att flytta dit helt och hållet och stänga tråden på SHs sida på Forum 1.

6) Nästa möte
Bestämdes till 17/12 kl 19:00.

7) Övriga frågor
Inga övriga frågor.

Mötet avslutades.

Styrelsemöte 2009-11-09

Mötet öppnades.

Närvarande: TraXy, Leffe, Admanta och Safir.

TraXy valdes till ordförande och Safir till sekreterare.

Följande dagordning föreslogs

1) Budgeten – rapport
2) Genomgång av verksamhetsplanen.
3) Genomgång på saker vi MÅSTE göra inför nästa årsmöte
4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år
5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget
6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH
7) Övriga frågor
– Nästa möte
-Eget RFSK-forum

Dagordningen godkändes.

1) Rapport från kassör Leffe
Vi har 6592:- på kontot efter att vi fått det lilla vi nu fick av Sverok det här året.
TraXy ska ha 754:- av dem för nuvarande fakturor och en som kommer i december.
Det betyder att gör vi inte av med något mer under året så kommer vi ha 5838:- inför nästa år.
Detta beror mycket på att IRL:et ställdes in och vi har inte gjort av med några pengar alls det här året utöver det vi ska betala till Traxy för årets och förra årets driftskostnader.
Driftskostnaden för 2010 beräknas till c:a 430kr.

2) Genomgång av verksamhetsplanen
Årsmötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

A. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
-Vi försökte, men det föll på det ekonomiska.
B. Söka bidrag ifrån SVEROK.
-Vi har sökt och fått c:a 3000 kr. Om RFSK hade fler medlemmar skulle vi få mer bidrag.
C. Försöka värva fler medlemmar.
-Vi ska annonsera mer regelbundet på SHs sidor.
-Vi skulle även kunna annonsera på TS, FeFo och Catahya. Admanta tar på sig att skriva ihop en plan om var när och hur, som alla i styrelsen sedan kan genomföra.
D. Skriva kontrakt mellan RSFK och Rollspelet Svenska Hogwarts.
-Ett utkast finns, styrelsen ska titta på det och ha sagt sitt senast 091123.
3) Saker vi måste kolla upp inför årsmötet är stadgegenomgång, motioner och dess datum samt har vi en aktiv (och icke bannad) valberedning?

Leffe ska gå igenom stadgarna och se om vi behöver göra några ändringar, tillägg eller annat.

Leffe ska skriva en motionstext om styrelsesammansättning i händelse av att flera föreningar vill ansluta till RSFK.

Leffe ska gå igenom motionstexterna.

Leiya och Victor är valberedning och båda är aktiva och närvarande för tillfället.

4) Kolla upp datum för att söka pengar nästa år!
Safir kollar datum.

5) Diskutera hur vi ska gå vidare med medlemsengagemanget.
Admantas förslag på punkt 2C får ligga till grund för detta. Vi avvaktar.

6) Kontrakt med eventuella HP-rollspel som inte är SH.
Traxy börjar bearbeta nuvarande kontrakt med SH för att göra det till en mer generell mall. Alla ska titta på förslaget och ha kommenterat det senast 091123.

7) Övriga frågor
-Nästa möte
24/11 kl 19:00
-Ska RSFK ha ett eget forum, utanför SH?
Traxy kollar upp detaljerna kring detta.

Det beslutades att frågor om reklam och att fixa tröjor åt föreningen tas upp på styrelsemöte istället.

Årsmöte 2009-03-29

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas

2. Fastställande av röstlängd

  • Caroline Warnqvist
  • Freja Dufour
  • Johanna Warnqvist
  • Karin Elofsson
  • Marit Deldén
  • Robin Bergmark
  • Sofia Meaden
  • Victor Sjögren

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Meaden valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Caroline Warnqvist och Johanna Warnqvist valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar

Alla närvarande är medlemmar i föreningen.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Styrelsen fastställde en budget för IRL-träffar på 4500 kr och bidrog med pengar till Rollspelet Svenska Hogwarts ”SHiRL 2008”-träff i Härnösand i augusti, som anordnades av en RSFK-medlem. Styrelsen har även betalat ut ersättning för hemsida och domännamn för Svenska Hogwarts och godkänt en ökning av webhotellsutrymme samt bandbredd p.g.a. ökad trafik till sidan.

10. Ekonomisk berättelse

Budget ifrån förra året:
+1000:-

Inkomster:
Verksamhetsbidrag Sverok = 3000:-
Medlemsbidrag Sverok = 4100:-
Övrigt bidrag = 800:-

Utgifter:
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för SHs räkning = 868:-
SHiRL 2008 = 3616,50:-
Föreningens saldo = 4415,50:-

Detta har gåtts igenom av revisor och godkänts och godkändes av årsmötet.

11. Revisionsberättelse

Undertecknade, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts räkenskaper utsetts att granska räkenskaper och förvaltning för år 2008 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarisfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2008.

Kenneth Deldén

Mötet godkänner revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2008.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2009:

  1. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL i mån av pengar och intresse.
  2. Söka bidrag ifrån SVEROK.
  3. Försöka värva fler medlemmar.
  4. Skriva kontrakt mellan RFSK och Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Motioner

Styrelsen framlade ett förslag om stadgeändringar: Om en av dem som sitter på en post inte kan utföra den och det inte finns tid att tillkalla ett medlemsmöte och rösta fram en ny innan det är dags för årsmöte så kan styrelsen själva tillsätta ny valberedning, sekreterare och kassör.

Årsmötet godkände att styrelsen kan utse ny valberedning om det är mindre än två månader kvar innan 30 mars, och även att tillsätta fler i valberedningen om det behövs.

Originalstadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Styrelsen kan om det är mindre än två månader kvar till 30 mars, tillsätta fler medlemmar i valberedningen om de ordinarie av någon anledning inte kan fortsätta utföra sina uppdrag. Valbar är medlem i föreningen.

Årsmötet godkände också att styrelsen kan utse en vice kassör och vice sekreterare inom sig själv om detta skulle behövas.

Originalstadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Ändrad stadga:

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.

Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen.

Styrelsen kan inom sig själv utse vice kassör och vice sekreterare vid behov.

15. Budget

Framtida utgifter 2009 (som vi vet om):
Styrelsen har beslutat att betala ersättning på 1000:- till husägarna för vattenpumpen som förstördes under SHiRL2008.
Domän/Hemsida till Sofia Meaden för inkomna fakturor för en summa av 577:-
Föreningens saldo efter dessa väntade utgifter = 2838,50:-

Det kommer även att tillkomma ytterligare domänkostnader under sommaren, och sedan blir det inkomster i form utav bidrag från SVEROK.

Mötet godkände att ge styrelsen frihet att utöka budgeten vid behov, d.v.s. till saker som IRL-träff, frimärken, reklam och liknande som kan visa sig behövas senare under året men som inte är aktuella just för tillfället.

16. Val av ordförande
Sofia Meaden återvaldes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet återvalde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson

18. Val av valberedare

Frida Gundmark och Victor Sjögren valdes till valberedare.

19. Val av revisor

Kenneth Deldén återvaldes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande

Styrelsemöte 2008-04-09

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2008-04-09

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades kl. 20:04.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Safir
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Traxy valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Safir valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Inga frågor om föregående protokoll, som var årsmötesprotokollet. Detta protokoll finns att läsa på hemsidan, meddelade Traxy.

8. SHiRL 2008
”Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.”
Källa: Styrelsemöte 2008-02-26

[Angfiel = Leffe, Safirs kommentar]

Leffe är redo att stå som arrangör för ett SHIRL i Härnösand. Leffe kan nästan säkert låna sina föräldrars sommarstuga i Härnösand, hon ska bara kolla med sina föräldrar vilken helg som passar bäst. Kostnaden kommer att vara för förbrukad elektricitet och beräknas uppgå till c:a 100kr.

9. Pengar till SHiRL 2008
Förra IRL med 20 pers gick det åt ca 3000 i matpengar. Som sagt får vi gratis hyra ska det inte behöva kosta mer än 4500:- för mat och liknande. Blir det över något går det tillbaka till föreningen.

10. Övriga frågor
Diskutera hur vi går vidare med det här kontraktet. RSFK har ett kontrakt med SH som innebär att RSFK står för SHs hemsidekostnader och att RFSK inte styr över själva rollspelet dvs de kan inte kontrollera det som händer i HK eller i spelet i övrigt.

Traxy ska skriva ihop kontraktet så kan Admantas kompis kanske kika genom det om hon vill när det är klart då. Admanta ska fråga. Det här med konjtraktet är ett gammalt beslut som vi behöver verkställa.

Leffe ska också skriva ihop guide till hur man söker bidrag.

11. Nästa möte
Exakt datum och tid för nästa möte bestäms i forumet.

12. Mötets avslutande
Mötet avslutades.

Årsmöte 2008-03-30

Plats: #kvastskaft på Wotnet

1. Mötet öppnas

2. Fastställande av röstlängd

  • Alexandra Dahlberg
  • Anna-Karin Jonasson
  • Frida Gundmark
  • Caroline Warnqvist
  • Johanna Warnqvist
  • Linn Thorstensson
  • Malin Toftefors
  • Marit Deldén
  • Regina Nemeth
  • Robin Bergmark
  • Sara Ericsson
  • Sofia Carlsson

Linn Thorstensson anslöt sig 17:34, under punkt 6. Alexandra Dahlberg anslöt sig 18:05, efter punkt 9. Regina Nemeth frånvarande 17:38 (efter punkt 6) till 18:07 (efter punkt 9). Malin Toftefors anslöt sig 18:43 under punkt 13.

3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande

Marit Deldén valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare

Sofia Carlsson valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare

Anna-Karin Jonasson och Frida Gundmark valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar

Sara Ericsson adjungeras, då hon närvarar utan att vara medlem.

8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Föreningen är nu äntligen SVEROK-ansluten. Styrelsen har även haft ett par styrelsemöten och diskuterat vad som ska gälla för att man ska kunna söka bidrag ifrån föreningen för att anordna IRL-träffar.

10. Ekonomisk berättelse

Föreningen har nu ett bankkonto, som det finns 1000 kr på. Inga nya pengar har tillkommit eller betalats ut under 2007. Detta är godkänt av föreningens revisor.

11. Revisionsberättelse

Undertecknade, som av Rollspelsföreningen Kvastskafts räkenskaper utsetts att granska räkenskaper och förvaltning för år 2007 får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse.

Jag har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och handlingar, som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Inkomster och utgifter är riktigt verifierade.

Då det under revisionen inte framkommit anledning, tillstryker jag att styrelsen beviljas ansvarisfrihet för förvaltningen under verksamhetsåret 2007.

Kenneth Deldén

Mötet godkänner revisionsberättelsen.

12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2007.

13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2008:

  1. Försöka arrangera ett nytt officiellt SHiRL. Styrelsen får arbeta fram ett system för eventuellt resebidrag till IRL-träffar.
  2. Söka bidrag ifrån SVEROK.
  3. I mån av pengar, börja fixa med tröjor.
  4. Skriva kontrakt mellan RFSK och Rollspelet Svenska Hogwarts.

14. Motioner

Mötet bordlade punkten då det inte inkommit några motioner att ta upp på årsmötet.

15. Budget

Eftersom föreningen inte har några inkomster eller utgifter än så beslutade mötet att bordlägga punkten tills vidare.

16. Val av ordförande
Sofia Carlsson valdes till styrelseordförande.

17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Malin Toftefors
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson

Då föreningen är så pass liten bestämdes det att inte utse någon extra ledamot i år.

18. Val av valberedare

Anna-Karin Jonasson vals till valberedare.

19. Val av revisor

Kenneth Deldén återvaldes till revisor.

20. Övriga frågor

Mötet bordlade punkten då det inte fanns några övriga frågor.

21. Mötets avslutande

Styrelsemöte 2008-02-26

Plats: Skype
Datum: 2008-02-26

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Arienne.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Arienne
  • Traxy

3. Val av mötesordförande
Arienne valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Alla nu närvarande var med vid föregående möte.

8. Bidrag till IRL-träffar
Eftersom vi nu kan söka bidrag ifrån SVEROK så tyckte styrelsen det var dags att sätta punkt för den sedan länge påbörjade diskussionen och äntligen bestämma vad som ska gälla för att kunna sätta bidrag.
Definitionerna av IRL-träffar beslutades som följer:

  • En IRL-träff klassas som mini-IRL om den har ca 5-9 deltagare. Den behöver inte ha någon övernattning.
  • En IRL-träff klassas som stor-IRL om den har minst 10 deltagare och övernattning minst en natt ingår.

För att kunna söka RFSK-bidrag till en IRL-träff bestämde styrelsen följande:

  1. Träffen måste bestå av minst fem personer, varav minst en (den som är arrangör och/eller kassör) måste vara medlem i RFSK.
  2. Träffen måste ha ett tydligt rollspelssyfte och måste vara helt alkohol- och drogfri.
  3. Inbjudan till träffen måste gå ut officiellt i forumet.
  4. Träffens arrangör/kassör måste kunna visa upp en deltagarlista, budget samt kvitton till RFSK:s kassör för att kunna få ut bidrag.
  5. Fullt bidrag (kommer att specifieras senare när vi vet hur mycket vi har att röra oss med) ges för träffdeltagare som är RFSK-medlemmar. Halvt bidrag ges för träffdeltagare som är SH-medlemmar men som inte är med i RFSK. Man kan inte söka bidrag alls för träffdeltagare som inte är medlemmar i vare sig RFSK eller SH. Icke-medlemmar kan gå med i RFSK under träffen, och räknas då som RFSK-medlemmar i bidragsansökningen.
  6. Bidrag ges i efterhand, om inte särskilda omständigheter föreligger.
  7. Stickprovskontroller kan komma att göras bland IRL-deltagarna efter en IRL-träff, för att kontrollera att de uppgifter som inkommit i ansökningen stämmer.

Det bestämdes att Angfiel ska skriva ihop en guide till hur pengarna ska skötas för att hon som kassör ska bevilja bidragsansökningar.

9. Övriga frågor
Registrering av förening till SVEROK: Vi är nu medlemmar i SVEROK, men måste kolla upp ordentligt hur man gör för att söka bidrag.

Nytt år, nya medlemmar: Traxy påminner om att man måste registrera om sig i föreningen för att räknas som medlem under 2008. Det bestämdes att Traxy ska skicka ut påminnelser om detta till alla som var medlemmar under 2007.

SHIRL 2008: Admanta har inte tid att organisera något Shirl i Skåne i sommar. Däremot så kanske Angfiel kan organisera ett i augusti i Härnösandstrakten. Det bestämdes att Angfiel ska höra med sina föräldrar om lån av sommarstuga, samt att hon ska posta i forumet för att undersöka intresse.

Årsmöte 2008: Traxy påminner om att årsmötet måste hållas innan 31 mars. Det beslutas att hålla årsmöte söndagen den 30:e mars, kl. 18:00 på IRC och att Traxy ska skicka ut kallelse till detta så snart som möjligt.

10. Nästa möte
Nästa möte är årsmötet, om inget annat dyker upp som måste diskuteras först.

11. Mötets avslutande
Mötet avslutades av mötesordförande Arienne.

Styrelsemöte 2007-10-07

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2007-10-07

1. Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Arienne, ca 20:00.

2. Närvarande:

  • Admanta
  • Angfiel
  • Arienne
  • Traxy

Angfiel var tvungen att gå vid ca 20:35, efter punkt 8.

3. Val av mötesordförande
Arienne valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare
Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare
Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll
Detta är årets första styrelsemöte.

8. Registrering av förening till SVEROK
Angfiel skulle träffat Joti för sista underskriften till grundarmötets protokoll den 5/10, men han var sjuk, så istället hoppas hon kunna få hans underskrift 8/10 istället. Hon kommer sedan att fylla i de papper som behövs för registrering och skicka in dessa, samt skaffa ett bankkonto i Swedbank åt föreningen, som tidigare beslutats.
Admanta ska ringa till SVEROK så snart som möjligt och höra ifall årsmötesprotokollet för 2007 behöver ingå i de papper vi skickar in när föreningen ska registreras hos SVEROK.

9. Övriga frågor
SHIRL/SHMIRL-diskussion i forumet: Traxy påminner om att diskussionerna finns, så att de inte glöms bort, och föreslår att det diskuteras mer om detta på nästa styrelsemöte.

SHIRL 2008: Admanta är intresserad av att organisera ett SHIRL i Skåne nästa sommar. Det bestämdes att det är en god idé att börja diskutera tid/plats för SHIRL i forumet redan nu.

10. Nästa möte
Exakt datum och tid för nästa möte bestäms i forumet, då hela styrelsen inte är närvarande, men bör hållas i slutet av oktober.

11. Mötets avslutande
Mötet avslutades av mötesordförande Arienne.

Årsmöte 2007-03-28

Plats: #kvastskaft på Wotnet

§ 1. Mötet öppnas

§ 2. Fastställande av röstlängd

  • Alexandra Dahlberg
  • Alexandra Rosqvist
  • Anna Månsson
  • Anna-Karin Jonasson
  • Carolina Bruseman
  • Caroline Warnqvist
  • Marit Deldén
  • Robin Bergmark
  • Sofia Carlsson

Anna Månsson lämnade mötet 18:55, efter punkt 17, men har fått loggen i efterhand för att kunna renskriva årsmötesprotokollet. Caroline Warnqvist lämnade också mötet 18:55. Anna-Karin Jonasson lämnade mötet 19:05, under punkt 18.

§ 3. Mötets beslutsmässighet

Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

§ 4. Val av mötesordförande

Sofia Carlsson valdes till mötesordförande.

§ 5. Val av mötessekreterare

Anna Månsson valdes till mötessekreterare.

§ 6. Val av justerare tillika rösträknare

Marit Deldén och Robin Bergmark valdes till justerare och rösträknare.

§ 7. Adjungeringar

Ragnar Hedenskog adjungeras, då han närvarar utan att vara medlem. Han lämnade sedan mötet kl. 19:09, under punkt 18.

§ 8. Fastställande av dagordning

Dagordningen godkändes.

§ 9. Verksamhetsberättelse

Ingen verksamhetsberättelse har skrivits, men styrelsen redogjorde följande, vilket godkändes av mötet: Styrelsen har arbetat med att fixa protokollet från grundarmötet i augusti, undersökt alternativ för att skaffa bankkonto åt föreningen och liknande som behövs för att gå med i SVEROK.

§ 10. Ekonomisk berättelse

Eftersom föreningen inte har allt påskrivet och klart har man inte kunnat öppnat ett bankkonto, och tills dess att det finns ett konto och en fast inkomst genom SVEROK har kassören varit snål med att betala ut pengar. Därför har de utgifter föreningen samlat på sig (d.v.s. de som kassören fått in kvitton för) lagts som skulder istället och är tänkta att betalas ut såfort föreningen får ett konto.

§ 11. Revisionsberättelse

Det har inte skrivits någon revisionsberättelse, då inga pengar rörts sedan föreningen grundades p.g.a. bristen av bankkonto. Mötet godkänner detta. Revisor Karin Rödström har godkänt den budget som fanns.

§ 12. Ansvarsfrihet

Mötet beslutar att styrelsen är ansvarsfri för år 2006.

§ 13. Verksamhetsplan

Mötet godkände följande verksamhetsplan för 2007:

  1. Gå med i SVEROK
  2. Skaffa bankkonto
  3. Arrangera IRL-träff(ar)

Det beslutades att frågor om reklam och att fixa tröjor åt föreningen tas upp på styrelsemöte istället.

§ 14. Motioner

Mötet bordlade punkten då det inte inkommit några motioner att ta upp på årsmötet.

§ 15. Budget

Eftersom föreningen inte har några inkomster än, eller konto eller liknande så beslutade mötet att bordlägga punkten genom att mötet röstar igenom att inte dela ut pengar till någon del i föreningen ännu. Beslut om var pengarna ska gå fattas genom ett framtida medlemsmöte.

§ 16. Val av ordförande
Alexandra Dahlberg valdes till styrelseordförande.

§ 17. Val av styrelse

Mötet valde följande till styrelse:

Sekreterare: Sofia Carlsson
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Anna Månsson
Ledamot: Melissa Lejman

§ 18. Val av valberedare

Robin Bergmark vals till valberedare. Ytterligare en valberedare kommer att väljas vid senare tillfälle.

§ 19. Val av revisor

Valberedningen har inte hittat någon som vill ta på sig uppdraget. Ordförande föreslog Kenneth Deldén, som accepterade uppdraget via telefon. Mötet godkände detta. Mötet ansåg att det inte var jäv att tillsätta Kenneth Deldén som revisor, eftersom det är en så pass liten förening att det inte spelar så stor roll om revisorn och kassören är far och dotter, eftersom det dels inte är några stora summor det rör sig om, och dels så fanns det ingen annan som ville ställa upp. Om detta misstycks från SVEROK, så får en ny revisor väljas på ett medlemsmöte.

§ 20. Övriga frågor

• SVEROK kräver personnummer för medlemmarna i år. Mötet bestämde att de som blivit medlemmar i år måste skicka in helt personnummer för att kunna fortsätta vara medlemmar i föreningen. Formuläret på föreningens hemsida kommer att ändras snarast för att reflektera SVEROKs medlemskapskrav.

• Alkohol- och drogpolicy på IRL-träffar. Detta är något som diskuterats på styrelsemöten tidigare, men styrelsen ville låta medlemmarna få besluta om det. Mötet beslutade att anta följande policy gällande alkohol och droger på föreningssponsrade IRL-träffar: ”Det råder totalt alkohol- och drogförbud på samtliga IRL-träffar som är sponsrade av pengar från föreningen. Personer som går iväg och dricker på annan plats får inte återvända till IRL-lokalen förrän de har nyktrat till.”

§ 21. Mötets avslutande

Styrelsemöte 2006-11-18

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2006-11-18

1. Mötets öppnande

Mötet öppnades av ordförande Traxy, ca 17:15.

2. Närvarande:

Angfiel
Shetani
SweetSinner
Taura-Tierno
Traxy

3. Val av mötesordförande

Taura-Tierno valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare

Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare

Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen

Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll

Alla nu närvarande var med vid föregående möte.

8. Föreningskonto

Angfiel har varit i kontakt med ett flertal olika banker, för att se vilken som är bäst lämpad för föreningens ändamål. Styrelsen beslöt att Swedbank var den bank som passar föreningen bäst. För tillfället finns inget behov av att betala för att använda sig av betalningsmöjligheter på Internet, men om behovet skulle uppstå, så kan detta kopplas till kontot i efterhand. Hur det är med att skaffa organisationsnummer, och om man ska ansöka till SVEROK innan man skaffar det, ska Taura-Tierno undersöka och meddela i styrelsens forum.

9. Kontrakt med rollspelet Svenska Hogwarts

Taura-Tierno har sedan förra styrelsemötet varit i kontakt med en person som ska se över kontraktet. Denna person har skickat förslaget vidare till en jurist för att finslipas, men denna person har varit bortrest, så de har ej återkommit till honom än, men kommer att låta styrelsen veta så snart han får veta något ifrån dem.

10. T-shirts

Styrelsen beslutade att skjuta på denna diskussion tills själva föreningen är färdig med SVEROK-anslutningen, och under tiden hålla utkik efter olika tryckerier och erbjudanden.

11. Övriga frågor

Årsmöte och valberedning

Årsmöte ska hållas senast 31 mars 2007, så styrelsen tycker det är bra att lägga årsmötet till någon gång i mitten av mars månad. Valberedningen bör notifieras i mitten av december, så att de kan börja med sin uppgift efter det. Taura-Tierno ska undersöka vilka regler som gäller för valberedning.

Bidrag till filmkväll i Stockholm

Efter en lång diskussion så beslöt styrelsen till slut att avslå förslaget om bidrag till en filmkväll. Orsaken till detta är att eftersom vi ännu inte anslutit oss till SVEROK, så vet vi inte hur mycket pengar vi egentligen har att röra oss med nästa år. Fram tills dess att föreningen har organisationsnummer, bankkonto och SVEROK-medlemskap och vet hur mycket vi kommer att få ifrån dem, så har styrelsen beslutat att man som medlem inte kan ansöka om bidrag för IRL-träffar.

12. Nästa möte

Nästa möte bestämdes till den 14 december. Tills dess ska det diskuteras i forumet om hur IRL-träffar definieras och vad som ska krävas av arrangörer för att kunna få söka bidrag ifrån föreningen.

13. Mötets avslutande

Mötet avslutades av mötesordförande Taura-Tierno.

Styrelsemöte 2006-10-08

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2006-10-08

1. Mötets öppnande

Mötet öppnades av ordförande Traxy, ca 17:20.

2. Närvarande:

Shetani
Angfiel
SweetSinner
Taura-Tierno
Traxy

SweetSinner anlände först 17:33, i tid till punkt 5.

3. Val av mötesordförande

Taura-Tierno valdes till mötesordförande.

4. Val av mötessekreterare

Traxy valdes till mötessekreterare.

5. Val av mötesjusterare

Mötet beslutade att inga justerare behövde utses.

6. Godkännande av dagordningen

Dagordningen godkändes.

7. Föregående protokoll

Detta är det första styrelsemötet.

8. Fördelning av uppgifter

  • Det bestämdes att protokollet ifrån föreningsgrundarmötet skulle renskrivas av Angfiel och sedan emailas över till Traxy, som skriver ut och skriver under det och skickar det till dåvarande mötessekreteraren Admanta, som skriver under och skickar vidare det till dåvarande justeraren SweetSinner, sedan den andra justeraren Joti, som slutligen lämnar över det färdigunderskrivna mötesprotokollet till Angfiel eller Shetani, som i sin tur skickar in det till SVEROK.
  • Traxy valdes till att få ansvaret att se till att mötesprotokollen finns att tillgå på föreningens hemsida, och även att lägga upp föreningens stadgar där.
  • Angfiel skrevs som firmatecknare på föreningsgrundarmötet, så hon fick i uppdrag att kolla upp vilka erbjudanden de olika bankerna har för att skaffa ett konto åt föreningen och redovisar detta på nästa styrelsemöte, där beslut kommer att fattas.

9. Budget

Efter genomförandet av IRL-träffen “SHiRL 2006” har föreningen 1338 kr i kassan, som finns hos Angfiel, i egenskap av kassör. Kvitton för armband som ska skickas ut till medlemmarna har Traxy, som ska skicka detta till kassören. Avgift för hemsida och domänadresser behöver betalas först nästa verksamhetsår. Planerade utgifter för nuvarande verksamhetsår beräknas ligga på 190-200 kr.

10. Kontrakt med rollspelet Svenska Hogwarts

Taura-Tierno tar förslaget om kontrakt Traxy postade i forumet och tar upp det till diskussion med folk han känner som erbjudit sig att hjälpa till med utformningen av detta kontrakt, för att på nästa styrelsemöte återkomma med ett förslag som vi i styrelsen kan titta på.

11. Övriga frågor

Revidering av budgeten för att lägga tilladministrationskostnader

Mötet godkände att budgeten revideras och att utgiften Administration à 200 kronor läggs till. Denna ska kunna användas som ersättning för porto, kopior av viktiga papper, kuvert och liknande när det gäller föreningsarbete, mot uppvisande av kvitto.

Reklam för rollspelet Svenska Hogwarts och Rollspelsföreningen Kvastskaft

Efter diskussion fanns det inga konkreta förslag på reklam som föreningen skulle behöva sponsra finansiellt, så diskussionen bordlades, tills dess att behov uppstår.

SHiRL 2007

Efter en lång diskussion beslutades det att gå på förslaget om att Kvastskaft postar i forumet att det behövs arrangörer för SHiRL 2007, och att vi vill ha folk som är intresserade och helst över 18 år, då det är en del administrativt arbete, underskrifter och liknande som krävs. Dessa väljs ut av Kvastskaft efter kriterier som föreningen tillsammans kommer överens om och får sedan i uppgift att ha hand om SHiRL 2007. De kollar upp lokaler, mat, aktiviteter eller liknande. Större beslut går genom Kvastskaft, speciellt ekonomi som ju går genom kassören men annars får de besluta i alla frågor. Om de vill så kan de gärna få ta upp saker till diskussion på forumet men det är inget krav på dem. Det är de som sitter som ytterst ansvariga över träffen, förutom då Kvastskaft som kan säga nej rent pengamässigt osv. Taura-Tierno reserverade sig mot beslutet.

12. Nästa möte

Efter en del diskussioner bestämdes det att hålla nästa möte inom en månad, men överlämnade beslutet till att diskuteras i forumet, och datum/tid bestämmas där.

13. Mötets avslutande

Mötet avslutades av mötesordförande Taura-Tierno.