Alla inlägg av rsfk

Styrelsemöte 2016-08-28

  1. Mötets öppnande 14:28
  2. Val av mötesfunktionärer
    1. Val av mötesordförande
      Styrelsen väljer Leffe till mötesordförande.
    2. Val av mötessekreterare
      Styrelsen väljer Foxears till mötessekreterare.
    3. Val av justerare
      Styrelsen väljer Kotte till justerare.
  3. Närvaro
    Leffe, Kotte och Foxears.
  4. Adjungerande
    Inga närvarande som behöver adjungeras.
  5. Godkännande av dagordning
    Dagordningen godkänns med följande ändringar:
    Punkt 2.4 Val av demokratiobservatör stryks.
  6. Firmateckning
    Styrelsen noterar att alla papper har kommit fram till Vargen.
    Styrelsen beslutar att Leffe och Vargen ska ha ett möte för att gå vidare med detta.
  7. SHiRL2016
    Styrelsen beslutar att alla kikar runt på lokal för att antingen hålla ett SHiRL under novemberlovet, eller till nästa sommar.
  8. 10-årstävling
    Styrelsen beslutar att tävlingen går ut på uppdrag som ska fotograferas. Dessa uppdrag ska publiceras den 1:a varje månad i tre månader (september, oktober, november). Sluttid för för tävlingen är sista november 24:00 och vinnarna presenteras under december. Bidragen skickas in till kvastskafts mail, och publiceras i en google-drive-mapp, samt på sociala media.
    Styrelsen beslutar att Leffe skapar ett dokument där alla hjälps åt att hitta på uppdrag.
    Styrelsen beslutar att Foxears fixar med twitterkonto åt kvastskaft.
    Styrelsen beslutar att Leffe och Foxears kollar upp och köper in priser i slutet av september.
  9. Räkningar/Domäner
    Styrelsen beslutar att Leffe pratar med Traxy om vilka räkningar som finns och när de ska betalas.
  10. Verksamhetsplan
    Styrelsen beslutar att uppmuntra till flyersutdelning i samband med filmpremiären i november.
    Styrelsen beslutar att Leffe och Foxears kollar upp vad det skulle kosta att trycka upp flyers på ett riktigt tryckeri.
    Styrelsen beslutar att Leffe ska peta på Rilex angående skapande av föreningslogga.
    Styrelsen noterar ett tidigare beslut om att likabehandlingsplanen ska tas upp som en egen punkt på nästa möte.
    Styrelsen beslutar att på nästa möte ta upp en diskussion om eventuellt samarbete med Uppsala Slug Club.
    Styrelsen beslutar att på nästa möte ta upp alternativa bidrag.
  11. Övriga frågor
    Det föreslås att om SHiRL2016 inte blir av så kan styrelsen anordna en gemensam filmpremiär i Stockholm och eventuellt lägga ut för delar av biobiljettkostnaden för de som vill komma.
    Styrelsen beslutar att ta upp detta igen på nästa möte.
  12. Nästa möte
    Styrelsen beslutar att Leffe lägger upp en doodle för nästa möte som ska hållas under andra halvan av september.
  13. Mötets avslutande 15:29

Styrelsemöte 2016-06-26

  1. Mötets öppnande 15:03
  2. Närvarande
    Leffe, Vargen, Foxears och Kotte (försvann under punkt 13)
  3. Val av mötesfunktionärer
    3.1 Val av ordförande

    Styrelsen väljer Leffe till mötesordförande.
    3.2 Val av sekreterare
    Stryrelsen väljer Foxears till mötessekreterare.
    3.3 Val av justerare
    Styrelsen väljer Kotte och Vargen till justerare.
  4. Adjungerade
    Inga som behöver adjungeras in är på mötet.
  5. Godkännande av dagordning
    Styrelsen godkänner dagordningen.
  6. Firmateckning
    Protokollen från det extrainsatta årsmötet och ordinarie årsmöte är på väg.
    Vargen ska fixa organisationsnummer från skatteverket, sen kan firmateckningen ske.
    Punkten bordläggs.
  7. Styrelsens arbetsdokument
    Styrelsen beslutar mötestiden att bli lördagen som infaller innan den 18 varje månad, klockan 15-17.
    Styrelsen godtar arbetsdokumentet med ovan gjorda ändringar.
  8. SHiRL2016
    Styrelsen anser att pga rådande omständigheter kring SHiRL2016 bör det skjutas fram. Förslagsvis till höstlovet v44.
    Styrelsen kommunicerar detta till SHiRL-gruppen och om de vill/orkar/kan ordna SHiRL i augusti som planerat så stöttar styrelsen det. I annat fall sitter samma SHiRL-grupp kvar för att arrangera SHiRL antingen senare under 2016 eller under 2017.
    Om SHiRL2016 skjuts fram eller ställs in tar styrelsen på sig fullständigt ansvar för det beslutet.
    Det är styrelsens ambition att ordna SHiRL2017 om det inte blir något detta år.
    Styrelsen uppdrar Kotte att prata med Emmis som i sin tur tar upp det med SHiRL-gruppen.
  9. Demokratiobservatör
    Styrelsen beslutar att ha demokratiobservatör på de nästkommande mötena och sedan utvärdera om det är någonting att fortsätta med. Punkten läggs till på dagordningen efter val av justerare.
    Styrelsen beslutar att på nästa möte diskutera hur demokratiobservatören ska agera och hur konflikter ska lösas.
  10. Uppdatering av stadgeändring
    Foxears har uppdaterat stadgarna på hemsidan samt skickat till Sverok. Sverok har godkänt de nya stadgarna.
  11. Likabehandlingsplan
    Styrelsen beslutar att Kotte och Emmis jobbar vidare på dokumentet och det tas upp igen på styrelsemötet i september.
  12. Spellov 2016
    Styrelsen uppdrar Foxears att hålla koll på spellovet och hur det kan implementeras med RSFK.
  13. 10års-tävling
    Styrelsen bordlägger punkten till nästa möte.
  14. Verksamhetsplan
    Styrelsen gick igenom verksamhetsplanen.
  15. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
  16. Nästa möte
    Nästa möte blir lördagen den 16/7 klockan 15-17.
  17. Mötets avslutande 16:53

Extrainsatt årsmöte 2016-06-18

  1. Mötets öppnande
    Karin Johansson förklarar mötet öppnat klockan 18:02
  2. Mötets behörighet
    Kallellsen skickades ut 3 juni, vilket är mer än 2 veckor innan mötet.
    Mötet anser att det extrainsatta årsmötet är behörigt.
  3. Val av mötesordförande
    Mötet väljer Leffe Deldén till mötesordförande.
  4. Val av mötessekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé till mötessekreterare.
  5. Val av justerare tillika rösträknare
    Mötet väljer Karin Johansson och Anna-Karin Jonasson till justerare tillika rösträknare.
  6. Godkännande av dagordning
    Mötet godkänner dagordningen med följande ändringar:
    Punkt 7 Närvaro och punkt 8 Adjungerade läggs till.
  7. Närvaro
    Matilda Ralmé
    Karin Johansson
    Mathilda Schnorrenberger
    Leffe Deldén
    Othilda Ahlrot (anslöt under punkt 6)
    Anna-Karin Jonasson
    Ellinor Ralmé
    Fredrik Sjöström (anslöt under punkt 5)
  8. Adjungerade
    Mötet beslutar att adjungera in personer som inte är medlemmar i föreningen på mötet med full närvarorätt, yttranderätt och yrkanderätt.
  9. Val av ordförande
    Valberedningens nominering till ordförande: Leffe Deldén.
    Mötet väljer Leffe Deldén till föreningens ordförande med acklamation.
  10. Val av kassör
    Valberedningens nominering till kassör: Ellinor Ralmé.
    Mötet väljer Ellinor Ralmé till föreningens kassör med acklamation.
  11. Proposition: Stadgeändring §7 Medlemmar
    Matilda Ralmé föredrar punkten.
    Mötet beslutar att anta propositionen.

    Anledning till ändring:
    De nya stadgar vi antog på årsmötet 2016 underkändes av Sverok med anledning av en formulering som ändrades. I de gamla stadgarna stod det att styrelsen kan stänga av en medlem som beter sig dålig, och detta ändrades i nya stadgan till “utesluta”. Enligt Sveroks regler får styrelsen aldrig utesluta en medlem, utan endast årsmöte, och avstängning och uteslutning är alltså två skilda saker. Det är vad denna ändring gäller. Sverok uppmuntrade också att lägga till att den avstängda medlemmen har rätt att föra sin talan och rösta i frågan om sin egen uteslutning, vilket också är med i detta förslag.

    Om uteslutning och avstängning från Sveroks standardstadgar:
    En medlem som missköter sig kan bli avstängd av föreningens styrelse. Nästa årsmöte måste då besluta om medlemmen ska uteslutas eller inte. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen och årsmötet kan häva uteslutning och avstängning.

    Nuvarande stadga (§7, andra stycket):
    En medlem som allvarligt skadar föreningen kan uteslutas av styrelsen. Utesluten medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om uteslutningen ska hävas eller forsätta gälla. Styrelsen kan häva en uteslutning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att uteslutningen inte ska hävas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

    Förslag på ändring (§7, andra stycket):
    En medlem som allvarligt skadar föreningen kan bli avstängd av styrelsen. Avstängd medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om medlemmen ska uteslutas eller om avstängningen ska hävas. En avstängd medlem har rätt att gå på årsmötet, och får rösta i frågan om sin uteslutning. Styrelsen kan häva en avstängning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att medlemmen ska uteslutas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

  12. Mötets avslutande
    Mötesorförande förklarar mötet avslutat klockan 18:40.

Styrelsemöte 2015-06-12

  1. Mötets öppnande 18:02
  2. Val av mötesfunktionärer
    2.1 Ordförande

    Styrelsen väljer Kotte till mötesordförande.
    2.2 Sekreterare
    Styrelsen väljer Foxears till mötessekreterare.
    2.3 Justerare
    Styrelsen väljer Emmis till justerare.
  3. Adjungerande
    Inga behöver adjungeras in.
  4. Godkännande av dagordning
    Då Kvastskaft inte har någon ordförande och ingen dagordning skickats ut, bestäms dagordningen under denna punkt. Dagordningen godkänns.
  5. Extrainsatt årsmöte
    Styrelsen går igenom dagordningen för mötet och ser till att alla punkter är lösta. Frågan bordläggs.
  6. Likabehandlingsplan
    Styrelsen konstaterar att det hittills utförda arbetet med likabehandlingsplanen ser bra ut. Frågan bordläggs.
  7. Verksamhetsplanen
    Styrelsen beslutar att RSFK anordnar en tävling i samband med att föreningen fyller 10. Den ska sluta 2016-10-10. Tanken är att tävlande ska skapa något ON-kreativt på temat ”Kvastskaft”. Fyra priser, ett för varje elevhem. Vidare diskussion på nästa möte.
    Styrelsen uppdrar Emmis att ta kontakt med Rilex och Foxears att ta kontakt med Elyon om att designa loggan.
    Styrelsen uppdrar Kotte att kolla runt efter nya bidrag som kvastskaft kan söka.
    Styrelsen uppdrar Kotte att skriva ett mail till SF-bokhandlarna om att lägga ut lappar för SH och RSFK i samband med boksläppet av The Cursed Child.
  8. SHiRL
    Diskuterat eventuella lösningar på de problem som uppstått i och med avhopp i SHiRL-gruppen som Emmis får föra vidare. Frågan bordläggs.
  9. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
  10. Nästa möte
    Styrelsen förlägger nästa möte till söndagen den 26 juni kl 18:00. Sedan återgår styrelsen som vanligt till möten söndagen innan den 18 varje månad.
    Styrelsen uppdrar Foxears att informera nya styrelsemedlemmar om detta möte i anslutning till det extrainsatta årsmötet.
  11. Mötets avslutande 19:30

Styrelsemöte 2016-05-15

  1. Mötets öppnande 18:08
  2. Val av mötesfunktionärer
    2.1 Ordförande
    Styrelsen väljer Kotte som mötesordförande.
    2.2 Sekreterare
    Styrelsen väljer Foxears som mötessekreterare.
    2.3 Justerare
    Styrelsen väljer Emmis som justerare.
  3. Adjungerande
    Emmis, Foxears och Kotte är närvarande.
    Inga som behöver adjungeras är på mötet.
  4. Godkännande av dagordning
    Styrelsen beslutar att ändra punkt 9 till SHiRL, med 2 underpunkter: Meddelande och Budget.
    Styrelsen godkänner dagordningen
  5. Styrelsens arbetsdokument
    Styrelsen beslutar:
    att styrelsen har möten söndagen som infaller innan den 18 varje månad, klockan 18-20.
    att styrelsen ska föra beslutsprotokoll, samt med möjlighet att lägga till viktigt information.
    att anta Styrelsens arbetsdokument med ovan beslutade ändringar samt de kommentarer som finns i dokumentet.
    Styrelsen uppdrar Foxears att utföra dessa ändringar.
  6. Likabehandlingsplan
    Styrelsen uppdrar Kotte och Emmis att lägga till text om varje punkt i innehållet innan nästa möte.
  7. Extrainsatt årsmöte
    Styrelsen beslutar att lägga det extrainsatta årsmötet 2016-06-04, kl 18.
    Styrelsen beslutar att Kotte ligger på valberedningen att hitta någon.
    Styrelsen beslutar att Foxears skriver och skickar ut en kallelse senast 2016-05-21.
  8. Verksamhetsplan
    Styrelsen uppdrar Kotte att googla föreningar.
    Styrelsen beslutar att kolla verksamhetsplanen varje möte.
  9. SHiRL
    9.1 Meddelande
    Styrelsen beslutar att Emmis skriver ihop ett meddelande att posta på forumet och tar kontakt med SHiRL-gruppen
    9.2 Budget
    Styrelsen anser att budgetförslaget ser bra ut.
    Styrelsen uppdrar Foxears att fråga SHiRL-gruppen om oklara punkter.
  10. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.
  11. Nästa möte
    Nästa möte hålls 2016-06-12, kl 18-20.
  12. Mötets avslutande 20:15

Styrelsemöte 2016-04-17

  1. Mötets öppnas 18:06
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen godkänner dagordningen.
  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen väljer Ailue som mötesordförande.
  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen väljer Foxears som mötessektreterare.
  5. Val av justerare
    Styrelsen väljer Emmis och Kotte som justerare.
  6. Adjungerande
    Inga behöver adjungeras.
  7. Styrelsens arbetsdokument
    Styrelsen beslutar att uppdra alla i styrelsen att gå igenom dokumentet och lägga in kommentarer på ändringar och förlag.
    Styrelsen uppdrar Ailue att göra en doodle för att kunna besluta om kontinuerliga möten.
  8. Likabehandlingsplan
    Styrelsen beslutar att Ailue kontaktar sverok om deras likabehandlingsplaner.
    Styrelsen beslutar att alla i styrelsen gör de punkter i dokumentet som det står ”alla” på.
  9. Extrainsatt årsmöte med anledning av att styrelsen ej har en kassör
    Styrelsen uppdrar valberedningen att leta efter en kassör.
    Styrelsen uppdrar Kotte att kontakta valberedningen.
    Styrelsen uppdrar Ailue att skicka en doodle för datum på extrainsatt årsmöte innan 10 juni.
  10. Ekonomi/Kassör/budget/bankkonto
    Kommande utgifter: Hemsidekostnader och SHiRL
  11. Uppdatering av hemsidan
    Foxears berättar om vad som ändrats på hemsidan.
  12. Uppdatering av stadgarna på hemisdan
    Styrelsen uppdrar Foxears uppdaterar stadgarna på hemsidan.
  13. Genomgång av verksamhetsplan, tidsupplägg
    Styrelsen beslutar att Ailue och Foxears tolkar verksamhetsplanen till nästa möte.
  14. Övriga frågor
    14.1 Nästa möte
    Styrelsen beslutar att möten ska hållas en gång i månaden.
    Styrelsen beslutar att nästa möte ska hållas 15/5, 18:00-20:00.
    14.2 Demokratiobservatör
    Styrelsen beslutar att eftersom styrelsen är liten (4 personer) så behövs ingen demokratiobservatör. Om någon känner att det behövs en demokratiobservatör ska punkten tas upp igen.
    Styrelsen beslutar att ta upp punkten igen om styrelsen blir större under extrainsatt årsmöte.
  15. Mötet avslutas 18:57

Årsmöte 2016-03-20

  1. Mötets öppnande
    Mötet öppnas 18:15 av Rebecca Haglund.
  2. Närvaro
    Mötet beslutar att adjungera in icke-medlemmar med närvarorätt och yttranderätt på mötet.

    Närvarande:
    Maia Bergman
    Viktor Bengtsson (gick med 18:31, under punkt 2)
    Jenny Söderberg (lämnade 22:38 under punkt 19)
    Emma Abrahamsson
    Matilda Ralmé
    Mathilda Schnorrenberger
    Karin Elofsson (försvann 22:58-23:33 under punkt 20)
    Leia Gripencreutz (gick med 18:57, under punkt 6, försvann 19:43-20:17 under punkt 10-16)
    Karin Johansson
    Johanna Warqvist (gick med 18:58 under punkt 6)
    Leffe Deldén
    Andreas Nicklasson
    Othilda Ahlrot (försvann 18:33-18:36 under punkt 2, försvann 18:47-18:52 under punkt 4-5, lämnade 20:15 under punkt 16)
    Rebecca Haglund (försvann 18:48-18:54 under punkt 4-5)
    Malin Toftefors (gick med 19:35 under punkt 9, lämnade 22:58 under punkt 20)
    Anna-Karin Jonasson (försvann 19:43-20:14 under punkt 10-16)
    Caroline Warnqvist
    Hedwig Strömbom
    Sofia Meaden
    Robin Bergmark
    Wilma Strömberg (gick med 18:52 under punkt 5, lämnade 22:34 under punkt 19)

  3. Dagordningens godkännande
    Mötet beslutar att lägga till punkt 3. Dagordningens godkännande.
    Mötet beslutar att flytta punkt 20. Uppdatering av stadgar-23. Inkomna motioner till innan punkt 14. Val av möterordförande.
    Mötet beslutar att slå ihop punkt 8-9 Ekonomisk berättelse och 10-11 Revisorns berättelse.
    Mötet beslutar att lägga till  ny punkt 16 Verksamhetsplan och ny punkt 17 Budget.

  4. Mötets behörighet
    Mötet bedöms behörigt då mail med kallelse utgått till medlemmar senast 6 mars.

  5. Val av mötets ordförande
    Mötet väljer Robin Bergmark som mötesordförande.

  6. Val av mötets sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé som mötessekreterare.

  7. Val av justerare och rösträknare
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till justerare och tillika rösträknare för mötet.

  8. Verksamhetsberättelse från förra året
    Mötet beslutar att vi stryker ”[gjordes det inte en fin ny flyer också som vi kan få med här?]”.
    Mötet beslutar att vi byter ut kommentarerna under punkterna ”Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få liteinformation” samt ”Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte”, till: ”Se bilagor”.
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen med ovanstående ändringar och lägga till i handlingarna.

    Se bilaga.

  9. Ekonomisk berättelse från förra året och Ekonomisk berättelse från 2014

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2015

    Föreningen har fått in en inbetalning från Sverok på 2680 kr för 2014 års bidrag. Föreningen förväntas få 2800 kr i bidrag från Sverok för 2015 som kommer betalas in på kontot under 2016.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Eftersom detta inte redovisades förrän årsmötet 2016 har dessa fodringar ännu inte krävts in. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr.
    Handkassan har använts till att betala av en del av utgiften för arrangörsgåvor och resterande summa står som skuld.

    INGÅENDE BALANS
    Bank               19547,50 kr
    Handkassa        612 kr
    Fodringar       3080 kr
    SUMMA      23239,50

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2680 kr
    SUMMA            2680 kr
    Utgifter
    Arrangörsgåvor Shirl2014  612 kr
    Minskad fodran Sverok      2680 kr
    SUMMA                                      3292 kr
    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                          400 kr
    Bidrag Sverok för 2015   2800 kr
    SUMMA                                   3200 kr
    Skulder
    Arrangörsgåvor Shirl2014   326 kr
    SUMMA                                          326 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster             2680 kr
    Nya fodringar                      2800 kr
    Nya skulder                           -326 kr
    Summa utgifter                -3292 kr
    Summa årets resultat   1862 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank                              22227,50 kr
    Handkassa                            0 kr
    Fodringar                     3200 kr
    Skulder                           -326 kr
    SUMMA                    25101,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2015 till handlingarna.

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2014
    Föreningen höll ett stort SHiRL under sommaren 2014 där 33 personer deltog. Avgiften var olika beroende på hur många dagar man skulle medverka och om man var medlem eller ej i föreningen. Det mesta av kostnaderna kunde täckas av anmälningsavgifter.
    Föreningen har fått in tre inbetalningar från Sverok under året på sammanlagt 4099 kr. Värt att notera är att en av inbetalningarna på 1420 kr var från 2013 men som betalades in på vårt konto under 2014. Även värt att notera är att vi kommer få in ett bidrag från Sverok för 2014 under 2015.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Det har inte kommit in på banken och såvitt kassören vet har dessa pengar heller inte kommit in kontant. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr. Handkassan har ökat med 200 kr under året då en av avgifterna kom in kontant. Kvittokostnaderna för SHiRL handlar främst om inhandling av mat och material som behövdes såsom frimärken, utskriftspapper, pärlor m.m.

    INGÅENDE BALANS
    Bank              18 211,50 kr
    Handkassa        412 kr
    SUMMA       18623,50 kr

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2013 och 2014   4099 kr
    SHiRL avgifter                                     6300 kr
    SUMMA                                               10399 kr

    Utgifter
    SHiRL: Resor                           555 kr
    SHiRL: Hyra                          1500 kr
    SHiRL: Irie (kvitton)             396 kr
    SHiRL: Spirry (kvitton)    2062 kr
    SHiRL: Emmis (kvitton)     165 kr
    SHiRL: Quiwi (kvitton)   4185 kr
    SUMMA                                 8863 kr

    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                            400 kr
    Bidrag Sverok för 2014     2680 kr
    SUMMA                                     3080 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster         10399 kr
    Nya fodringar                        400 kr
    Summa utgifter               -8863 kr
    Summa årets resultat  4616 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank              19547,50 kr
    Handkassa      612 kr
    Fodringar     3080 kr
    SUMMA     23239,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2014 till handlingarna.

  10. Revisorernas berättelse från förra året och Revisorernas berättelse från 2014

    Revisorsberättelse för rollspelsföreningen Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Då jag som revisor i skrivande stund ej har tillgång till den ekonomiska berättelsen eller annat underlag för att granska ekonomin 2015 så måste jag uppmana årsmötet att bordlägga frågan om ansvarsfrihet till nästa möte.

    Uppdaterad revisorsberättelse för Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Jag har även granskat de ekonomiska berättelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015. Räkenskaperna är helt i sin ordning och väl strukturerade. För verksamhetsåret 2014 kan noteras att årsmötet gett styrelsen mandat att budgetera resultatet -8000 kr, men verkligt resultat blev 4616 kr (varav 1420 kr uppstod verksamhetsåret 2013).

    Jag kan därför konstatera att inför verksamhetsåret 2016 är likviditeten i föreningen mycket god och att föreningen under en längre tid gått med överskott. Det är därmed rimligt att budgeten för 2016 tillåts gå med underskott.

    Med hänsyn till ovanstående rekommenderar jag att styrelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015 beviljas ansvarsfrihet.

    Viktor Bengtsson

    Mötet beslutar att lägga revirorns berättelse för 2014 och 2015 till handlingarna.

  11. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2015 ansvarsfrihet.

  12. Ansvarsfrihet för 2014
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2014 ansvarsfrihet.

  13. Uppdatering av stadgar
    Mötet beslutar att lägga till ”Godkännande av dagordning” till dagordningen under punkt §11.
    Mötet beslutar att ta bort stadgebilaga 2: likabehandlingsplan ur stadgeförslaget.
    Mötet beslutar att mötet godkänner stadgan i enlighet med ovan föreslagna ändringar.
    Mötet beslutar att den som uppdaterar stadgarna får i uppgift att göra relevanta redaktionella ändringar (numrering rätt, stavning etc).

    Se bilaga.

  14. Föreningsguide
    Mötet beslutar att lägga föreningsguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  15. Styrelseguide
    Mötet beslutar att lägga styrelseguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  16. Verksamhetsplan
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsplanen och uppdra styrelsen att göra redaktionella ändringar.

    Verksamhetsplan för 2016

    • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    • Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    • Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    • Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    • Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    • Ta fram en officiell logga till föreningen.
    • Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    • Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    • Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

  17. Budget
    Mötet beslutar att ålägga styrelsen att förvalta budgeten och att den bör gå 8000 kronor back i slutet av året.

  18. Inkomna motioner
    Inga motioner har inkommit.

  19. Val av ordförande
    Mötet ajourneras i 10 minuter (21:22-21:32).
    Mötet väljer Maia Bergman till ordförande i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  20. Val av sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé till sekreterare i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  21. Val av kassör
    Ingen kandiderar till kassör. Posten vakantsätts.

  22. Val av styrelseledamöter
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till styrelseledamöter i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  23. Val av revisorer
    Mötet väljer Hedwig Strömbom till revisor för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  24. Val av valberedning
    Mötet väljer Hedwig Strömbom och Anna-Karin Jonasson till valberedning för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  25. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.

  26. Mötets avslutande
    Mötet förklaras avslutat 23:53.

Uppdatering av stadgar 2016

Stadgeändringar antagna på årsmötet 2016.
Årsmötet 2016 beslutade även att den som uppdaterar stadgarna får i uppgift att göra relevanta redaktionella ändringar (numrering rätt, stavning etc).

Förslag på ändring av Kvastskafts stadgar:

Vi har arbetat genom varje punkt för sig och föreslår förändringar på en del av dem. Vi kände dock att många delar av stadgan var bra och behöver inte ändras och då har vi motiverat det istället för att föreslå en ändring.

Vi föreslår att vi börjar lägga till saker som stadgebilagor. Stadgebilagor är en del av stadgan (så kan bara ändras på årsmöte eller extrainsatt årsmöte) men är lättare att ändra eftersom det inte kräver två läsningar att ändra och behöver inte ha en speciell majoritet om man inte definierar det i själva stadgan. Det går även att ta bort och lägga till genom en enkel omröstning på årsmötet. Därför föreslår vi att vi lägger till två stadgebilagor på nästa extrainsatta årsmöte som heter Medlemsavgift respektive Likabehandlingsplan. Medlemsavgiften för att årsmötet årsmötet egentligen ska klubba medlemsavgiften och likabehandlingsplanen i enlighet med årsmötets beslut att ta fram en sådan.

När det gäller att lägga till styrelsens arbetsdokument har vi känt att det inte ska in i stadgarna eller i stadgebilagorna eftersom det är ett internt dokument som styrelsen ska kunna ändra i när och om styrelsen känner att den behöver ändras.

Notera att styrelsen inte kan ändra i stadgarna själva och inte lägga till stadgebilagor heller, så det kräver att vi lägger upp det som förslag på årsmöte för att det ska kunna träda i kraft.

Underlag skrivet av: Karin Johansson, Leffe Deldén och Sofia Meaden.

Stadgar:

§1 Föreningens namn
Föreningens namn är Rollspelsföreningen Kvastskaft.
Förslag på ändring: För tydlighets skull anser vi att det är bra att lägga till föreningens förkortning då vi använder det ganska ofta.

Förslag på ny stadga:
§1 Föreningens namn

Föreningens namn är Rollspelsföreningen Kvastskaft och förkortas RSFK.

§2 Föreningens säte
Föreningen har sitt säte i Linköping.
Ingen ändring: Det finns ingen anledning då sätet bara påverkar var man söker lokalt bidrag från Sverok för träffar och liknande och eftersom vi aldrig sökt några sådana bidrag (då vi inte kommer få någon eftersom vi inte träffas irl för att rollspela) så spelar det inget roll för oss som förening. Att ändra varje gång beroende på var styrelsen bor skulle bli väldigt hattigt för föreningen och onödigt med pappersarbete att skicka in varje gång.

§3 Föreningsform
Föreningen är en ideell förening. Föreningen är ansluten till Sverok.
Ingen ändring.

§4 Syfte
Föreningens syfte är främst att främja Harry Potter-rollspel.
Ingen ändring: Vi diskuterade om det borde ändras till ”rollspelande”, men vi såg ett problem i att vidga begreppet med att veta hur vi ska handskas med att vi får kontakt med enskilda personer snarare än andra rollspel där det finns tydliga ansvariga. Exempelvis om en annan förening eller ett rollspel likt SH skulle komma i kontakt med oss är det lättare att lita på och att veta hur vi kan hjälpa till än att en grupp på tre personer som inte har kontakt med något rollspel vill ha fika-pengar för att de ska ses på stan och prata Harry Potter en stund.

§5 Oberoende
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden.
Ingen ändring.

§6 Verksamhetsår
Verksamhetsåret är 1 januari till 31 december.
Ingen ändring: Vi kom fram till att bryta verksamhetsåret är onödig administration då allt som har med Sverok att göra räknar hela år. Att vi har årsmöte sista helgen i mars är för att det är absolut sista helgen att ha årsmöte, om vi ville hålla oss mer till verksamhetsåret så skulle vi kunna ha möte redan i december/januari om vi ville. Det går utmärkt att välja en ny styrelse trots att det finns en sittande styrelse. Så det är värt att diskutera om vi ska kalla till ett ”tidigt” årsmöte för 2016 så att det blir mer likt verksamhetsåret. I vilket fall så sitter styrelsen ett år i praktiken oavsett när man har möte.

§7 Medlemmar
Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på årsmötet. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.
En medlem som allvarligt skadar föreningen kan avstängas av styrelsen. Avstängd medlem måste diskuteras på nästa årsmöte. Antingen så upphävs då avstängningen eller så utesluts medlemmen. Styrelsen och årsmöte kan upphäva avstängning och uteslutning.
Förslag på ändring: Vi diskuterade detta med medlemsavgift och varför det står med, men kom fram till att bara för att medlemsavgiften är gratis i nuläget betyder inte det att den alltid kommer att vara gratis. Det är lättare att lägga medlemsavgiften som stadgebilaga så att den kan ändras på ett årsmöte och sen ha kvar formuleringen kring medlemsavgiften. Vi tog även upp att ändra ”avstängas” till ”uteslutas” då det i praktiken är samma sak och det är bättre för föreningen att kunna makera att det innebär att man inte får vara med i föreningen om man gör olagligheter eller annat som är grovt olämpligt (exempelvis grov mobbing trots påpekningar, sexuella trakasserier trots påpekningar osv).

Förslag på ny stadga:
§7 Medlemmar

Som medlem antas intresserad som godkänner dessa stadgar och aktivt tar ställning för ett medlemskap genom att årligen betala föreningens medlemsavgift eller, om medlemskapet är gratis, årligen göra en skriftlig anmälan till föreningen. Avgiftens storlek beslutas på ett årsmöte genom en ändring i stadgebilagan: Medlemsavgift. Årsmötet kan besluta att det är gratis att vara medlem.

En medlem som allvarligt skadar föreningen kan uteslutas av styrelsen. Utesluten medlem ska diskuteras på nästkommande årsmöte. Där beslutas om uteslutningen ska hävas eller forsätta gälla. Styrelsen kan häva en uteslutning och då behöver inte punkten tas upp på nästkommande årsmöte. Om årsmötet beslutar att uteslutningen inte ska hävas kan inte styrelsen ändra det beslutet.

§8 Styrelsen
Styrelsen ansvarar för föreningens medlemslista, bidragsansökningar, medlemsvärvning, beslut som tas på årsmöten och övrig verksamhet.
Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas.
Styrelsen väljs på årsmöte och tillträder direkt efter valet. Valbar är medlem i föreningen. Styrelsen kan inom sig själv utse vice kassör och vice sekreterare vid behov.
Ingen ändring.

§9 Revisorer
För granskning av föreningens räkenskaper och förvaltning väljs på årsmöte en eller två revisorer.
Valbar är person som inte sitter i styrelsen. Revisor behöver inte vara medlem i föreningen.
Ingen ändring.

§10 Valberedning
För att ta fram förslag på personer till de i stadgarna föreskrivna valen kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Styrelsen kan om det är mindre än två månader kvar till 30 mars, tillsätta fler medlemmar i valberedningen om de ordinarie av någon anledning inte kan fortsätta utföra sina uppdrag. Valbar är medlem i föreningen.
Förslag på ändring: Vi anser att det står tydligt att mötet kan välja en eller fler valberedare men att man inte måste det. Däremot tycker vi att vi borde skriva in den praxis vi har upprättat med att styrelsen kan vakantsätta posterna under året istället för den formulering som är nu. Genom att igen skriva ”kan” så betyder det inte att årsmötet måste göra så utan bara om årsmötet anser att styrelsen ska ha det ansvaret.

Förslag på ny stadga:
§10 Valberedning

För att ta fram förslag på personer, till de i stadgarna föreskrivna valen, kan årsmötet välja en eller flera valberedare. Årsmötet kan ge styrelsen i uppdrag att tillsätta fler valberedare vid behov. Valbar är medlem i föreningen.

§11 Ordinarie årsmöte
Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

  1. mötets öppnande
  2. mötets behörighet
  3. val av mötets ordförande
  4. val av mötets sekreterare
  5. val av justerare tillika rösträknare
  6. verksamhetsberättelse för förra året
  7. ekonomisk berättelse för förra året
  8. revisorernas berättelse för förra året
  9. ansvarsfrihet för förra årets styrelse
  10. årets verksamhetsplan
  11. årets budget
  12. val av årets styrelse
  13. val av årets revisor
  14. val av årets valberedare
  15. inkomna motioner
  16. övriga frågor
  17. mötets avslutande

Förslag på ändring: Vi tycker att det ska vara stor bokstav i början på punkterna. Sen lägger vi till en punkt för medlemsavgift så att det inte faller bort att det ska beslutas på årsmötet.
Årsmötet 2016 beslutade även att lägga till ”Godkännande av dagordning” till dagordningen under punkt §11.

Förslag på ny stadga:
§11 Ordinarie årsmöte

Ordinarie årsmöte ska hållas senast den 31 mars varje år. Styrelsen beslutar om tid och plats. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

Följande ärenden ska alltid behandlas på ordinarie årsmöte:

  1. Mötets öppnande
  2. Mötets behörighet
  3. Val av mötets ordförande
  4. Val av mötets sekreterare
  5. Val av justerare tillika rösträknare
  6. Godkännande av dagordning
  7. Verksamhetsberättelse för förra året
  8. Ekonomisk berättelse för förra året
  9. Revisorernas berättelse för förra året
  10. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
  11. Årets verksamhetsplan
  12. Årets budget
  13. Val av årets styrelse
  14. Val av årets revisor
  15. Val av årets valberedare
  16. Inkomna motioner
  17. Övriga frågor
  18. Mötets avslutande

§12 Extra årsmöte
Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extra årsmöte. Vid giltigt krav på extra årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.
På extra årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.
Förslag på ändring: Bara en ren sematisk ändring i att ändra ”extra årsmöte” till ”extrainsatt årsmöte”.

Förslag på ny stadga:
§12 Extrainsatt årsmöte

Om styrelsen vill, eller revisor eller minst hälften av föreningens medlemmar kräver det ska styrelsen kalla till extrainsatt årsmöte. Vid giltigt krav på extrainsatt årsmöte kan den som krävt det sköta kallelsen. För att vara behörigt måste föreningens medlemmar meddelas minst två veckor i förväg.

På extrainsatt årsmöte kan bara de ärenden som nämnts i kallelsen behandlas.

§13 Firmateckning
Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses att teckna föreningens firma.
Förslag på ändring: Vi föreslår att man ändrar till att det är styrelsen som beslutar vem som kan teckna firma utöver firmatecknarna så att det blir tydligt. Idag är det väldigt otydligt vem som har den befogenheten.

Förslag på ny stadga:
§13 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av ordförande och kassör var för sig. Om särskilda skäl föreligger kan annan person utses av styrelsen att teckna föreningens firma.

§14 Rösträtt
Endast fullt betalande närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.
Förslag på ändring: Vi föreslår att vi tar bort ”fullt betalande” då det är överflödigt och låter som att man måste ha en medlemsavgift som man betalar. Om vi har medlemsavgift sen kommer man inte vara medlem om man inte har betalat medlemsavgiften i vilket fall.

Förslag på ny stadga:
§14 Rösträtt

Endast närvarande medlem har rösträtt på årsmöte. På styrelsemöten har endast närvarande ur styrelsen rösträtt.

§15 Röstetal
Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel röstövervikt om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.
Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal får slumpen avgöra.
Förslag på ändring: Den här stadgan var väldigt omdiskuterad på mötet där den antogs, men trots det så tycker vi att det är dags för en ändring så att vi har en stadga som mer reflekterar hur vi faktiskt gör i omröstningar. Det är också bra att notera att själva voteringarna där slumpen dyker upp är inte vid personröster med fler än tre personer eftersom det är utslagsröstning (man ställer alla mot varandra och de med lika många röster är kvar i nästa omröstning) man gör då, men för tydlighets skull så föreslår vi att vi lägger till en grej om det också.
Att ändra enkel röstövervikt till enkel majoritet är bara en semantisk skillnad då det låter mer korrekt.

Förslag på ny stadga:
§15 Röstetal

Alla frågor som behandlas på årsmöte eller styrelsemöte avgörs med enkel majoritet om inget annat står i stadgarna. Nedlagda röster räknas ej.
Varje person med rösträtt har en röst. Vid lika röstetal så hålls omröstningen en gång till. Om det efter tre exakt likadana omröstningar fortfarande är lika röstetal så får slumpen avgöra.
Vid val där det är tre (3) eller fler valbara till en (1) post så används utslagsröstning vid lika röstetal.

§16 Stadgeändring
Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöte.
För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.
Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver likalydande beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten.

Förslag på ändring: Vi ser ingen anledning att ändra stadgan i sig men det är bra om vi lägger till ett stycke om stadgebilagorna så att det blir tydligt hur årsmötet och styrelsen ska handskas med dem.

Förslag på ny stadga:
§16 Stadgeändring

Dessa stadgar kan bara ändras på årsmöte.
För att vara giltig måste ändringen antas med två tredjedelar av antalet röster. Då stadgeändring ska ske måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

Ändring av föreningens stadgar om föreningsform (§3), syfte (§4), stadgeändringar (§16) och upplösning (§17) kräver likalydande beslut på två på varandra följande ordinarie årsmöten.

Stadgebilagor kan bara ändras och läggas till på årsmöte. För att lägga till eller ändra i en stadgebilaga måste ändringen antas med enkel majoritet. Då en stadgebilaga ska ändras eller läggas till måste förslaget delges medlemmarna i kallelsen till mötet. I annat fall måste ändringen antas enhälligt.

§17 Upplösning
Förslag om föreningens upplösning får endast framläggas på årsmöte.
Att upplösning ska behandlas måste framgå av kallelsen.
Föreningen kan inte upplösas så länge minst fem medlemmar vägrar godkänna upplösningen.
Vid upplösning ska föreningens skulder betalas. Därefter ska föreningens tillgångar gå till verksamhet i enlighet med föreningens syfte. Hur detta ska ske beslutas på det sista årsmötet.
Ingen ändring.

Stadgebilagor:
Årsmötet 2016 beslutade att ta bort stadgebilaga 2: likabehandlingsplan ur stadgeförslaget.

Stadgebilaga 1: Medlemsavgift
Rollspelsföreningen Kvastskafts medlemsavgift är 0 kronor.

Stadgebilaga 2: Likabehandlingsplan
[Läggs till när den är skriven och klubbad av styrelsen]

Följande stadgeändring kräver en andraläsning vid nästa årsmöte:
§16 Stadgeändringar (inklusive beslutet att lägga till stadgebilagor)

Verksamhetsberättelse 2015

Inledning

Föreningen Kvastskaft har under året haft löpande verksamhet genom att hålla regelbundna styrelsemöten, söka bidrag, rapportera in medlemmar och uppmuntra Harry Potter-rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.

Styrelsearbete

2015 bestod Kvastskafts styrelse av Vilma Dahlström, Caroline Warnqvist, Leffe Deldén, Johanna Warnqvist, Rebecca Haglund och Sofia Meaden. På årsmötet valdes Rebecca Haglund, Maia Bergman, Leffe Deldén, Sofia Meaden, Emma Abrahamsson, Matilda Ralmé, Karin Johansson och Johanna Warnqvist till ny styrelse.

Styrelsen har haft sex styrelsemöten under året.

Styrelsen har antagit ett internt arbetsdokument som ska kunna uppdateras för varje styrelse, men som är en ram för hur styrelsen ska arbeta. Det har även gjorts en ordlista för att underlätta för nya styrelsemedlemmar som inte kan alla facktermer kring möten. Den kan även användas som ordlista för årsmöten.

Styrelsen har även beslutat att ha talarlista under möten för att underlätta för alla att komma till tals.

Under året skapade SH-medlemmen Elyon flyers med reklam för både SH och Kvastskaft. Dessa delades sedan ut under Karlstads Spelkonvent. Detta var en mässa som hölls i Karlstad i juli 2015. 123 personer kom till mässan. SHarna som var där delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut.

Styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog.

Styrelsen har påbörjat en likabehandlingsplan.

Styrelsen har även skrivit en föreningsguide och en styrelseguide för att underlätta för nya medlemmar i styrelsen och föreningen.

Styrelsens åtaganden genom Verksamhetsplanen för 2015:

  • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö
    • Föreningen har uppmuntrat till Harry Potter rollspelande i och med sitt samarbete med Svenska Hogwarts.
  • Aktivt göra reklam för föreningen genom att vara med på möjliga event och andra utåtriktade aktiviteter
    • Föreningen har varit med på en mässa där det delades ut flyers om föreningen med uppmuntran om att att bli medlem i Kvastskaft.
  • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar
    • Föreningen har en guide till hur man ska arrangera mini-träffar runt om i landet http://www.kvastskaft.org/for-arrangorer/
    • Styrelsen har annonserat om detta på sin Facebook-sida för att göra andra medvetna om att alternativet finns.
  • Gå igenom stadgarna och föreslå förändringar tills det extrainsatta årsmötet som styrelsen ska kalla
    • Pga schema-krockar för styrelsen så kallades inte det extrainsatta årsmötet under året. Däremot har styrelsen tagit fram ett förslag på uppdaterade stadgar som ska läggas fram på Kvastskafts Årsmöte 2016.
  • Skriva en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Styrelsen har valt att föreslå att skrivandet av likabehandlingsplanen åläggs nästa styrelse genom att föreslå det i förslag till verksamhetsplan då styrelsen tyvärr, pga tidsbrist, inte har kunnat procudera en sådan under året.
  • Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få lite information
  • Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte
  • Uppdatera hemsidan med både ny och gammal information efter ”hemsidekraschen”
    • Styrelsen har gått igenom hemsidan och uppdaterat den med information under året. Om mer information borde liggas på hemsidan har styrelsen uppmuntrat föreningens medlemmar att säga till vad som saknas så det kan läggas till.
  • Ha kul!
    • Styrelsen anser att de haft roligt under sina möten och i sitt arbete och anser därför att denna punkt i verksamhetsplanen ska anses vara utförd. Styrelsen kan givetvis inte veta om alla medlemmar i föreningen har haft roligt under året, men det är styrelsens förhoppning.

SHiRL 2016

Då det är ett jämnt år 2016 så har styrelsen för 2015 även planerat förarbete inför att kunna arrangera SHiRL2016.

Ett styrelsemöte dedikerat åt SHiRL hölls under hösten, där styrelsen bland annat beslutade att tillsätta en arrangörsgrupp och ge den uppdraget att fortsätta den grund styrelsen lagt inför SHiRL 2016’s planering. Gruppen tillsattes under början av 2016.

Övrigt

Styrelsen har beslutat att skicka arrangörsgåvor till de som arrangerade SHiRL2014, som inhandlades under 2015 och kommer skickas ut 2016.
Styrelsen har undersökt att byta bank från Swedbank till Nordea då Sverok erbjuder gratis konton genom Nordea. Detta förväntas jobbas vidare på under 2016.

Styrelsemöte 2016-02-23

Närvarande: Rebecca, Matilda, Leffe, Sofia, Karin & Emma
Johanna joinade under punkt 10 Verksamhetsplan

  1. Mötet öppnas 18.15
  2. Dagordningens godkännande
    Styrelsen beslutar
    att slå ihop punkt 9+10+11+12 till en punkt.
    att godkänna dagordningen efter den ändringen.

  3. Val av mötesordförande
    Styrelsen valde Rebecca till mötesordförande

  4. Val av mötessekreterare
    Styrelsen valde Leffe till mötessekreterare

  5. Val av justerare
    Styrelsen valde Karin och Matilda till justerare.

  6. Adjungerande
    Ingen som behöver adjungeras finns på mötet.

  7. Verksamhetsberättelse
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsberättelse för 2015 som inkommit.

    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    – Lägga till att styrelsen haft sex styrelsemöten över året.
    – Ta bort kommentaren om att vi kan lägga till mer text.
    – Lägga till om flyers som Elyon skapade. Är 1a5 med reklam för både SH och Kvastskaft.
    – Lägga till om Karlstads Spelkonvent. http://karlstadspelkulturforening.blogspot.se/2015/04/karlstad-spelkonvent-2015.html Mässan: stod på en brädspelsbar, delade ut flyers och fick bra respons på den flyer som delades ut. 123 personer på mässan.
    – Skriva att likabehdnlingsplansjobbet har påbörjats.
    – Fylla på om de handlingarna som skulle in på det här mötet (info om föreningen, styrelseguid och hemsida)

    Styrelsen beslutar:
    att anta Verksamhetsberättelsen med ändringarna som föreslagits
    att uppdra åt Leffe att göra ändringarna.

  8. Ekonomisk berättelse, Ekonomisk berättelse för 2014, Revisionsberättelse , Revisionsberättelse för 2014.
    Styrelsen konstaterar att det inte inkommit något underlag och väljer att bordlägga frågan tills vidare.
  9. Verksamhetsplan
    Styrelsen diskuterade förslaget till verksamhetsplan för 2016 som inkommit.
    Styrelsen valde att gör en ändring i förslaget och att lägga till ytterligare punkter:
    – Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    – Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    – Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    – Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    – Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    – Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    – Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    – Ta fram en officiell logga till föreningen.
    – Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    – Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    – Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

    Styrelsen beslutar
    att godkänna verksamhetsplanen ovan med de föreslagna ändringarna.

    Mötet ajourneras i 3 minuter

  10. Föreningsguide
    Styrelsen diskuterade den föreningsguide som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Rätta några grammatiska fel och stavfel

    Styrelsen beslutar
    att gå igenom stavning och grammatik i dokumentet
    att lägga till kort beskrivning av föreningens roller i föreningsguiden
    att godkänna Föreningsguiden med följande ändringar
    att uppdra åt Rebecca att göra dessa ändringar

  11. Styrelseguide
    Styrelsen diskuterade de styrelseguider som inkommit.
    Styrelsen ville se ändringar på följande sätt:
    Ordföranderollen: Bra guide, några grammatiska ändringar, lägga till om vice ordförande
    Kassörsrollen: Bra guide, några grammatiska ändringar.
    Ledamotsrollen: Bra guide, kort och koncist, skriva den så att den är skriven mot den som blivit invald som ledamot, fylla ut den lite.

    Styrelsen beslutar
    att uppdra åt Rebecca att göra de få ändringarna som behövs i ordförandeguiden och vice ordförande
    att godkänna ordförandeguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Leffe att göra de få ändringarna som behövs i kassörsguiden.
    att godkänna kassörsguiden med de få ändringarna som togs upp på mötet.
    att uppdra åt Matilda att göra de förändringarna som mötet föreslår på ledamotstexten.
    att godkänna ledamotsguiden med de förändringarna som togs upp på mötet.

    Styrelsen konstaterar att sekreterarrollsguiden inte är skriven än. Rebecca ska höra med Maia om detta och eventuellt lägga upp den som PC-beslut.

  12. Uppdatering av hemsidan
    Styrelsen beslutar
    att styrelsen anser att hemsidan är uppdaterad utifrån de ändringar som årsmötet föreslog

  13. Övriga frågor
    13.1 Fantastikmöte och Sverok
    Matilda berättar om att hon fick kontakt med Emma Ström från Sverok och åkte på möte i Stockholm för att promota Harry Potter rollspelande. Matilda var den enda som kom på mötet av de som var inbjudna och berättade om Kvastskafts aktiviteter.

    Styrelsen beslutar
    att lägga till den texten i Verksamhetsberättelsen

  14. Nästa möte
    Styrelsen beslutar
    att inte ha ett till styrelsemöte innan årsmötet.

  15. Mötet avslutas 20.04