Årsmöte 2011-03-30

Plats: #kvastskaft på Wotnet
Datum: 2011-03-30
Tid: 19:31-23:16

1. Mötet öppnas 19:31

2. Närvaro
Närvarande:

  • Marit Deldén
  • Fredrik Sjöström
  • Malin Toftefors
  • Sofia Meaden
  • Emmelie Gansved
  • Viktor Bengtsson
  • Freja Dufour
  • Ellinor Janneson
  • Sanna Svensson
  • Johanna Warnqvist
  • Elisabet Knutsson
  • Robin Bergmark
  • Linnéa Nordberg
  • Linnea Haldorson
  • Richard Cider
  • Angelica Enqvist
  • Nathalie Christensen
  • Hedvig Strömbom
  • Evelina Håkansson

Marit Deldén anslöt sig 19:48 (punkt 4). Nathalie Christensen anslöt sig 20:21 (punkt 8). Elisabet Knutsson avlägsnade sig 20:21 (punkt 8). Fredrik Sjöström avlägsnar sig 20:30 (punkt 8). Elisabet Knutsson återanslöt sig 21:12 (punkt 11). Hedvig Strömbom anslöt sig 21:32 (punkt 13). Evelina Håkansson anslöt 21:37 (punkt 13). Elisabet Knutsson avlägsnade sig åter 22:00 (punkt 15). Linnea Haldorson avlägsnade sig 22:03 (punkt 16). Linnéa Nordberg avlägsnade sig 22:09 (punkt 17). Johanna Warnqvist avlägsnade sig 22:15 (punkt 18) men erhåller logg från Sofia Meaden. Fredrik Sjöström återansluter 22:20 (punkt 18).

3. Mötets beslutsmässighet
Kallelsen skickades ut minst två veckor i förväg, så mötet anses beslutsmässigt.

4. Val av mötesordförande
Sofia Meaden valdes till mötesordförande.

5. Val av mötessekreterare
Viktor Bengtsson valdes till mötessekreterare.

6. Val av justerare tillika rösträknare
Johanna Warnqvist och Marit Deldén valdes till justerare och rösträknare.

7. Adjungeringar och fastställande av röstlängd
Mötet väljer att adjungera Richard Cider och Angelica Enqvist med närvaro- och yttranderätt samt fastställer röstlängden till övriga närvarande. Evelina Håkansson ansluter under punkt 13 Verksamhetsplan och adjungeras då. Övriga som ansluter efter mötets öppnande införs omedelbart i röstlängden.

8. Fastställande av dagordning
Viktor Bengtsson yrkar på att stryka punkt 2 ”Fastställande av röstlängd”, konsekvensändrar numreringen och ändrar den nya punkt 6 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Marit Deldén motyrkar att byta namn på punkt 2 ”Fastställande av röstlängd” till ”Närvaro” samt byta namn på punkt 7 från ”Adjungeringar” till ”Adjungeringar och fastställande av röstlängd”.

Viktor Bengtsson jämkar sig med Marit Deldén.

Mötet bifaller yrkandet.

Marit Deldén yrkar på att lägga punkt 14 ”Motioner” efter punkt 19 ”Val av revisor” i dagordningen.

Mötet bifaller yrkandet.

Mötet fastställde den nya dagordningen.

9. Verksamhetsberättelse
Sofia Meaden föredrar verksamhetsberättelsen.

Följande punkter utgjorde verksamhetsplanen för år 2010 under årsmötet i början av året och vad som har gjorts:

* Uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2010:
Shirl2010 gick av stapeln i Kalmar 11-15 augusti, med bidrag från RSFK.

* Göra en plan för att marknadsföra föreningen och utföra
den: Delvis genomförd. RSFK finns nu på Twitter och Facebook! Det ska dessutom till en logotyptävling och baserat på det vinnande bidraget kan vi sedan gå vidare med att designa en tidning och göra om hemsidan. Med en logga hoppas vi kunna positionera oss på ett sätt vi inte kunnat tidigare.

* Skriva ett styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL: Inte genomfört.

* Skriva ett styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen: Inte genomfört.

* Lansera en medlemstidning: Fortfarande på planeringsstadiet i brist på engagemang från medlemmarna.

* Styrelsen ska arbeta med att skapa mer transparens i föreningen: Ännu inte klarlagt hur detta ska gå till.

Det har varit ett ganska lugnt år, då många har varit upptagna med åtaganden utanför föreningen. Trots detta har hemsidan gått från platt HTML till att använda WordPress som CMS, så att alla i
styrelsen nu kan logga in och posta nyheter om det skulle behövas och all information som fanns på förra hemsidan har förts över till den nya. Styrelsen beslutade även att ha ett styrelsemöte varje månad. Möte varje månad gick inte fullt så bra som planerat, mest för att det inte fanns något att ta upp och folk var upptagna på annat håll.

Marit Deldén tillägger att Harry Potter och de vises sten frågebrädspel finns att låna till IRL om man ber om det i förväg så att det kan skickas.

Mötet godkänner verksamhetsberättelsen med tillägget om brädspel och lägger berättelsen till handlingarna.

10. Ekonomisk berättelse

Ekonomisk berättelse 2010

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2009: 7240,50 kr
Bidrag ifrån Sverok 2010: 7060 kr

Utgifter:
Hemsidekostnader för Svenska Hogwarts och tillhörande domäner under perioden 2009-2010: 1115,50 kr
Inköp av Stickers och ett Harry Potter-spel till föreningen via Tradera: 187 kr
*SHiRL 2010: 3600 kr

Tillgångar:
Konto: 8514,50 kr
Handkassa: 908,50 kr
Fordringar: 3242 kr
Summa tillgångar: 12665 kr

*SHiRL 2010 ? Svenska Hogwarts stora IRL-träff

Inkomster:
Förskottsbidrag från Rollspelsföreningen Kvastskaft 3600 kr
Anmälningsavgifter (11x100kr + 2x40kr + 2x60kr + 3x250kr): 2050 kr
Summa: 5650 kr

Utgifter:
Ica Maxi Kalmar: 319,10 kr
Ica Maxi Kalmar: 273,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 523,66 kr
Ica Maxi Kalmar: 55,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 58,20 kr
Ica Maxi Kalmar: 27,80 kr
Ica Maxi Kalmar: 80,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 12,90 kr
Ica Maxi Kalmar: 150,50 kr
Ica Maxi Kalmar: 438,04 kr
Ica Maxi Kalmar: 359,90 kr
Rusta Kalmar: 108,00 kr
Öresavrundning: 0,10 kr
Summa: 2408 kr

SHiRL gick alltså plus med 3242 kr. Överskottet ska betalas tillbaka till Rollspelsföreningen Kvastskaft enligt överrenskommelse och redovisas i den Ekonomiska Berättelsen som en fodring till föreningen.

Mötet godkänner den ekonomiska berättelsen och lägger den till handlingarna.

11. Revisionsberättelse
Rollspelsföreningen Kvastskaft 2010

Till årsmötet för Rollspelsföreningen Kvastskaft.
Jag har granskat årsbokslutet, bokföringen samt styrelsens förvaltning under verksamhetsåret 2010 i Rollspelsföreningen Kvastskaft. Det är styrelsen som ansvarar för räkenskapshandlingar och förvaltning, mitt ansvar som revisor är att granska och uttala mig om årsbokslutet och förvaltningen på grundval av min revision. Revisionen har utförts i enlighet med god revisionssed i Sverige. Revisionen innefattar att granska ett urval av underlaget för räkenskapshandlingarna. I revisionen ingår även att pröva redovisningsprinciperna och styrelsens tillämpning av dem samt bedöma den samlade informationen i årsbokslutet. Jag har också granskat väsentliga beslut, åtgärder och förhållanden i föreningen för att kunna avgöra om styrelsen eller någon styrelseledamot har handlat i strid med föreningens stadgar eller årsmötesbeslut.

Jag anser att min revision ger mig rimlig grund för att tillstyrka att årsmötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2010 och betraktar den som episkt bäst.

Malmö den 30 mars 2011
Jonatan Gonte Kindh, ideell revisor

Mötet godkände revisionsberättelsen och lade den till handlingarna.

12. Ansvarsfrihet
Mötet beslutar att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen år 2010.

13. Verksamhetsplan
Styrelsen ska

  • uppmuntra till anordnandet av ett stort SHiRL2011
  • lägga fokus på att marknadsföra föreningen
  • skriva ett utförligare styrdokument för hur man ska söka bidrag till mini-IRL
  • arbeta med att skapa mer transparens i föreningen
  • se över stadgarna för eventuella ändringar och lägga dessa som proposition till nästa årsmöte
  • skriva ett utförligare styrdokument kring hur nya rollspel kan ansluta sig till föreningen
  • utreda om det finns intresse att ta kontakt med andra rollspel som passar in i syftet för Kvastskaft med ambition att få dem att skriva kontrakt med föreningen

Styrelsen bör

  • utreda möjligheterna för hur föreningen ska kunna gå runt med de mindre bidragen från SVEROK, och hur man ska hantera ett framtida krav på att alla ska betala medlemsavgift på minst 50 kr.

Mötet godkänner verksamhetsplanen.

14. Budget
Marit Deldén föredrar budget.

Budgetförslag 2011

Inkomster:
Ingående saldo ifrån 2010: 9423:-
Bidrag från Sverok för 2011: 5675:-
Fodring ifrån SHiRL 2010: 3242:-

Utgifter:
Eventuellt SHiRL 2011: 3000:-
Hemsidekostnader: 1040:-
Marknadsföring: 2000:-
Bidrag till mindre IRL-träffar: 2000:-
Administrativa kostnader: 300:-
Buffert till nästa år/Oförutsedda utgifter: 10.000:-

Marit Deldén yrkar bifall på:
ATT fastställa budgeten som ovan.
ATT ge styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov.
ATT uppdra åt styrelsen att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

Mötet godkänner budgeten och ger styrelsen mandat att fortlöpande ändra i budget efter behov men att vid större budgetändringar meddela medlemmarna om detta.

15. Val av ordförande
Sanna Svensson valdes till styrelseordförande efter nominering från valberedningen.

16. Val av styrelse
Mötet valde följande till styrelse efter nominering från valberedningen:

Sekreterare: Sofia Meaden
Kassör: Marit Deldén
Vice ordförande/Ledamot: Hedvig Strömbom

17. Val av valberedare
Freja Dufour och Viktor Bengtsson valdes till valberedare.

18. Val av revisor
Jonatan Gonte Kindh omvaldes till revisor.

19. Motioner
a) Motion om avskaffning av domänen Hoggypedia.net
Sofia Meaden föredrar. Se motion i Appendix I.

Robin Bergmark yrkar att ändra lydelsen i förslaget till:
Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar från och med nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

Mötet beslutar att föreningen ska avsäga sig betalningen för domännamnet hoggypedia.net och meddela Rollspelet Svenska Hogwarts om detta.

b) Motion om upplösande av förening
Sofia Meaden föredrar. Se motion i Appendix II.

Sofia Meaden drar tillbaka motionen då föreningen bakom magivarlden.se visat intresse för att ansluta sig. Ingen annan tar upp motionen.

20. Övriga frågor

a) Förslag om skapande av formalia-guide
Viktor Bengtsson föreslår
ATT Viktor Bengtsson och Marit Deldén ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en formalia-guide
ATT Viktor Bengtsson och Marit Deldén ges i uppdrag att till nästa årsmöte göra en översyn av stadgarna, inklusive eventuella stavfel.
ATT guiden ska kunna skickas ut med kallelsen till följande årsmöte.

Mötet bifaller förslaget.

21. Mötets avslutas 23:16

APPENDIX I
Hoggypedia.net kostar för närvarande 79 kr/år (domänavgift) att driva. Eftersom föreningen kommer att behöva spara i framtiden, eftersom vi kommer att få väldigt mycket mindre pengar fr.o.m. nästa år så behöver vi dra in på kostnader bäst vi kan. Därför föreslår vi att sluta betala för domännamnet hoggypedia.net och istället flytta över Hoggypedia till adressen http://www.svenskahogwarts.com/hoggypedia. Hoggypedia är till funktionen till mångt och mycket ett SH-uppslagsverk mer än det är ett svenskt HP-uppslagsverk, så att flytta över det så att det ligger under SH är inget stort steg. Inga andra ändringar behövs.

APPENDIX II
På grund av att SVEROK har tvingats ändra hur mycket bidrag de delar ut så betyder det att vi fr.o.m. nästa år bara är garanterade 1000 kr i verksamhetsbidrag och ca 800 kr i medlemsbidrag (baserat på 40 giltiga medlemmar mellan 7 och 25 år). Om vi bara får in ca 1000 kr nästa år efter betalda utgifter, då är det lite för lite för att kunna bidra med till IRL-träffar. Om syftet med att driva föreningen är att vi ska kunna bekosta rollspelande och IRL-träffar och vi sedan inte får pengar att bedriva den verksamheten, så känns det som att det kostar mer än det smakar.