Årsmöte 2016-03-20

  1. Mötets öppnande
    Mötet öppnas 18:15 av Rebecca Haglund.
  2. Närvaro
    Mötet beslutar att adjungera in icke-medlemmar med närvarorätt och yttranderätt på mötet.

    Närvarande:
    Maia Bergman
    Viktor Bengtsson (gick med 18:31, under punkt 2)
    Jenny Söderberg (lämnade 22:38 under punkt 19)
    Emma Abrahamsson
    Matilda Ralmé
    Mathilda Schnorrenberger
    Karin Elofsson (försvann 22:58-23:33 under punkt 20)
    Leia Gripencreutz (gick med 18:57, under punkt 6, försvann 19:43-20:17 under punkt 10-16)
    Karin Johansson
    Johanna Warqvist (gick med 18:58 under punkt 6)
    Leffe Deldén
    Andreas Nicklasson
    Othilda Ahlrot (försvann 18:33-18:36 under punkt 2, försvann 18:47-18:52 under punkt 4-5, lämnade 20:15 under punkt 16)
    Rebecca Haglund (försvann 18:48-18:54 under punkt 4-5)
    Malin Toftefors (gick med 19:35 under punkt 9, lämnade 22:58 under punkt 20)
    Anna-Karin Jonasson (försvann 19:43-20:14 under punkt 10-16)
    Caroline Warnqvist
    Hedwig Strömbom
    Sofia Meaden
    Robin Bergmark
    Wilma Strömberg (gick med 18:52 under punkt 5, lämnade 22:34 under punkt 19)

  3. Dagordningens godkännande
    Mötet beslutar att lägga till punkt 3. Dagordningens godkännande.
    Mötet beslutar att flytta punkt 20. Uppdatering av stadgar-23. Inkomna motioner till innan punkt 14. Val av möterordförande.
    Mötet beslutar att slå ihop punkt 8-9 Ekonomisk berättelse och 10-11 Revisorns berättelse.
    Mötet beslutar att lägga till  ny punkt 16 Verksamhetsplan och ny punkt 17 Budget.

  4. Mötets behörighet
    Mötet bedöms behörigt då mail med kallelse utgått till medlemmar senast 6 mars.

  5. Val av mötets ordförande
    Mötet väljer Robin Bergmark som mötesordförande.

  6. Val av mötets sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé som mötessekreterare.

  7. Val av justerare och rösträknare
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till justerare och tillika rösträknare för mötet.

  8. Verksamhetsberättelse från förra året
    Mötet beslutar att vi stryker ”[gjordes det inte en fin ny flyer också som vi kan få med här?]”.
    Mötet beslutar att vi byter ut kommentarerna under punkterna ”Skriva en guide till föreningen så att nya personer som dyker upp snabbt kan få liteinformation” samt ”Skriva en Styrelse-guide för att underlätta vid styrelseskifte”, till: ”Se bilagor”.
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen med ovanstående ändringar och lägga till i handlingarna.

    Se bilaga.

  9. Ekonomisk berättelse från förra året och Ekonomisk berättelse från 2014

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2015

    Föreningen har fått in en inbetalning från Sverok på 2680 kr för 2014 års bidrag. Föreningen förväntas få 2800 kr i bidrag från Sverok för 2015 som kommer betalas in på kontot under 2016.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Eftersom detta inte redovisades förrän årsmötet 2016 har dessa fodringar ännu inte krävts in. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr.
    Handkassan har använts till att betala av en del av utgiften för arrangörsgåvor och resterande summa står som skuld.

    INGÅENDE BALANS
    Bank               19547,50 kr
    Handkassa        612 kr
    Fodringar       3080 kr
    SUMMA      23239,50

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2680 kr
    SUMMA            2680 kr
    Utgifter
    Arrangörsgåvor Shirl2014  612 kr
    Minskad fodran Sverok      2680 kr
    SUMMA                                      3292 kr
    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                          400 kr
    Bidrag Sverok för 2015   2800 kr
    SUMMA                                   3200 kr
    Skulder
    Arrangörsgåvor Shirl2014   326 kr
    SUMMA                                          326 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster             2680 kr
    Nya fodringar                      2800 kr
    Nya skulder                           -326 kr
    Summa utgifter                -3292 kr
    Summa årets resultat   1862 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank                              22227,50 kr
    Handkassa                            0 kr
    Fodringar                     3200 kr
    Skulder                           -326 kr
    SUMMA                    25101,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2015 till handlingarna.

    EKONOMISK BERÄTTELSE 2014
    Föreningen höll ett stort SHiRL under sommaren 2014 där 33 personer deltog. Avgiften var olika beroende på hur många dagar man skulle medverka och om man var medlem eller ej i föreningen. Det mesta av kostnaderna kunde täckas av anmälningsavgifter.
    Föreningen har fått in tre inbetalningar från Sverok under året på sammanlagt 4099 kr. Värt att notera är att en av inbetalningarna på 1420 kr var från 2013 men som betalades in på vårt konto under 2014. Även värt att notera är att vi kommer få in ett bidrag från Sverok för 2014 under 2015.
    Två personer var med under SHiRL2014 men har inte betalat avgiften för detta event. Det har inte kommit in på banken och såvitt kassören vet har dessa pengar heller inte kommit in kontant. Två avgifter á 200 kr blir en fodran till föreningen på 400 kr. Handkassan har ökat med 200 kr under året då en av avgifterna kom in kontant. Kvittokostnaderna för SHiRL handlar främst om inhandling av mat och material som behövdes såsom frimärken, utskriftspapper, pärlor m.m.

    INGÅENDE BALANS
    Bank              18 211,50 kr
    Handkassa        412 kr
    SUMMA       18623,50 kr

    RESULTAT
    Inkomster
    Bidrag Sverok 2013 och 2014   4099 kr
    SHiRL avgifter                                     6300 kr
    SUMMA                                               10399 kr

    Utgifter
    SHiRL: Resor                           555 kr
    SHiRL: Hyra                          1500 kr
    SHiRL: Irie (kvitton)             396 kr
    SHiRL: Spirry (kvitton)    2062 kr
    SHiRL: Emmis (kvitton)     165 kr
    SHiRL: Quiwi (kvitton)   4185 kr
    SUMMA                                 8863 kr

    Fodringar till föreningen
    SHiRL avgifter                            400 kr
    Bidrag Sverok för 2014     2680 kr
    SUMMA                                     3080 kr

    ÅRETS RESULTAT
    Summa inkomster         10399 kr
    Nya fodringar                        400 kr
    Summa utgifter               -8863 kr
    Summa årets resultat  4616 kr

    UTGÅENDE BALANS
    Bank              19547,50 kr
    Handkassa      612 kr
    Fodringar     3080 kr
    SUMMA     23239,50 kr

    Mötet beslutar att lägga den ekonomiska berättelsen för 2014 till handlingarna.

  10. Revisorernas berättelse från förra året och Revisorernas berättelse från 2014

    Revisorsberättelse för rollspelsföreningen Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Då jag som revisor i skrivande stund ej har tillgång till den ekonomiska berättelsen eller annat underlag för att granska ekonomin 2015 så måste jag uppmana årsmötet att bordlägga frågan om ansvarsfrihet till nästa möte.

    Uppdaterad revisorsberättelse för Kvastskaft verksamhetsåret 2015
    Jag har i egenskap av revisor för rollspelsföreningen Kvastskaft granskat styrelsens protokoll från styrelsemöten för verksamhetsåret 2015. Det jag främst noterat är en större aktivitet från styrelsen än vad som gjorts tydligt för mig som revisor under tidigare år. Utöver att hålla ett extrainkallat medlemsmöte rörande stadgar, ekonomisk berättelse för år 2014 samt tillhörande revisorberättelse och fråga om ansvarsfrihet för 2014 så har styrelsen så vitt jag kan bedöma fullt ut genomfört den beslutade verksamhetsplanen för året.

    Jag har även granskat de ekonomiska berättelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015. Räkenskaperna är helt i sin ordning och väl strukturerade. För verksamhetsåret 2014 kan noteras att årsmötet gett styrelsen mandat att budgetera resultatet -8000 kr, men verkligt resultat blev 4616 kr (varav 1420 kr uppstod verksamhetsåret 2013).

    Jag kan därför konstatera att inför verksamhetsåret 2016 är likviditeten i föreningen mycket god och att föreningen under en längre tid gått med överskott. Det är därmed rimligt att budgeten för 2016 tillåts gå med underskott.

    Med hänsyn till ovanstående rekommenderar jag att styrelserna för verksamhetsåren 2014 och 2015 beviljas ansvarsfrihet.

    Viktor Bengtsson

    Mötet beslutar att lägga revirorns berättelse för 2014 och 2015 till handlingarna.

  11. Ansvarsfrihet för förra årets styrelse
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2015 ansvarsfrihet.

  12. Ansvarsfrihet för 2014
    Mötet beslutar att ge styrelsen 2014 ansvarsfrihet.

  13. Uppdatering av stadgar
    Mötet beslutar att lägga till ”Godkännande av dagordning” till dagordningen under punkt §11.
    Mötet beslutar att ta bort stadgebilaga 2: likabehandlingsplan ur stadgeförslaget.
    Mötet beslutar att mötet godkänner stadgan i enlighet med ovan föreslagna ändringar.
    Mötet beslutar att den som uppdaterar stadgarna får i uppgift att göra relevanta redaktionella ändringar (numrering rätt, stavning etc).

    Se bilaga.

  14. Föreningsguide
    Mötet beslutar att lägga föreningsguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  15. Styrelseguide
    Mötet beslutar att lägga styrelseguiden till handningarna som information från styrelsen.

    Se bilaga.

  16. Verksamhetsplan
    Mötet beslutar att godkänna verksamhetsplanen och uppdra styrelsen att göra redaktionella ändringar.

    Verksamhetsplan för 2016

    • Stödja och främja rollspelande i Harry Potter-miljö.
    • Aktivt göra reklam för föreningen när tillfälle ges genom att t.ex. vara med på möjliga event och/eller dela ut reklamlappar.
    • Uppmuntra och hjälpa till att arrangera mini-träffar runt om i landet för medlemmar.
    • Utforma en likabehandlingsplan för föreningen.
    • Arrangera SHiRL 2016 som är föreningens sjätte stora rollspelsträff.
    • Ha regelbundna styrelsemöten över året.
    • Aktivt leta efter andra rollspel som skulle kunna tänka sig att samarbeta med Kvastskaft.
    • Ta fram en officiell logga till föreningen.
    • Undersöka om det finns andra typer av bidrag som föreningen kan få som både kan vara inom Sverok eller utanför.
    • Värva fler medlemmar, speciellt de som är i bidragsgrundande ålder
    • Undersöka samarbete med SH om att försöka öka spelaktiviteten under 2016, då det släpps en teaterpjäs, en ny bok (teatermanuskript) och en ny film och det därför borde finnas underlag för att SHs aktivitet ska kunna öka under året.

  17. Budget
    Mötet beslutar att ålägga styrelsen att förvalta budgeten och att den bör gå 8000 kronor back i slutet av året.

  18. Inkomna motioner
    Inga motioner har inkommit.

  19. Val av ordförande
    Mötet ajourneras i 10 minuter (21:22-21:32).
    Mötet väljer Maia Bergman till ordförande i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  20. Val av sekreterare
    Mötet väljer Matilda Ralmé till sekreterare i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  21. Val av kassör
    Ingen kandiderar till kassör. Posten vakantsätts.

  22. Val av styrelseledamöter
    Mötet väljer Emma Abrahamsson och Karin Johansson till styrelseledamöter i föreningen under verksamhetsåret 2016.

  23. Val av revisorer
    Mötet väljer Hedwig Strömbom till revisor för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  24. Val av valberedning
    Mötet väljer Hedwig Strömbom och Anna-Karin Jonasson till valberedning för föreningen under verksamhetsåret 2016.

  25. Övriga frågor
    Inga övriga frågor.

  26. Mötets avslutande
    Mötet förklaras avslutat 23:53.